Cómo preparar una reunión de negocios

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Al igual que una persona que busca trabajo tiene que preparar a conciencia la entrevista de empleo para no dejar ese encuentro abierto a la improvisación, cualquier emprendedor tiene que preparar una reunión de negocios para aprovechar esa oportunidad al máximo de acuerdo al objetivo marcado. En Empresariados te damos las claves para que esa reunión sea un éxito.

Cómo preparar el contenido

En primer lugar, para aprovechar de verdad el tiempo de la reunión, tienes que acotar muy bien el tema para centrar tu discurso de forma eficaz evitando la dispersión. Para lograr esta coherencia, puedes preparar un esquema que te sirva de guía y estudiarlo en profundidad. El criterio fundamental para preparar este esquema es elaborar la guía en función de un orden de apertura, desenlace y cierre. También puedes preparar material para documentar tu discurso puesto que la información aporta valor a tus palabras. Por ejemplo, puedes tener el apoyo de medios audiovisuales.

Como buen orador, también tienes que aprovechar tu tiempo en una reunión de negocios para aportar tu conocimiento personal a través de tus puntos de vista, tus reflexiones y tu experiencia práctica.

El cierre de una reunión es muy importante por lo que tienes que preparar de una forma especial ese momento. Por ejemplo, puedes resumir a modo de cierre los puntos principales del encuentro para recordar las conclusiones. Pero también existen otras opciones, por ejemplo, cerrar la reunión con una frase abierta o realizar una pregunta que quede en el aire e invite a la reflexión. También puedes concretar la fecha aproximada de un próximo encuentro en el caso de que tengas que tratar un asunto que no pueda abordarse en una única reunión. Utiliza con cierta frecuencia el nombre de tu interlocutor porque es un gesto que suma autoestima, confianza y credibilidad.

Tener en cuenta a tu interlocutor

La mente tiende a dispersarse con relativa facilidad por lo que para captar la atención de tu interlocutor y mantenerla a lo largo de tu discurso tienes que buscar el feedback a través de preguntas o incluso, introducir algún guiño de humor que ayude a relativizar el momento. Por ejemplo, puedes compartir alguna anécdota.

Consejos efectivos para una buena exposición oral

En primer lugar, tienes que preparar tu discurso de acuerdo a unos objetivos claros. Si el objetivo de la reunión no está claro entonces el discurso será incierto. Al igual que el final de la reunión es fundamental, el inicio es vital para marcar el interés. Para evitar el riesgo de que el discurso sea monótono, hay que modular la voz, efectuar las pausas correspondientes en la conversación y tener un ritmo.

Por otra parte, para que quede más claro aquello que quieres decir no dudes en utilizar ejemplos concretos y anécdotas que den valor a aquello que quieres expresar y sean un ejemplo gráfico y visual de tus palabras.

Para mantener el interés del interlocutor, con relativa frecuencia, a lo largo de la exposición, tienes que recordar el objetivo de la reunión.

Naturalidad y cercanía

Es muy importante ser una persona natural y cercana incluso en reuniones profesionales. La naturalidad no es incompatible con guardar cierta distancia. Mira a los ojos del interlocutor pero no de una forma fija, de lo contrario, se podría sentir incómodo o intimidado. Ten sobre la mesa un botellín de agua para poder tomar un poco de agua en cualquier momento. Este simple gesto te ayuda a tranquilizarte y también a tomarte una pequeña pausa en la reunión.

Escucha de forma asertiva a las demás personas y puedes hacer anotaciones sobre ideas que te parecen interesantes para que no queden en el olvido.

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