Qué es una estructura de costes

Es un documento que muestra de forma detallada todas las cantidades que asume la entidad para llevar a cabo su actividad en el sector. Es decir, proporciona una visión global del proyecto al poner el acento en todos los gastos fijos y variables que se enmarcan en la compañía. Entre ellos, se incluye la inversión destinada en recursos humanos. Por tanto, es importante estructurar y clasificar cada dato en grupos diferenciados.

Un documento ordenado muestra una visión de conjunto de los costes generales de la entidad y de la suma total. Pero también permite acotar de forma más precisa un apartado específico para estudiarlo y mejorarlo.

Para qué sirve la estructura de costes de un negocio

¿Cuál es la finalidad del documento mencionado en el artículo? ¿Por qué es esencial llevarlo a cabo? El resultado final de la estructura de costes influye en numerosas decisiones. Por ejemplo, conviene tener en cuenta esa información para establecer unos precios realistas que ponen en valor los servicios y productos que componen el catálogo. Lo mismo ocurre en caso de llevar a cabo nuevos lanzamientos.

La estructura de costes refleja una fotografía de la realidad interna de la entidad. Hace referencia a las cantidades que debe asumir para desarrollar su actividad a corto, medio o largo plazo. Pues bien, este documento sirve para establecer conclusiones realistas en torno a la compañía. Por ejemplo, quizá el proyecto sea inviable en la forma en la que se describe en el documento y sea recomendable plantear algunos cambios si, siguiendo ese plan de acción, deja de ser rentable. En ese caso, es posible valorar diferentes alternativas adaptadas al contexto actual de la empresa. Quizá sea aconsejable incrementar el precio de algunos productos.

Si el responsable de una empresa decide reducir gastos para optimizar el presupuesto, la estructura de costes permite contrastar datos, clarificar dudas y acotar la dirección del objetivo. El análisis del contenido ofrece una lectura completa de las debilidades, fortalezas y oportunidades. Es un documento esencial para depositar expectativas realistas en la evolución del proyecto por medio de una previsión adaptada a los datos disponibles.

La estructura de costes de una empresa o negocio no se mantiene estática

La estructura de costes es un documento práctico y efectivo que aporta información de valor sobre la compañía. Pero hay que hacer un seguimiento de las partes que componen el esquema principal porque este puede cambiar a lo largo del tiempo. Por ejemplo, una entidad puede emprender un proceso que requiere de una inversión añadida. Los cambios realizados deben ser viables y alcanzables. Además, conviene observar su impacto en la gestión de las finanzas de la entidad. Los datos presentes en el documento deben estar actualizados y ser verdaderos.

Los recursos de la empresa son muy valiosos y deben cuidarse de manera responsable. La gestión de la contabilidad es determinante para impulsar el éxito en un proyecto. Por este motivo, la herramienta que comentamos en el artículo adquiere un significado especial en negocios y empresas. Permite profundizar en los recursos que la compañía destina a tareas que se enmarcan en el campo de la producción y la administración. Es esencial que la propuesta de valor de una empresa o de un negocio se materialice a partir de una base firme.

Un incremento de precio que, en ocasiones, pasa desapercibido

En ese caso, toda la información del producto si aparece detallada en el envase. A pesar de ello, el consumidor no suele poner tanta atención en el peso. Por ello, el incremento de precio, cuando se presenta de este modo, pasa más desapercibido.

Esta circunstancia eleva de forma significativa el gasto en la cesta de la compra. Por este motivo, la práctica de un consumo responsable se alinea con la búsqueda de información. Y el consumidor responsable no solo se fija en el precio, sino en todos los aspectos que describen la oferta.

La percepción del incremento de precio adquiere una perspectiva distinta

Conviene puntualizar que es un proceso que se aplica en productos y servicios. Cada negocio adopta diferentes estrategias para destacar su oferta, mantener los beneficios y competir con los competidores directos.

El significado del término reduflación queda perfectamente sintetizado en la fusión de las siguientes palabras: reducción e inflación. Es una estrategia que, en sí misma, es legal (si en el producto se indica cuál es el peso exacto del nuevo formato). Aunque los clientes la valoran negativamente porque es poco transparente. En ocasiones, el incremento de precio pasa desapercibido en un primer momento.

A continuación vamos a mencionar algunas de las ventajas de las que te beneficiarás si te decantas por programas de contabilidad integral para tu empresa.

Cumplimiento de la normativa

Si utilizas un software certificado puedes tener la tranquilidad de saber que toda la gestión contable cumple con las normas de contabilidad y facturación establecidas por la ley.

Ahorro de tiempo

En los programas de contabilidad para empresas se utilizan plantillas predefinidas que permiten volcar toda la información referente a documentos como facturas de la forma más rápida posible. Dichas plantillas contienen todas las menciones y obligaciones relativas a la facturación, así que puedes ahorrar tiempo con la tranquilidad de saber que todo ha quedado bien registrado.

Centralización de datos

En un mismo programa informático puedes tener todos los datos y documentos disponibles. Además, si el programa de contabilidad es multidispositivo, podrás acceder a ellos desde cualquier lugar empleando cualquier dispositivo (ordenador de sobremesa, portátil, smartphone…).

Datos asegurados

Cuando se imprimen facturas y todo tipo de informes, existe el riesgo de que se pierdan y no se puedan recuperar. Sin embargo, en este caso podemos decir que los datos están asegurados y no se pueden perder porque permanecen en la herramienta de gestión utilizada para llevar la contabilidad al día.

Facilidad de uso

A diferencia de lo que se podría llegar a pensar, los programas de contabilidad para empresas están diseñados de tal forma que no es necesario formarse para aprender a utilizarlos. El vocabulario está adaptado a todo tipo de usuarios y es posible interoperar con instituciones gubernamentales como Hacienda. En ese sentido, es posible que necesites un programa para Ticket Bai.

Actualización constante

Los datos siempre son accesibles en tiempo real, algo que sin lugar a dudas es una gran ventaja porque se pueden tomar decisiones en cualquier momento sin depender de ninguna fecha de cierre. De esta forma, siempre puedes adelantar tus movimientos sin depender de una gestoría que actualiza la información una vez al mes o cada tres meses.

Información muy precisa

Con el objetivo de facilitar la toma de decisiones mencionada en el punto anterior, no solo hay que valorar el hecho de que se ofrezca información actualizada, sino que también hay que valorar el hecho de que muchos programas de contabilidad calculan una serie de datos que son muy útiles. Es el caso del flujo de caja, que es uno de los indicadores que suelen mostrarse en los cuadrados de mando. Hay más indicadores y se pueden moldear en función de las necesidades de cada empresa. La gran ventaja que ofrecen es su fácil visualización.

Imagen moderna

Una empresa no solo transmite una imagen actual a través de la digitalización y la presencia activa en las redes sociales. La inversión en los recursos empleados en materia contable también alimenta este branding corporativo.

Ahorro de espacio

Desde el punto de vista cuantitativo, el nivel de datos acumulados en cada periodo contable son significativos. Sin embargo, este tipo de programa simplifica el problema de la limitación de espacio ante la necesidad de almacenaje puesto que el soporte de los documentos es digital. Este ahorro de espacio también trae consigo un ahorro de tiempo gracias a la inmediatez de acceder al objeto de información en un solo clic. Allí donde estés puedes tener acceso directo a los datos actualizados. Podrás ocuparte de este asunto incluso durante la realización de viajes de negocios.

Mejora la experiencia de trabajo

Incluso aunque las tareas de contabilidad te resulten tediosas y rutinarias, esta herramienta simplifica la dificultad inherente a estos trámites haciendo que el tiempo de trabajo invertido en esta labor sea más agradable. El formato de este tipo de programa está pensado para que las personas puedan gestionar la contabilidad simplificando el proceso de principio a fin minimizando el riesgo de error.

Protección de la información

La naturaleza propia de este tipo de sistema y el almacenamiento de los datos hacen que la seguridad sea una característica eficaz de este tipo de programas. La utilización de un software de estas características también reduce el riesgo de fallo humano en la realización de las operaciones contables.

Situación financiera de la organización

Por medio de este seguimiento de la contabilidad, el empresario puede acceder al historial de la organización gracias a la secuencia ordenada de los datos. Pero, además, también puede tomar decisiones al tener un mayor conocimiento real de qué ocurre en su empresa en relación con los gastos, las ventas y el catálogo. Este conocimiento real de los datos también puede ayudarte a determinar cuál es el coste de cada producto o servicio.

La contabilidad no solo te permite observar de manera retrospectiva el pasado de la organización o el presente inmediato. Este conocimiento también es necesario para tomar decisiones de futuro. Por ejemplo, una empresa puede reducir gastos ante el riesgo de endeudamiento.

A través de la contabilidad, una empresa hace constar todo aquello que ocurre en el seno de la misma. Se produce un registro cronológico de acciones más significativas y otras que pueden ser más cotidianas. De este modo, es posible poner en relación cada parte con el todo. Estos datos son una fuente de información constante para confrontar la realidad tal y como es más allá de las propias expectativas.

Programas de contabilidad online

Desde el punto de vista profesional y de los recursos humanos, las empresas contratan a personal especializado para la gestión de la contabilidad. Los recursos para llevar a cabo la contabilidad también han ido evolucionando en la sociedad actual marcada por la transformación digital. Actualmente, los programas de contabilidad online son una herramienta de apoyo.

Factura ordinaria

Es aquel documento que tiene un valor legal y que acredita una operación comercial por la compraventa de un producto o un servicio. En esta factura aparecen detallados todos los datos relevantes sobre esta acción. Contiene datos esenciales, por ejemplo, la fecha de emisión de la factura, la numeración, el concepto, el IVA y el IRPF, así como los datos identificativos del emisor y el receptor.

Factura electrónica

La factura electrónica se define por su formato digital. Tiene el mismo valor legal que el documento en papel. Su presencia es cada vez más notable en el ámbito de la empresa por todos los beneficios que ofrece. Por ejemplo, inmediatez en el envío y ahorro de espacio de almacenaje.

Factura rectificativa

Este es aquel tipo de documento en el que se especifica alguna información complementaria respecto del documento original. ¿Cuándo es posible emitir una factura de estas características? Por ejemplo, cuando el documento contiene algún dato incorrecto.

Factura recapitulativa

Este tipo de factura es aquella en la que en un mismo documento quedan acreditados los datos al agrupar facturas de un mismo destinatario redactadas en el plazo de un mes. Este tipo de facturación tiene como objetivo facilitar el ahorro de tiempo en la gestión de papeleos al agrupar en una factura única distintas operaciones.

Factura proforma

La factura proforma es un documento de compraventa que no tiene validez legal. Es un borrador que permite al destinatario conocer información sobre los datos de la factura original que recibirá posteriormente. Este documento se utiliza especialmente en el comercio internacional. Por tanto, este documento tiene un valor de información.

Simplificar la contabilidad

Una de las principales ventajas es que este programa específicamente diseñado para ello te permite simplificar el proceso de contabilidad, pero ganando eficacia ya que podrás tener un seguimiento constante de tus gastos, siempre en relación con tus ingresos.

Consulta directa de tus facturas

Una de las ventajas de la digitalización de las empresas es que tienes la posibilidad de consultar en cualquier momento un documento, pero ahorrando el espacio físico que ocupan los archivos en papel. Por tanto, esto también te permite ganar orden en tu despacho. Puedes consultar tu factura allí donde estés, es decir, deja de importar la ubicación geográfica. Puedes conectar estos datos a través del ordenador o la tablet.

Ahorro económico

No solo puedes ahorrar espacio sino que también puedes fomentar el ahorro económico gracias a un programa de facturación online con una pedagogía especialmente diseñada para ello. Aunque algunas personas tardan en dar el salto a un programa de facturación al tener la creencia de que se trata de un sistema complejo, en realidad, estos programas son fáciles de utilizar. Por ejemplo, el programa te informa del número de factura, sin que tú tengas que acordarte cuál era la anterior.

Por tanto, la mecánica de este tipo de programa te ayuda a agilizar los trámites en facturación. Y esta información de apoyo no solo es esencial para ti, sino también para tu gestor. Por tanto, este soporte de ayuda es un medio de apoyo para ganar eficacia en las finanzas.

Además, algunos programas también te permiten personalizar las facturas que envías a tus clientes con tu propio logo. Por tanto, esto mejora tu marca de empresa.

Programa de facturación

Las nuevas tecnologías también facilitan los trámites contables. A través de un programa especializado podrás llevar un control actualizado de todos los datos. Un programa específico es práctico para tener un control de los ingresos pero también, de los gastos.

Establece un horario específico en tu semana para dedicarlo a este tipo de tareas. Otra posibilidad es la de contratar a un contable que como experto te asesore personalmente.

Son muchos los aspectos que quedan integrados en la contabilidad y que permiten tener un control de los posibles beneficios, por ejemplo, libro de cuentas, pago a proveedores, gestión de nóminas. También debes tener un óptimo control de los gastos fijos. Lleva un control de las operaciones diarias

Para llevar tu contabilidad al día también puedes llevar un control de las acciones de entrada y salida en el negocio. De este modo, a final de mes te resultará más sencillo hacer un balance general. Elabora un plan de acción para el próximo año manteniendo las fortalezas de tu actual metodología.

Beneficios de llevar la contabilidad al día

Este control te permite conocer el contexto de la empresa para tomar decisiones oportunas. Además, también conocerás de un modo actualizado qué pagos tienes pendientes. Es muy importante conocer cuáles son las ventas de una empresa y los ingresos para identificar la liquidez.

Hacer comprensibles los términos complejos

Para muchos emprendedores cuyos estudios no están vinculados con el mundo empresarial, muchos conceptos de finanzas resultan realmente complejos. Por esta razón, el apoyo de un asesor fiscal que tiene la capacidad de hacer comprensible lo difícil, es fundamental para tener información adecuada y actualizada.

Realización de la declaración de la renta

Son muchas las competencias que asume el asesor fiscal, una de las más importantes, es la tramitación de la declaración de la renta del emprendedor.

Información sobre cambio en los impuestos

El asesor fiscal informa de primera mano al emprendedor sobre cualquier cambio en los impuestos o en la cotización a la seguridad social.

Tramitar una nueva nómina en la empresa

Si el emprendedor contrata a un nuevo empleado en la plantilla, es el asesor fiscal quien se encarga de tramitar todos los detalles al respecto.

Tramitación del alta en autónomos

Sin duda, la colaboración del asesor fiscal aporta un gran beneficio de ahorro de tiempo ya que como experto, necesita menos tiempo para realizar las gestiones del alta del autónomo al inicio de su actividad.

Experto en Derecho Fiscal

El asesor es un experto en Derecho Fiscal. Los cambios en la normativa pueden ser frecuentes. Por esta razón, el conocimiento de un asesor fiscal, es esencial para que el emprendedor pueda responder a los cambios de un modo proactivo. Como experto debe tener un conocimiento profundo en materia contable, laboral y jurídica. De este modo, el asesor fiscal es tu figura de referencia en la toma de decisiones en este ámbito.

Qué se anota en el inventario

En un inventario, los objetos a considerar aparecen claramente estructurados y agrupados de forma homogénea a partir de unas características comunes. Por otra parte, la valoración de cada elemento se lleva a cabo a partir de criterios objetivos.

Para concretar todo aquello que hay que anotar en el inventario se llevan a cabo inspecciones oculares, respaldadas por documentos de prueba y la información facilitada por los propios directores de la empresa.

Por norma habitual, un inventario se estructura en tres partes. En el apartado de encabezamiento se anota el nombre del negocio, el lugar y la fecha de realización del documento. En el cuerpo del inventario quedan especificadas las unidades de activos. Finalmente, en el pie del inventario se lleva a cabo la certificación a través de la firma del titular de la empresa.

Para qué sirve el inventario

Cualquier empresa que dedique a la compra y venta de bienes y servicios debe poner especial atención en la realización de inventario. El inventario permite tener un mejor conocimiento de los productos del catálogo, haciendo pedidos cuando sea necesario. Este proceso te ayuda a conocer la situación patrimonial actual en la empresa.

Información sobre cambios legales

Otro de los motivos por los que es positivo contratar un gestor es para estar informado de cualquier novedad legal que pueda afectarte como autónomo y también, a partir de qué momento tiene validez dicho cambio.

Labor de mentoring

Desde el punto de vista del mentoring, también tendrás la posibilidad de contar con un profesional de confianza a quien poder realizar cualquier duda o consulta. Uno de los aspectos que más inquietud causa a muchos emprendedores es la desorientación en cuestiones administrativas. Gracias a esta ayuda, cualquier emprendedor irá ganando autonomía en muchas de estas tareas.

Seguimiento personalizado

Un emprendedor puede consultar información generalizada a través de blogs y libros de contabilidad. Sin embargo, un gestor ofrece un asesoramiento individual y personalizado, además de un seguimiento en las etapas de la empresa. Por tanto, esta ayuda también repercute en positivo en la salud financiera del negocio.

Menor dosis de estrés

Existen muchos focos de estrés en un negocio. Uno de ellos es el desconocimiento en la realización de ciertas tareas administrativas que pueden posponerse o postergarse como consecuencia de las dudas. Por el contrario, la tarea eficaz de un gestor es un buen punto de resiliencia para reducir el estrés.

Consejos para ajustar tu presupuesto

Es positivo tener en cuenta estos periodos de trabajo que no son directamente facturables cuando se realiza un presupuesto por un proyecto concreto. Las horas no facturales no son secundarias sino igualmente importantes, son un pilar básico en la gestión de un proyecto ya que la formación, los contactos de trabajo que pueden aportar nuevas colaboraciones, la gestión de las finanzas de la empresa es vital.

Buscar nuevos proyectos de trabajo

De hecho, también es positivo que un freelance siga invirtiendo tiempo en la búsqueda de posibles nuevas colaboraciones a través de la presentación de propuestas de colaboración. Por esta razón, cuando presentas un presupuesto de trabajo, intenta valorar también el tiempo dedicado a tareas no facturables pero necesarias para sacar adelante ese proyecto.

Las horas de trabajo no facturables son, en muchos casos, un motor para que el emprendedor siga evolucionando porque sin conocimiento se quedaría estancado en su situación.

El precio del servicio

El precio no puede ser el factor determinante al elegir una asesoría ya que una tarifa muy baja puede mostrar algún tipo de carencia en el servicio. Los servicios de asesoría también están evolucionando ya que cada vez más clientes buscan una empresa online. Conviene destacar que existen asesorías que ofrecen un servicio mixto que combina la consulta presencial con la atención a través de correo electrónico. Un buen asesor fiscal es aquel que tiene una actitud proactiva y toma la iniciativa para informarte de posibles puntos de interés para ti, es decir, ofrece un servicio personalizado de calidad.

Respecto al pago del servicio, existen asesorías que cobran por hora de trabajo mientras que otras establecen una tarifa fija al mes pactando de forma previa unos servicios específicos. El servicio por horas puede ser especialmente recomendable en el caso de que la persona solo necesite un servicio de gestoría para realizar algunos trámites concretos.

Solicitar información

Para elegir la asesoría fiscal, es importante que previamente analices qué servicios concretos necesitas y cuál es tu presupuesto para esta inversión. Antes de contratar el servicio, puedes solicitar información sobre la metodología de trabajo y la forma de pago.

Información que debe incluir el presupuesto

Para elaborar un presupuesto en la realización de un proyecto para un cliente es importante que el freelance se marque un precio por hora de trabajo de acuerdo a los costes fijos que tiene como autónomo más la suma de costes variables. Es aconsejable que las tarifas personales muestren una coherencia con las tarifas manejadas por los profesionales de la competencia. ¿Qué precio poner a tus servicios profesionales? Una tarifa con la que sientas que valoras tu trabajo, tu experiencia profesional y tu formación.

Los datos que debe contener un presupuesto son: los datos de la empresa encargada de llevar a cabo ese proyecto, los datos del cliente que ha realizado el encargo, artículos solicitados en dicho presupuesto y datos económicos.

Información clara y concisa

Existen profesionales que cuando se trata de un presupuesto que requiere un gasto económico alto solicitan un pago adelantado al cliente. Todos estos detalles deben quedar siempre especificados por escrito.

Un presupuesto debe de ser lo más claro y preciso posible. Por esta razón, debe incluir también información sobre gastos en material de trabajo. Revisa tu presupuesto antes de entregarlo al cliente para poder realizar posibles cambios. Valora si tienes la posibilidad de explicar en persona al cliente los datos del presupuesto para poder resolver cualquier posible duda que tenga.

Concreta cuáles son tus necesidades

En primer lugar, es fundamental que cada profesional analice cuáles son sus necesidades. Por ejemplo, un freelance requiere un servicio más sencillo que en el caso de contratar un plan de asesoría para una PYME. En relación con este punto, infórmate muy bien sobre el presupuesto de cada servicio ya que puede ocurrir que el cliente esté pagando por un tipo de servicio que nunca va a requerir.

Acceso a la información las 24 horas del día

Es muy importante que el usuario pueda acceder a su información en todo momento a través de una plataforma determinada. Es importante contar con un asesor personalizado que conoce la empresa y el negocio del cliente.

También existen asesorías mixtas, es decir, asesorías tradicionales que también han integrado los servicios online en su método de trabajo. Una de las ventajas importantes de este tipo de asesoría es el trato personalizado del trato presencial más cercano.

Puedes elegir una asesoría que tenga conocimiento en distintas materias (civil, laboral, mercantil, fiscal, administrativo, etc) con el objetivo de poder contar con el asesoramiento adecuado. Puedes buscar información a través de la página web de distintas asesorías con el objetivo de elegir la mejor opción para tu negocio.