Otro de los graves errores que se comenten al facturar por parte de pymes y autónomos es la consideración de un archivo PDF como una factura electrónica. Una creencia que supone que las facturas emitidas simplemente en este formato están mal formadas y no responden a los requisitos legales, puesto que deben llevar una firma electrónica y cumplir con la autentificación de la firma digital que identifica al firmante y que equivale a la firma física de un documento. Además, se debe verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras partes y que no se produzca el repudio en origen, es decir, que el emisor no niegue haber enviado el mensaje.

Otras prácticas equívocas habituales son las relacionadas con el cumplimiento de la ley de facturación electrónica, sobre todo, en materia de los formatos que son aceptados legalmente. En este sentido, cabe recordar que la ley establece que son válidos aquellos que se acompañen de una firma digital reconocida que certifique la autoría de la factura.

Y otro error frecuente apuntado desde Anfix es la idea de que por ser pyme o autónomo no es necesaria la facturación electrónica. Sin embargo, la factura digital es más funcional y permite, según los términos legales de seguridad, poder hacer copias de seguridad de forma sencilla y rápida. Además, diversas soluciones cloud pueden custodiar la factura electrónica, gestionando su recuperación o consulta cuando se necesite y dónde se necesite.

Finalmente, como último error más común entre pymes y autónomos en materia de facturación electrónica se halla otra concepción equivocada. Y es que se tiende a pensar que los procedimientos caseros son más económicos. Una idea que ahora queda desterrada con la aparición de cada vez más herramientas que permiten poder emitir y gestionar las facturas electrónicas de forma más económica. Además, ahora, tampoco es necesario que las empresas dispongan de personal TI para ello.

Además, se dispone de una tarifa plana ilimitada con la que se podrá reducir hasta en el 90% el coste anual del abono que se realiza por usar herramientas tradicionales.

Con este sistema, la empresa tan sólo tendrá que introducir el nombre de usuario y contraseña en un navegador para empezar a utilizar las herramientas entre las que se encuentran las de facturación y gestión documental y que están disponibles en el mismo escritorio.

Dentro de la herramienta para gestionar la facturación, denominada FacturaPro, la empresa puede disponer de dos versiones. Una de ellas es la FacturaPro Comercio, que está concebida para profesionales y empresas que necesitan gestionar almacenes, stock, clientes, proveedores, pedidos, facturas o cobros y pagos, mientras que la segunda versión es la FacturaPro Servicios, que es idónea para profesionales y pymes cuyo objeto principal es la facturación por horas a sus clientes.

Las dos herramientas, que realizan la factura convencional o electrónica firmada y conforme la legislación española con tan sólo un click de ratón, permiten también gestionar los proyectos, personal, tareas, partes de horas y gastos, entre otros conceptos.

Además, el escritorio permite guardar todas las facturas, teniendo una capacidad de almacenamiento de 5GB, y visualizarlas, aparte de facilitar que se adjunten otros documentos. Por motivos de seguridad, Anfix mantiene la custodia de los datos de los usuarios de forma segura encriptando los documentos, que sólo pueden ser leídos por el usuario autorizado.

Entre otras ventajas de este nuevo escritorio en la nube también se halla la formación y soporte técnico para las empresas y que no se precisa ningún tipo de instalación.