Cómo utilizar el correo electrónico

Además, es muy recomendable dedicar tiempo a eliminar los correos antiguos que ya no te aportan un valor actual. Activa algún filtro frente al spam. Prioriza el contenido esencial en las respuestas de los correos para simplificar el mensaje. En algunos casos, valora otras formas de contacto.

Por ejemplo, si puedes resolver antes un asunto hablando por teléfono, realiza esa llamada. Igualmente, si envías un correo importante y vas a estar inquieto hasta que recibas la respuesta, ponte en contacto con el destinatario a través de un número de teléfono.

Es muy importante tener dos direcciones diferentes. Una para uso personal y otra para fines profesionales. El primer paso para agilizar la gestión del correo electrónico es contestar de forma inmediata los mensajes sencillos. Por el contrario, deja para un momento más tranquilo, aquellos correos que requieren una contestación más elaborada.

Un aspecto de formación básico pero del que carecen muchos emprendedores es la realización de un curso de mecanografía para mejorar la velocidad frente al teclado.

Cómo ahorrar tiempo en el correo electrónico

Además, también es muy recomendable que si concretas una reunión a través del correo electrónico, informes sobre el motivo de la misma y también, sobre el horario de inicio y de cierre. Si necesitas encontrar un mensaje antiguo, entonces, utiliza el buscador del correo.

Además, también puedes darte de baja en aquellas newsletters que recibes pero cuyo contenido no lees realmente.

Consejos de comunicación

Es recomendable evitar el envío masivo de mensajes a través de este canal pero en el caso de enviar un mismo mensaje a distintas empresas es muy importante eliminar de la casilla de envío del asunto del mensaje las letras «Re». Se trata de unas letras que aparecen de una forma automática cuando se reenvía un mensaje determinado.

Puedes enviar en archivo adjunto el currículum en documento pdf. En tal caso, especifica en el cuerpo de correo esta información para que el receptor pueda acceder al mensaje. El nombre que puedes dar a este archivo adjunto es tu nombre y tus apellidos.

Cuándo enviar el mensaje

Otro punto muy importante al contactar con una empresa es evitar enviar el mensaje en viernes, sábado y domingo. El motivo por el que se debe evitar estas fechas es porque el destinatario recibe una gran cantidad de mensajes en su bandeja de entrada al inicio de la semana. Opta por cualquier otro día de la semana enviando el mensaje a primera hora.

Si contactas con una empresa tras haber visto una oferta de empleo en un medio concreto, entonces, especifica la referencia en el asunto de este correo. En cualquier otro caso, especifica en este asunto del mensaje un dato que pueda informar al destinatario sobre el contenido del mismo antes de que lo abra. Al final de tu correo electrónico añade tus datos de contacto más importantes: teléfono y página web (en caso de tenerla).

No hay que olvidarse que incluso hay compañías que monitorizan los correos electrónicos y pueden saber a la perfección cuántos e-mails recibe y envía el empleado y las personas con los que los intercambia, así como su contenido. Un control que también se hace extensivo al uso que se hace de Internet.

Prohibido

En relación al correo de la empresa y a la utilización de Internet hay una serie de actos que nunca se deben hacer. Uno de ellos es navegar por sitios que estén cargados con imágenes inapropiadas o contenidos que puedan ser ilegales. Desde luego las páginas de pornografía y similares están totalmente prohibidas.

Tampoco se puede perder tiempo en navegar por la red para acceder a cuentas de correo personales, ya sean gratuitas o correo web, entre otras posibilidades, para responder e-mails que nada tienen que ver con el trabajo. Estas consultas también dejan rastro y pueden pasar factura al empleado.

Igualmente no se debe usar el correo electrónico de la empresa para otras comunicaciones que no sean las estrictamente profesionales y para los fines u objetivos para los que se haya habilitado esa cuenta. Bajo ningún concepto se debe emplear para usos personales y, por supuesto, aunque se use por temas profesionales en estos e-mails no tiene que figurar nunca ningún contenido ofensivo.

Y, por supuesto, tampoco se puede usar Internet en el trabajo para descargarse ficheros en Internet o bajarse e instalarse programas en el ordenador de la oficina, aunque aparentemente sean inofensivos. Queda también descartado bajarse música de Internet o acceder a servicios de música, películas…

Es decir, que lo mejor que se puede hacer, es usar el e-mail de la empresa siempre para uso profesional y con contenidos apropiados y respetuosos. Porque, evidentemente, se puede contactar con un cliente, pero si se le insulta con el contenido que se ha incluido, tampoco es un buen uso del correo electrónico.

Falsos e-mails

Además de estos dos consejos totalmente básicos, hay que seguir otras medidas para poder garantizar la seguridad. En este sentido es importante prestar atención a los correos en los que se alerta de falsas alertas de seguridad y que realmente suelen esconder casos de phising bancario. Un delito muy común con el que se captan datos de la empresa o de la persona a través de esa falsa web y que son utilizados para fraudes bancarios.

Igualmente se deben tener en cuenta todos aquellos correos que son spam, que deben ser descartados de forma automática. Muchos correos disponen ya de funciones que permiten detectar este tipo de e-mails que, habitualmente, contienen también algún tipo de estafa bien con productos o, por ejemplo, falsas ofertas de empleo.

Y cuidado también con las solicitudes de permiso para que se instale algún programa, complemento o códec para ver el contenido. Es habitual que estos mensajes sean estafas por lo que es mejor no permitir la instalación. Si se duda y se conoce al destinatario del mensaje, es mejor pedirle que vuelva a enviar el contenido en un formato que se pueda leer sin necesidad de instalar nada.

Conexiones

Si se ha de realizar una conexión desde el ordenador o dispositivo móvil diferente del habitual, es conveniente asegurarse de que la conexión es segura. Un aspecto que, sobre todo, hay que valorar en el caso de realizarse la conexión desde ordenadores públicos, aunque es mejor evitar hacer esa posibilidad. Pero, si no hay más remedio que utilizar un ordenador público, es necesario cerciorarse de que se ha cerrado bien la sesión.

También se tiene que tener mucho cuidado con las redes Wi-Fi porque algunas son inseguras y suponen un auténtico riesgo porque puede haber alguna persona espiando en la red, estando en peligro las cuentas de los usuarios.

Y mucho ojo con las cadenas de mensajes que suelen contener todo tipo de virus u otro contenido que afecta negativamente al ordenador.

Contraseñas

También hay que tener cuidado con las contraseñas, no siendo conveniente que se repitan las claves o nombres de usuarios. Además, para que sea más difícil su detección, es mejor que las contraseñas sean una combinación de letras mayúsculas y minúsculas con números y espacios. Y, sobre todo, no hay que facilitarlas ni enviarlas por e-mail porque se pueden detectar fácilmente.