Antes de empezar hay que decir que el servicio que nos ocupa en este artículo es ideal para empresas que se dedican al transporte, mensajería y paquetería, además de aquellas que trasladan sus productos. Por ello, si tu empresa ofrece principalmente esos servicios, te recomendamos que pruebes este tipo de facturación electrónica con un proveedor de confianza, ya que el ahorro en tiempo y dinero es considerable, además de instaurar un sistema que funciona a las mil maravillas.

1. Alineado con la normativa legal y actualización continua

Es esencial que el proveedor ofrezca un servicio de calidad que cubre las necesidades de tu empresa. Pero, más allá de alinearse con las características de tu proyecto, debe cumplir con los requisitos legales indicados en cada momento en función de la normativa vigente en el lugar en el que se enmarca el negocio. En consecuencia, debe actualizarse si se produce cualquier cambio en relación con este tema.

Te recomendamos que contrastes toda la información que el proveedor ofrece sobre sí mismo. Accede a datos objetivos como, por ejemplo, su trayectoria, nivel de especialización y experiencia. En definitiva, es importante encontrar un proveedor que se define por un valor clave: la confianza. Facturo Por Ti ofrece un sistema de facturación electrónica con un alto nivel de personalización y precios flexibles. Dicho proveedor tiene, además, trece años de experiencia en el sector. Y cuenta con un complemento añadido: carta porte 3.0. Conviene indicar que este documento es clave en el sector del transporte.

2. Coste final (y su relación con el presupuesto disponible)

La facturación electrónica es una inversión que incide positivamente en una empresa. El factor económico no es el único que determina por sí mismo cuál es la elección más adecuada. Sin embargo, es un rasgo relevante que, junto con otras variables muy importantes, influye en la decisión final. Es decir, el proveedor elegido debe proporcionar una propuesta de calidad que sea acorde al presupuesto de la empresa. Aquellas opciones que exceden la capacidad de inversión, quedan fuera de las alternativas alcanzables.

3. Acompañamiento y resolución de incidencias: servicio de soporte

La facturación electrónica se presenta como una solución adaptada a las necesidades de una empresa. Para elegir la alternativa adecuada conviene hacer un diagnóstico preciso para determinar las prioridades de la entidad.

Por ejemplo, hay un dato clave: el nivel de facturación. Además, durante el periodo en el que una entidad empieza a utilizar una nueva herramienta, pueden surgir dudas e incidencias. ¿El proveedor ofrece el acompañamiento necesario para gestionar cualquier consulta a través de un buen soporte? Un asesoramiento inmediato aporta la cercanía necesaria en momentos de desorientación y confusión. ¿A través de que canales se desarrolla la comunicación? ¿Se ajustan a tus preferencias y necesidades? Por medio de los medios habilitados podrás resolver cuanto antes cualquier consulta.

4. Diferenciación: servicios de valor añadido

Si quieres elegir a un proveedor de facturación electrónica, compara varias propuestas disponibles en el mercado. Toma como referencia aquellos requisitos que desde tu punto de vista son una prioridad. Es decir, evalúa el servicio ofrecido por cada proveedor a partir de los parámetros que forman parte del esquema que utilizas como guía. Pues bien, no olvides una cuestión esencial: la diferenciación. ¿Cuál es la propuesta de valor específica de cada proveedor? ¿Proporciona algún servicio añadido que pueda ser de tu interés?

Por tanto, elegir un proveedor de facturación electrónica de confianza es una inversión muy importante para negocios y empresas. Sus servicios deben estar perfectamente acreditados a través de su nivel de especialización, su adaptación a la normativa vigente, su capacidad de adaptación al cambio y sus años de experiencia.

Sin embargo, a pesar de no haber valorado esta reducción de costes, el estudio señala que en la actualidad el 78,3% de las empresas envía facturas en un formato distinto al papel a sus clientes. De entre ellas, cabe destacar que el 71,7% opta por los ficheros en formato pdf, siendo los más utilizados. En segundo lugar se hallan los archivos HML, que son empleados por el 15%.

Además, es reseñable que el 75% de las empresas recibe en la actualidad facturas en un formato distinto al papel, si bien según el estudio en un porcentaje elevado de las ocasiones los documentos recibidos no cumplen los requisitos necesarios para ser considerados como facturas electrónicas.

Y a la hora de enviarlas, principalmente, se suelen hacer por correo electrónico, que es la vía más utilizada por el 78,3%, así como el correo postal que es utilizado por el 55%, la mensajería con el 16,7% y la descarga de la web con el 6,7%.

Otro de los graves errores que se comenten al facturar por parte de pymes y autónomos es la consideración de un archivo PDF como una factura electrónica. Una creencia que supone que las facturas emitidas simplemente en este formato están mal formadas y no responden a los requisitos legales, puesto que deben llevar una firma electrónica y cumplir con la autentificación de la firma digital que identifica al firmante y que equivale a la firma física de un documento. Además, se debe verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras partes y que no se produzca el repudio en origen, es decir, que el emisor no niegue haber enviado el mensaje.

Otras prácticas equívocas habituales son las relacionadas con el cumplimiento de la ley de facturación electrónica, sobre todo, en materia de los formatos que son aceptados legalmente. En este sentido, cabe recordar que la ley establece que son válidos aquellos que se acompañen de una firma digital reconocida que certifique la autoría de la factura.

Y otro error frecuente apuntado desde Anfix es la idea de que por ser pyme o autónomo no es necesaria la facturación electrónica. Sin embargo, la factura digital es más funcional y permite, según los términos legales de seguridad, poder hacer copias de seguridad de forma sencilla y rápida. Además, diversas soluciones cloud pueden custodiar la factura electrónica, gestionando su recuperación o consulta cuando se necesite y dónde se necesite.

Finalmente, como último error más común entre pymes y autónomos en materia de facturación electrónica se halla otra concepción equivocada. Y es que se tiende a pensar que los procedimientos caseros son más económicos. Una idea que ahora queda desterrada con la aparición de cada vez más herramientas que permiten poder emitir y gestionar las facturas electrónicas de forma más económica. Además, ahora, tampoco es necesario que las empresas dispongan de personal TI para ello.