Qué es una política de viajes de empresa

La elaboración de un documento con información detallada sobre la gestión de los desplazamientos corporativos es esencial para evitar que los gastos derivados sean excesivos. La programación de cada viaje debe alinearse con sus correspondientes objetivos. Aunque la inversión realizada también debe ajustarse a las condiciones señaladas en la política de la compañía.

Existen distintos requisitos, además del cumplimiento del presupuesto, que conviene tener en cuenta en la elaboración de un documento completo. Por ejemplo, las medidas aplicadas deben favorecer el bienestar de los empleados durante el periodo en el que están lejos de sus casas. Por otra parte, es una herramienta útil para fortalecer la comunicación y la confianza entre los trabajadores y la entidad. Se reducen las dudas en torno a aquello que es viable y aquellas alternativas que no se contemplan en el protocolo actual del negocio.

La política de viajes aporta directrices concretas en torno al tipo de alojamiento, medios de transporte o gastos que no deben superarse. En definitiva, la redacción de un documento claro es fundamental para simplificar la organización de próximos itinerarios. Es un medio de información que ofrece una respuesta inmediata a aquellas dudas que se repiten habitualmente en torno a los viajes de empresa. Las directrices del documento deben alinearse con la realidad interna de la entidad, pero también con el bienestar y la seguridad de las personas. Por tanto, una planificación eficaz no solo facilita el cumplimiento del objetivo asociado a cada viaje, sino que reduce los riesgos que pueden producirse durante los desplazamientos.

¿Cuál es la función de una política de viajes de empresa?

La redacción de un texto claro y práctico puede marcar un punto de inflexión en la organización de próximos desplazamientos. La función principal es ofrecer un protocolo alineado con los principios, valores y realidad de la entidad. Los datos expuestos en el documento tienen una orientación práctica. Es decir, deben integrarse en el contexto de cada una de las etapas que componen la planificación: realización de reservas, elección de proveedores, toma de decisiones… Los puntos anotados en el texto deben ser accesibles para todos los implicados en los viajes. Es decir, garantizan la transparencia en la comunicación de los aspectos más relevantes.

El objetivo principal es incrementar la eficacia y la productividad. Pero la entidad también adopta una estrategia efectiva para realizar una adecuada gestión de los recursos y evitar los gastos innecesarios. Es una herramienta muy útil desde una doble perspectiva. Por una parte, es una hoja de ruta para la propia empresa: potencia el ahorro de tiempo y de recursos. Además, quienes participan en los viajes adquieren una mayor sensación de libertad para tomar decisiones que se alinean con los criterios establecidos por la compañía. Es decir, se reducen los conflictos y las diferencias que pueden surgir entre ambos. Por tanto, es un documento práctico para incrementar el control sobre los gastos.

Finalmente, el documento no solo facilita su aplicación práctica, sino también el seguimiento de aquellas acciones que rompen con los establecido en el protocolo. La realidad de cada viaje y de la propia entidad siempre es particular en cada compañía. Por ello, una estrategia individualizada se adapta a las necesidades específicas de la organización.

1. Consulta el catálogo de productos y servicios de otros proveedores

Es recomendable que una entidad establezca un vínculo a largo plazo con proveedores con los que tiene una relación estable. Pero también es esencial comparar las propuestas de diferentes proveedores antes concretar una colaboración final. De este modo, puedes consultar los precios que se manejan en el sector. También puedes contactar con los proveedores con los que trabajas actualmente para valorar la posibilidad de negociar unas nuevas condiciones.

2. Desarrollo de una auditoría

Reducir gastos en una empresa es un objetivo que se lleva a cabo en un contexto concreto. Es decir, es importante que el responsable de la entidad conozca el estado en el que se encuentra el proyecto. Una auditoría proporciona información de valor para orientar el plan de acción hacia una dirección realista. Ofrece un análisis que resulta esencial para obtener un diagnóstico del negocio. De este modo, es posible identificar aquellos gastos que pueden reducirse sin renunciar a la calidad. Una auditoría aporta una descripción objetiva de una entidad.

3. Registra incluso los gastos más pequeños

¿Cómo tener una visión de contexto de la realidad del proyecto? En ocasiones, los pequeños gastos pasan desapercibidos en la descripción general porque no se realiza un registro detallado de los mismos. Sin embargo, los gastos hormiga pueden tener un enorme alcance a largo plazo. Ten en cuenta que la suma de cada una de esas cantidades da como resultado una cifra significativa. Por este motivo, es importante anotar todo tipo de gastos, incluso aquellos que parecen menos relevantes. El registro detallado puede ayudarte a observar numerosos datos que pasan desapercibidos en el día a día.

4. Valora las ventajas del outsourcing

Existen diferentes fórmulas que se alinean con el objetivo final de reducir costes en una empresa. La externalización es un ejemplo de ello y puede aplicarse a diferentes campos del negocio: recursos humanos, limpieza, informática… Las empresas de outsourcing están integradas por profesionales expertos en diferentes campos. Y establecen una relación cercana con los clientes. Por tanto, una empresa puede integrar la externalización en un área específica del proyecto si se ajusta a las necesidades del mismo.

5. Reuniones online

Las tecnologías suman nuevos recursos en el ámbito empresarial. Por ejemplo, la comunicación digital es clave para reducir el gasto en papel. Del mismo modo, actualmente es posible realizar reuniones online con un objetivo comercial. Es un formato que evita el tiempo destinado a la realización de desplazamientos y, también, el gasto añadido que supone el proceso.

6. Cumplimiento del presupuesto

Reducir gastos en una empresa es un objetivo que puede llevarse a cabo desde la planificación. A través de la elaboración de un presupuesto, el responsable de una entidad realiza una previsión de la inversión que va a destinar a diferentes ámbitos del proyecto. La planificación inicial debe ser realista en sí misma para concretarse después en la práctica.

7. Define los objetivos de ahorro en la empresa

La expectativa de reducir gastos en una empresa pasa de ser un deseo a un objetivo viable cuando adquiere una forma realista. Por ejemplo, concreta la meta por medio de un porcentaje específico. Por otra parte, los propósitos marcados pueden enmarcarse en un horizonte temporal próximo. Pero también es recomendable escribir metas de ahorro a largo plazo.

Por tanto, reducir gastos en una empresa es un fin positivo que influye significativamente en la rentabilidad del negocio. Además, es esencial que realices un seguimiento del plan de acción para hacer ajustes, concretar modificaciones e implementar las mejoras pertinentes.

Cuando el aumento de sueldo deriva en un mayor consumismo

¿Qué ocurre cuando un incremento en el salario genera también un cambio significativo en el estilo de vida? En ese caso, aumentan los gastos mensuales. Y, en consecuencia, la capacidad de ahorro se reduce. En definitiva, se producen modificaciones en el estilo de vida que dan lugar a un gasto creciente. El protagonista toma conciencia de que no ha logrado ahorrar una cantidad significativa, a pesar de contar con condiciones más favorables que en el pasado.

La trampa del gasto creciente hace que el objetivo del ahorro parezca un reto imposible incluso cuando los ingresos mensuales aumentan.

Cómo evitar la trampa del gasto creciente

Ganar más dinero no implica modificar de forma notable las rutinas y planes. De hecho, es posible mantener las costumbres previas. De este modo, el ahorro puede ser el fin principal de la cantidad recibida por medio del incremento del salario. Además de ahorrar una cantidad, también puedes realizar alguna inversión (si la nueva situación te lo permite).

Realiza un seguimiento de todos tus gastos, incluso de aquellos que se reflejan en pequeñas cantidades. Incluye los microgastos en tu contabilidad. Elabora un presupuesto que esté alineado con objetivos viables y positivos. Por otra parte, planifica un proyecto de ahorro a largo plazo. Para ello, elige un método que se adapte a tus circunstancias y posibilidades. Por tanto, gestiona tus finanzas de forma consciente.

Plan de ahorro

Por ejemplo, la necesidad de una reparación técnica puede alterar la expectativa de lo esperado antes de que eso ocurra. Este tipo de gasto no solo puede resultar inesperado sino también extraordinario. En ese caso, este suceso puede romper el plan previsto para quien no ha tenido en cuenta esta probabilidad que puede darse o no en el corto plazo, pero sí se producirá en algún momento de la vida del negocio. Las máquinas y demás elementos se estropean a partir del uso y el tiempo.

En ocasiones, una avería no admite una reparación y debes comprar una nueva máquina. ¿Cómo hacer frente a los gastos imprevistos en la empresa? Considerando este tipo de gasto y teniéndolo en cuenta desde el principio. Desde esta actitud proactiva, también respondes con mayor rapidez ante este tipo de suceso que te recuerda que la mejor planificación es aquella que es flexible al considerar esta realidad.

Alternativas financieras

Puedes elaborar un plan de ahorro para cubrir este tipo de eventualidad. Sin embargo, la entidad no siempre se encuentra en un momento en el que dispone de estos recursos a partir de la planificación previa o los ingresos recientes. En ese caso, es posible buscar una alternativa financiera para gestionar el pago de este objetivo.

Beneficios de la tesorería centralizada

El objetivo principal de esta centralización es la unificación en la toma de decisiones y objetivos de los aspectos de tesorería referentes a todas las delegaciones de la empresa. De este modo, existe una coherencia y una entidad en la gestión. Una de las ventajas para el negocio es que se produce un mejor uso de los recursos financieros gracias a la optimización de los medios disponibles a través de la reducción de los costes y el aumento del control desde la sede central.

Este tipo de gestión de tesorería mejora la imagen corporativa desde el punto de vista bancario. La centralización remite a aspectos importantes como los datos informativos, las decisiones de gestión y las finanzas.

Efecto de la tesorería centralizada

Este tipo de gestión de tesorería es muy productivo para la empresa, pero también es complejo. Al aplicar este tipo de tesorería al negocio se produce un impacto en la estructura organizativa de personal de la empresa puesto que al pasar todas las decisiones a la sede central, deja de existir un director financiero en cada punto de la delegación.

Esto produce la ventaja de una mayor especialización en la toma de decisiones, sin embargo, también tiene el inconveniente de que, en algunos casos, los responsables tienen que decidir sobre aspectos importantes sin tener una interacción directa con los agentes implicados en esas situaciones. Por tanto, antes de centralizar una empresa, en primer lugar, conviene analizar todo aquello que suma este tipo de tesorería y aquello que resta.

Catálogo de productos

Un negocio que vende un producto debe contar con un amplio catálogo de existencias para vender a los clientes. Al contactar con distintos proveedores es recomendable calcular la cantidad de presupuesto necesario para el almacén.

Maquinaria necesaria para el local

En muchos casos, el principal gasto de un negocio procede de la maquinaria necesaria para llevarlo a cabo. Por ejemplo, en el caso de montar un bar-restaurante, es fundamental calcular el coste de lavavajillas, cafetera, cámaras, aire acondicionado y demás elementos necesarios.

Gastos de publicidad

La publicidad es un elemento necesario para dar a conocer un proyecto. ¿Cuál es la inversión que requiere el negocio desde el punto de vista comercial? Este gasto también debe tenerse en cuenta en la inversión inicial necesaria.

Coste de personal

En muchos casos, el emprendedor necesita contratar un mínimo de un empleado para gestionar las ventas y cumplir los horarios de atención al cliente de forma óptima.

Gasto de imprevistos

Cualquier emprendedor sabe, por experiencia propia, que surgen muchas dificultades e imprevistos inesperados en la creación de un proyecto. Costes añadidos con los que no habías contado de forma directa pero que sí puedes incluir en un apartado de gastos imprevistos.

Ten en cuenta también los gastos fijos que necesitas cubrir en tu empresa, al margen de cuál sea el nivel de ingresos en los primeros meses.

Estamos a final de año por lo que es buen momento, para reflexionar sobre cómo se pueden reducir los gastos en una empresa y así afrontar con más optimismo el 2012. Por una parte, es esencial crear una conciencia de ahorro a nivel colectivo dentro de la propia empresa. De tal forma que incluso se motive a los empleados a compartir sus propias ideas de ahorro. Por otra parte, se debe de contar con un presupuesto claro mensual para gastos.

Y además, antes de realizar una compra o una inversión de cualquier tipo es fundamental que te hagas las siguientes preguntas: ¿De verdad es necesario hacerlo o se puede posponer un tiempo? De este modo, siempre que un gasto pueda posponerse es mejor hacerlo ya que eso implica que no es urgente ni determinante en este momento de vida de la empresa.

Por otra parte, también es fundamental hacer un seguimiento de todos los gastos que se hacen en una empresa, por ello, nada como tener una contabilidad perfecta. En ocasiones, el factor ahorro produce cierto temor a algunos empresarios, sin embargo, el ahorro está vinculado con la prudencia, con pensar en el futuro, y especialmente, con el bienestar de la propia empresa. Por tanto, es una forma de actuar con un sentido real de la situación actual. El presupuesto de gastos debe de realizarse mes a mes para que sea más ordenado. Cualquier gasto debe de quedar justificado, es decir, debe de tener una razón concreta y determinada.