1. No alimentes los pensamientos improductivos

Hay pensamientos que ocupan un tiempo significativo, sin embargo, no aportan bienestar ni se dirigen hacia el plano de la acción. Es recomendable identificar esas ideas repetitivas que no ponen el acento en cuestiones que dependen de ti, sino que te hacen sentir desbordado por una preocupación.

A este respecto, conviene puntualizar que la escritura es una herramienta muy valiosa para los emprendedores. Puede aplicarse para documentar información sobre el proceso de emprendimiento o la evolución del proyecto. Sin embargo, también es una herramienta de autoconocimiento y, como hemos comentado, aporta un espacio para identificar los pensamientos improductivos. Del mismo modo, puedes anotar otras reflexiones alternativas, positivas y potenciadoras.

2. Apóyate en otros hábitos productivos

Cuando te marcas el objetivo profesional de desarrollar un nuevo hábito, es natural que experimentes incomodidad, deseo de seguir en la zona de confort o cierta resistencia al cambio. Pero el proceso de evolución personal no avanza desde la nada, sino que se consolida desde una base previa. Es decir, puedes apoyarte en otros hábitos positivos que has integrado en tu rutina diaria como anclaje para desarrollar nuevos cambios.

3. Pon el foco en las metas que quieres conseguir

Algunos hábitos pueden mejorar la productividad de forma significativa a largo plazo. Pero adquirir, mantener y consolidar una rutina no es un proceso sencillo. De hecho, es posible que durante el proceso experimentes interrupciones y aparentes retrocesos. Sin embargo, puedes retomar el camino inicial para perseverar en la meta final. Pues bien, mantener el foco en un propósito que tiene un fin positivo es clave para los emprendedores productivos. Pero la interpretación sobre el sentido del proceso puede cambiar cuando se pierden de vista las metas a corto plazo.

En ese caso, crece el riesgo de que el profesional aplace o posponga una rutina, o no muestre la continuidad deseada en el plan de acción, porque considera que todavía tiene tiempo para emprender el proceso. Pues bien, la escritura no solo puede ser muy útil para identificar los pensamientos improductivos, sino también para acotar las metas.

4. La regla de los dos minutos

Existe un hábito que puede transformar de forma visible la rutina profesional de un emprendedor. La regla de los dos minutos es un buen ejemplo de ello. Es una invitación para no posponer para más tarde aquellas gestiones que pueden realizarse en ese periodo de tiempo.

Esta regla es especialmente práctica para adoptar un punto de inflexión en la forma de atender aquellas gestiones que, aunque no requieren de un largo periodo de implicación, sí suponen un peso añadido por algún motivo. Por ejemplo, surgen en el instante más inesperado de la rutina profesional. Pues bien, ese peso tiende a aumentar cuando la tarea se aplaza para otro día.

5. Crea un plan para momentos de crisis o dificultad

Con frecuencia, la planificación que se orienta hacia la creación de un nuevo hábito no se ajusta plenamente a la realidad. Se centra en la evolución de un proceso en el que no existe ninguna dificultad. Pero lo cierto es que, muy probablemente, hagas frente a variables que, a priori, no son favorables para el desarrollo de un nuevo hábito.

Pero esos factores no determinan tu capacidad de implicación y compromiso. Especialmente, cuando creas un plan específicamente adaptado para perseverar cuando te sientes estancado. El potencial de un proyecto de emprendimiento depende, en parte, de los hábitos que ponen el foco en la productividad y los resultados.

1. La productividad no significa trabajar más horas

Con frecuencia, la forma de gestionar el tiempo pone de manifiesto que no se ha aprovechado plenamente el periodo disponible. Prolongar los minutos de trabajo más allá del horario de salida, no implica que los resultados obtenidos en un proyecto sean mejores.

2. La productividad no está determinada por la presencialidad

Este es otro de los falsos mitos que todavía está muy extendido en el ámbito laboral. De hecho, supone un límite a superar para la implantación del teletrabajo. Que un profesional esté físicamente presente en su puesto de empleo, no significa que esté verdaderamente concentrado en sus labores. De hecho, su atención puede estar en un lugar diferente.

3. No es positivo trabajar frecuentemente en modo multitarea

La búsqueda de la inmediatez y el deseo de mejorar la productividad pueden mostrar un enfoque negativo de la gestión del tiempo. El modo multitarea no ofrece excelentes resultados a largo plazo. No es posible poner una atención plena en la realización de vareas tareas cuando estas se desarrollan a la vez. De este modo, es habitual que algunos detalles pasen desapercibidos o que el profesional haga algunas gestiones como si tuviera el piloto automático.

4. El estrés no siempre es negativo

Es importante que el estrés no sea un elemento constante en la forma de afrontar la jornada laboral. Es un ingrediente que, cuando se convierte en un componente habitual de la rutina cotidiana, afectamente negativamente a la salud de los empleados. Sin embargo, conviene señalar que el estrés no siempre se presenta como un factor negativo. Por ejemplo, es posible sentirlo cuando se acerca la fecha definitiva para entregar un proyecto muy importante. Cuando la respuesta emocional está en relación con una causa objetiva, la sensación de estrés desaparece una vez que ese momento ya ha quedado atrás.

5. Es un error creer que el otro no puede hacer las cosas tan bien como uno mismo

Algunas creencias sobre la productividad hacen que aquellos profesionales que desempeñan puestos de responsabilidad en la empresa carguen con una lista interminable de tareas. Ese hecho refuerza la sensación de cansancio habitual y el estrés. Es un error creer que el otro no puede hacer las cosas tan bien como uno mismo. Sin embargo, para superar esta creencia, es esencial potenciar la adaptación al cambio y aprender a delegar.

6. El nivel de productividad depende de un plan que contempla hasta el más mínimo detalle

La planificación es una medida básica para gestionar el tiempo y mejorar los resultados en el trabajo. Pero un buen plan de acción no es aquel que tiene un formato excesivamente rígido. Es importante que la estrategia adoptada tenga la capacidad de ajustarse a situaciones en las que surgen factores imprevisibles. En ese caso, el plan previo no deja de ser práctico, pero necesita actualizarse con algunas novedades.

7. La productividad no depende, únicamente, del empleado

La reflexión en torno a la productividad da lugar a un análisis que puede abordarse desde perspectivas diferentes. Conviene señalar que los resultados alcanzados por el trabajador no dependen, únicamente, de su responsabilidad y compromiso. La felicidad también es importante en el ámbito laboral, por ello, es recomendable que las empresas integren este factor en una estrategia de recursos humanos que cuida de las personas. Además, incluso aquellos profesionales que tienen un alto nivel de motivación cuando se incorporan a un nuevo puesto de empleo, pueden experimentar cambios significativos en el futuro.

Existen numerosos falsos mitos sobre la productividad en el trabajo que dan lugar a creencias limitantes en torno a la organización del tiempo y la gestión del talento.

1. Establecimiento de plazos de tiempo

Es aconsejable determinar unos parámetros que sirvan de referencia a la empresa y los trabajadores. Dichos indicadores deben facilitar la organización del tiempo durante la realización de un proyecto. El cumplimiento de un horario parece convertirse en el factor más relevante en la jornada presencial. Pues bien, existe un enfoque complementario que conviene integrar en el teletrabajo: el trabajo por objetivos. De este modo, los objetivos establecidos aportan una referencia clara para evaluar los retos alcanzados y acotar los aspectos a mejorar.

2. Objetivos semanales

La productividad es un elemento clave en cualquier empresa. Por ello, es importante integrarlo en la gestión del talento desde un enfoque positivo. Los empleados alcanzan mejores resultados cuando tienen una meta marcada que aporta una dirección específica. Pues bien, el proceso de planificación se extiende más allá del corto plazo.

Sin embargo, los objetivos semanales son esenciales para hacer un seguimiento de los procesos que se integran en el trabajo. Para evaluar la productividad en el teletrabajo es recomendable poner el acento en la descripción de datos objetivos. Dichos datos pueden contrastarse directamente en la realidad.

3. Disponibilidad

La fórmula del teletrabajo se desarrolla en un contexto diferente al convencional. Es un ejemplo de innovación que incrementa la flexibilidad en la gestión del tiempo. Aunque dicha flexibilidad puede enmarcarse dentro de unos límites que sean beneficiosos para ambas partes. De este modo, es recomendable establecer un horario en el que el profesional esté disponible para atender aquellas comunicaciones que pueden girar en torno a un proyecto. En la jornada laboral también pueden surgir imprevistos que conviene atender de forma proactiva.

Pues bien, el establecimiento de una rutina es clave para no posponer decisiones importantes. Esta medida es básica para facilitar el encuentro y el intercambio de información.

4. Trabajo híbrido

En ocasiones, la implementación del teletrabajo se presenta como un objetivo complejo en el entorno corporativo. Pues bien, existe una fórmula que permite complementar esta experiencia con la colaboración presencial en la empresa. El calendario del empleado muestra una perfecta combinación de jornadas en las que desarrolla su labor desde casa y días en los que forma un equipo presencial con sus compañeros. Muchas empresas prefieren optar por esta alternativa. Es decir, optan por una metodología que combina algunas características del teletrabajo con otras tareas que se desarrollan de manera presencial.

El sistema híbrido aporta el contexto deseado para alimentar el sentimiento de pertenencia en un equipo que se encuentra cada semana en las instalaciones de la empresa.

5. Reuniones de seguimiento

La productividad puede evaluarse a través de la calidad de las tareas llevadas a cabo. Pero es un error centrar la mirada, únicamente, en el plazo final. Existe un proceso que conviene atender por medio de reuniones que son esenciales para clarificar dudas, buscar la retroalimentación, definir los próximos objetivos y dar indicaciones. Pero es importante hacer una óptima gestión de las reuniones. Si se prolongan más de lo necesario, pierden su utilidad práctica y producen un efecto negativo en la motivación del empleado.

Finalmente, existe un factor esencial para evaluar la productividad de los empleados en el teletrabajo: la observación de aquellos factores que pueden percibirse más allá de la distancia.

1. Perfecta definición de metas y tareas

Para mantener el foco y la dirección en el trabajo diario, es recomendable acotar la lista de propósitos pendientes de realizar. Cualquier meta debe ser viable y realista.

2. Miniobjetivos

Es importante poner en valor los logros y los resultados alcanzados. Sin embargo, el éxito no solo está vinculado con la materialización de objetivos relevantes. Los miniobjetivos son determinantes para consolidar un proyecto.

3. Planificación

El trabajo por objetivos pone el foco de atención, por una parte, en las metas. Pero, a su vez, la expectativa de ese horizonte final es una invitación para diseñar una planificación efectiva. Una previsión perfectamente detallada puede romperse fácilmente ante la irrupción de un imprevisto. Por ello, elabora un plan de acción que sea flexible. Por ejemplo, deja un espacio libre para atender esos asuntos que surgen en el último momento.

4. Análisis de necesidades y prioridades

Todos los objetivos son importantes, sin embargo, es posible establecer una diferenciación en el nivel de relevancia de las metas. Las necesidades y prioridades del proyecto ofrecen una información esencial para tomar decisiones en el contexto.

5. Realiza un seguimiento de las tareas cumplidas y de los propósitos pendientes

El trabajo por objetivos no solo pone el acento en la meta, sino también en el proceso de aprendizaje. Durante ese periodo puedes elaborar un seguimiento de los logros realizados. Y, también, pon en perspectiva las cuestiones pendientes a corto, medio y largo plazo.

6. Identifica los aspectos a mejorar

El trabajo por objetivos no implica hacer cada día lo mismo como ocurre cuando alguien actúa de forma automática. Es importante implementar cambios en el proceso para aumentar las fortalezas y minimizar las debilidades.

Qué es la productividad consciente

Es aquella que está acompasada por decisiones que la persona toma desde la reflexión y la responsabilidad. No actúa de forma automática para repetir un mismo patrón de comportamiento a lo largo de los días. Las decisiones tienen en cuenta la razón y el propósito de una determinación. La persona avanza en la dirección de las metas que quiere lograr porque pone el foco de atención en lo esencial.

Beneficios de la productividad consciente

Mejora la gestión del tiempo en aquel que establece una diferenciación entre aquello que es urgente y aquello que puede esperar. Por otra parte, el profesional avanza en el cumplimiento de sus tareas en un constante presente. No se anticipa continuamente a aquello que no ha ocurrido todavía, ni se estanca en hechos del pasado. La persona practica la presencia consciente mientras desarrolla una actividad. De este modo, no solo es más productiva, sino también más creativa y feliz. Cuando estás plenamente centrado en el ahora, te concentras en aquello que estás haciendo. Y los resultados de un proyecto mejoran.

La productividad consciente también alimenta la motivación interna de quien no solo se concentra en el objetivo que quiere lograr, sino en su propio autocuidado. Por ello, integra pequeños descansos a lo largo de la jornada.

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El orden es la base del éxito

Como no podía ser de otra forma, el orden es uno de los factores que más influye en esa persecución de una mayor productividad. De hecho, podríamos decir que es el más decisivo de todos, ya que en una oficina o despacho en el que reina el desorden es muy difícil concentrarse. Sin embargo, si todo está en su sitio la cosa cambia, y además encontramos todo lo que necesitamos en poco tiempo, algo que sin duda alguna también tiene mucha influencia en lo que al aprovechamiento del tiempo se refiere.

Iluminación

Otro factor que no podemos pasar por alto es el de la iluminación. Si no es lo suficientemente buena, la productividad cae en picado con el paso de las horas y es probable que nos duela la cabeza, sobre todo si nuestro trabajo nos exige pasar muchas horas delante de un ordenador. Hay que evitar en la medida de lo posible recurrir a la luz artificial porque siempre es mejor disfrutar de la luz natural, pero cuando ésta ya no es lo suficientemente potente como para iluminar como es debido cualquier rincón de nuestra oficina o despacho, lo mejor que se puede hacer es recurrir a las lámparas y los fluorescentes que tengamos instalados. Dicho esto, se recomienda tener una pequeña lámpara en cada escritorio para mejorar la visibilidad, ya que eso repercute de forma positiva en nuestra vista.

Colores agradables

No menos importante es el tema de los colores, ya que influyen mucho en nuestra capacidad de concentración. Hay tonos como el amarillo o el naranja que no son los mejores para concentrarse, pero que sin embargo pueden ir muy bien para trabajos en los que se requiere una explosión de creatividad. En ese sentido, con papel pintado para oficina puedes cubrir todas las paredes y obtener unos resultados magníficos. De hecho, el papel pintado nos permite elegir diseños que huyen de lo monocromático. La naturaleza puede ayudarnos a concentrarnos, como también está demostrado que los diseños geométricos fomentan esa concentración tan necesaria en determinados trabajos.

Zonas verdes

Las zonas verdes están de moda y hay que decir que todo tiene una explicación. De hecho, algunos estudios sostienen que mejoran la productividad entre un 10 y un 15%. Por eso, y porque cada vez hay más concienciación ecológica y queremos estar cerca de la naturaleza, no es de extrañar que los espacios verdes estén ganando adeptos en oficinas y en despachos. No hay que olvidar que las plantas reducen la ansiedad y los niveles de estrés, al tiempo que mejoran la calidad del aire.

Una buena planificación

Cuando se habla de una buena planificación, no solo se habla de todo lo necesario para contar con una oficina y un despacho al que no le falta absolutamente de nada. También se habla de una distribución lógica y que facilite las cosas en el día a día. Al igual que sucede en cualquier estancia de tu hogar, en la oficina y en el despacho es bueno tenerlo todo a mano y de tal forma que las tareas diarias se lleven a cabo con facilidad y con comodidad. De esta forma, está garantizado un incremento de la productividad considerable.

Un toque de personalidad

Por último, y no por ello menos importante, creo que merece la pena mencionar algo tan importante como imprimir personalidad a ese espacio en el que vamos a trabajar tantas horas. Sentirse a gusto es algo que siempre ayuda a mejorar la productividad, motivo por el cual hay que rodearse de todo aquello que nos hace sentir mejor. En definitiva, se tiene que notar que ese espacio es un espacio hecho a medida por la decoración que lo envuelve.

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1. Asignación de tareas

Es importante que cada profesional sepa de qué debe ocuparse durante los próximos días. Los plazos de tiempo también forman parte del calendario laboral en el teletrabajo. Esta enumeración de rutinas, junto con las fechas clave del calendario, son esenciales para planificar la semana con realismo.

2. Formas de comunicación

La distancia influye en la forma en la que los profesionales se comunican entre sí. Sin embargo, existen medios digitales que facilitan la cercanía en este contexto. El equipo debe contar con los recursos básicos para plantear dudas e iniciativas.

3. Formación para reforzar el liderazgo

Liderar un equipo de trabajo a distancia puede ser un gran desafío para quien vive este reto por primera vez. Por esta razón, el líder puede formarse para tomar decisiones efectivas en este escenario.

4. Transparencia en la información

Como hemos indicado, es importante que los colaboradores sepan qué deben hacer. Y pueden surgir dudas durante el proceso. Sin embargo, si las preguntas son constantes, como consecuencia de la confusión generada en torno a un tema, este hecho afecta al ritmo de trabajo.

5. Guía y acompaña a los trabajadores

Muestra tu liderazgo a través de un proceso de acompañamiento que requiere de tiempo. No todos los miembros del equipo experimentan las mismas circunstancias, a pesar de formar parte de un mismo proyecto. Un buen líder es aquel que, además, también tiene el potencial de un mentor que forma y enseña.

Estos consejos para liderar un equipo de trabajo a distancia pueden aplicarse en el teletrabajo.