Un paso importante, que además tiene que darse antes de iniciar la actividad, es proceder a la comunicación de apertura en la Dirección Provincial de Trabajo, Seguridad Social y Asuntos Sociales, paso que debe hacerse antes de 30 días del inicio de la actividad.

Necesario es inscribir la empresa en la Seguridad Social, optando por el Instituto Nacional de la Seguridad Social o por la mutua. Al presentar documentos como la escritura de constitución, el documento de alta en el IAE y el contrato con la mutua, por ejemplo, se pasará a obtener el número de afiliación a la Seguridad Social o el código de cuenta de cotización.

De esta manera, a la hora de contratar a los trabajadores, se les podrá dar de alta y afiliarlos en la Seguridad Social para que queden protegidos y reciban su número de afiliación o bien sólo darle de alta en el caso de que el trabajador ya tenga un número de afiliación.

Y un día antes de que comience la actividad del trabajador, se deberá tener el impreso oficial de afiliación y el de solicitud de alta, baja o variación de datos del trabajador para cada uno de los empleados que se contraten, que deberán adjuntarse con una fotocopia del DNI.

Además de los pasos relativos a la Seguridad Social, el contrato de trabajo se tendrá que comunicar en la oficina de empleo correspondiente y, aparte, en el libro de matrícula del personal deberán figurar los datos de los trabajadores que presten servicios a la empresa y las variaciones que procedan en relación a su situación laboral. Un libro en el que igualmente deben figurar los trabajadores que hayan prestado sus servicios.

En materia legislativa, hay que tener presente que el empresario individual está sometido a las disposiciones generales del Código de Comercio, que se aplica en todos aquellos temas mercantiles, y del Código Civil, que tiene vigor para los temas de derechos y obligaciones.

Y dentro de las obligaciones se halla la legalización de los Libros Oficiales de Comercio, que es obligatoria para todo empresario en función del sistema de determinación de la renta al que esté adscrito el titular en el IRPF y que puede ser en estimación directa normal o bien estimación directa simplificada. De esta manera, en la estimación directa normal, se necesita el Libro Diario, el Libro de Inventarios y las Cuentas Anuales, que deben legalizarse en el Registro Mercantil rellenando un impreso.

Por su parte, en la estimación directa simplificada es preciso disponer del Libro de Ventas e Ingresos, el Libro de Compras y Gastos, el Libro Registro de Bienes de Inversión, que se pueden adquirir en papelerías igualmente y legalizarse en Hacienda con tan sólo rellenar el impreso específico.

El empresario individual debe hacer la declaración censal en Hacienda con la que tendrá el NIF, que debe solicitarse antes de 30 días desde la constitución de la empresa. Desde ese momento, se está ya dado de alta en el censo del IVA y se queda registrado en Hacienda, teniendo que dar a conocer del sistema de determinación de la renta para el IRPF.

No obstante, hay que tener presente que, de acuerdo al Artículo 111 de la Ley del IVA, las empresas podrán deducirse las cuotas en que incurran antes de que comience la actividad, pero siempre y cuando hagan esta declaración censal y no transcurra más de un año hasta el inicio efectivo.

Y, además del IVA, no hay que olvidarse del Impuesto de Actividades Económicas o IAE que grava las actividades empresariales, teniendo que pagar por cada actividad que se realice en el caso de que se desarrollen varias, debiendo especificar el ámbito de actuación geográfico: municipal, provincial o nacional. Hay que saber que existen diferencias entre los municipios que se deben tener en cuenta para elegir el que más conviene. Una vez con estos puntos claros, el trámite se realiza a través de la Agencia Estatal de Administración Tributaria cumplimentando el impreso correspondiente, siendo preciso efectuarlo en los diez días hábiles antes de declarar el inicio de la actividad.

Y ya con el alta en la Seguridad Social del empresario, se finalizarían los trámites y obligaciones necesarias para comenzar la actividad. No hay que olvidarse que el alta en la Seguridad Social se debe hacer antes de 30 días naturales desde el alta en el IAE.