Ventajas del outsourcing para pequeños negocios

Un pequeño negocio no dispone de los recursos humanos y económicos de una gran empresa que, en consecuencia, puede invertir más medios para atender de forma especializada cada ámbito del proyecto. Pero el conocimiento especializado también influye de un modo muy positivo en la gestión de un pequeño negocio. Y aunque el emprendedor intente ocuparse de todo, esta situación deriva en una sobrecarga de trabajo constante.

Quizá sea posible externalizar algunas tareas a través del acuerdo alcanzado con un equipo especializado que ofrece servicios de outsourcing dirigidos a pequeños negocios. Antes de aplicar la fórmula de la externalización en un proyecto, es esencial evaluar qué aspectos conviene delegar y qué ventajas aporta en ese caso. Es decir, no se trata de aplicar esta medida de un modo general, sino planificado.

¿Qué aspectos puede externalizar un pequeño negocio a través de servicios especializados?

Por ejemplo, los aspectos logísticos, algunos temas concretos de recursos humanos o la tecnología. De este modo, un pequeño negocio puede centrarse en su especialidad, mientras delega algunas tareas en un equipo preparado y cualificado. El outsourcing se presenta como una fórmula muy flexible que puede alienarse con las necesidades de una estrategia.

Conviene señalar que la firma de un contrato de outsourcing en un pequeño negocio también tiene una implicación legal. Por ello, antes de formalizar el acuerdo es esencial revisar el documento con detenimiento, clarificar todas las dudas y contar con la orientación de un abogado. El texto debe exponer con claridad cuáles son las condiciones en las que se lleva a cabo el proceso. Es importante elegir un proveedor con una trayectoria sólida. Las ventajas que aporta la externalización dependen, en parte, del acierto en la elección del proveedor.

Aunque el outsourcing puede facilitar el acceso a profesionales altamente cualificados, y reducir la inversión en una área concreta de la empresa, el éxito del proceso depende, en gran medida, de la estrategia adoptada. Por este motivo, la fase de transición facilita el paso de la etapa previa a la puesta en marcha de las medidas impulsadas por medio de la externalización. El outsourcing no solo ofrece un servicio de calidad, sino que proporciona el soporte deseado para solucionar cualquier incidencia o anticipar una necesidad.

El outsourcing ofrece el soporte deseado a nivel técnico y humano

En ocasiones, la falta de conocimiento sobre un asunto específico puede hacer que el responsable del negocio se sienta desbordado y desorientado. En ese caso, las dudas y la confusión se trasladan a la toma de decisiones. La externalización previene y evita ese tipo de circunstancia por medio de un enfoque práctico. En la actualidad, los cambios son constantes para empresas y negocios que deben adoptar las medidas necesarias para evolucionar y adaptarse a nuevos escenarios.

Pues bien, los servicios de outsourcing, cuando se presentan como una solución para necesidades específicas de un proyecto, impulsan la preparación ante los nuevos retos. Para aplicar los cambios adecuados, es fundamental realizar un análisis previo y elaborar un diagnóstico.

Qué es el outsourcing financiero

Además de la actividad principal de un proyecto, aquella que describe la misión esencial del mismo, existen muchas tareas de administración y contabilidad que requiere atender con eficiencia. Un equipo de expertos en finanzas se ocupa, en ese caso, de aquellas tareas que una entidad delega.

Beneficios del outsourcing financiero

1. Uno de los objetivos más inmediatos es ganar tiempo para dedicarlo de forma prioritaria al objetivo central del negocio, es decir, esta medida ayuda a mantener el foco. Las tareas financieras son muy importantes en un negocio y, en ese caso, el profesional sabe que cuenta con la colaboración de expertos con los que establece un lazo de confianza.

2. Cumplimiento de aspectos legales. La atención a la normativa es una cuestión esencial en la realización de este tipo de trámites. El servicio de asesoría financiera es adecuado para atender a cualquier actualización de esta información y a la correspondiente aplicación práctica de este contenido para trasladarlo al escenario más inmediato del negocio en el cumplimiento de las distintas responsabilidades.

3. Finalmente, este tipo de servicio también puede reducir costes. Sin embargo, nunca se debe elegir este servicio, únicamente, por esta cuestión. Es importante que la empresa haga balance para poner en valor, principalmente, la calidad del servicio recibido a partir de esta fórmula de colaboración.

Más allá de los posibles beneficios derivados de la externalización, lo verdaderamente relevante en este caso es establecer un plan de acción efectivo para delegar con responsabilidad en un equipo profesional con el que establecer una comunicación continua.

1. Plan de acción flexible

Internalizar las tareas de recursos humanos no significa que no sea posible delegar alguna tarea concreta de este departamento en colaboradores externos. De este modo, es posible encontrar un equilibrio entre ambas metodologías valorando qué es más conveniente en cada caso.

2. Gestión del talento

El departamento de recursos humanos es gestionado por personal que forma parte de la propia empresa, conoce el proyecto y su evolución. Aunque el punto de vista externo puede aportar una visión más objetiva respecto a algunos puntos de la organización, el conocimiento que aporta esta implicación en el escenario directo es muy importante en la gestión de este departamento.

3. Seguimiento de las tareas principales

La entidad puede mantener el control de aquellas tareas de recursos humanos que considera prioritarias y no quiere delegar en profesionales externos a la organización. La práctica de la internalización refuerza el cumplimiento de este objetivo a través de este planteamiento.

4. Presupuesto

Existe la creencia de que el outsourcing es siempre más económico que la internalización de las tareas de recursos humanos. Pero esta afirmación no se ajusta a todas las situaciones. Además, en relación con esta gestión del presupuesto, como explicamos previamente, es posible conciliar la subcontratación de algunas tareas con la ocupación por parte de la empresa de los asuntos prioritarios.

En un momento en el que la externalización aporta una perspectiva complementaria a la empresa, no solo en el ámbito de los recursos humanos, sino también en relación con otras especialidades, algunas empresas prefieren ocuparse de las distintas tareas de manera interna aplicando en este proceso la filosofía y los valores corporativos.

Outsourcing de recursos humanos

La selección de personal es determinante para contratar a los perfiles que mejor se ajustan a los requerimientos de las ofertas de empleo publicadas. Por medio de este servicio, la empresa cuenta con un equipo de apoyo importante en la toma de decisiones relacionada con la gestión del capital humano. Por ejemplo, gestión del desempeño, planes de formación y otros aspectos relacionados con la temática.

Outsourcing de contabilidad

En otros casos, es el factor financiero y contable el que se externaliza. Gracias a esta medida, la empresa puede centrarse en sus competencias directas de productividad, mientras cuenta con una infraestructura externa que aporta esa cobertura necesaria para gestionar todos los trámites en materia contable.

Outsourcing de tecnología

El más demandado, en este nicho específico, es el mantenimiento de sistema informático. Una cuestión determinante dentro del proceso de transformación digital de las empresas tan presente actualmente en los negocios. Esta medida permite a una empresa contar con un proveedor que gestiona la seguridad informática en todo momento.

Outsourcing de call center

Este servicio personalizado ofrece soluciones a las necesidades de cada empresa para mejorar la gestión en la atención al cliente. Una de las ventajas de la externalización, en cualquier materia, es que la empresa transforma costes fijos en gastos variables.

Además, las empresas que ofrecen servicio de externalización cuentan con un equipo experto en su especialidad específica. De este modo, ese conocimiento y experiencia se convierte en un activo importante para la empresa que contrata esos servicios.

Ventajas del outsourcing

Ofrece a la empresa la posibilidad de delegar en profesionales especializados en la materia, pudiendo realizar el proceso de selección entre un amplio número de ofertas. Por tanto, este servicio externo puede aportar un nuevo punto de vista que sea complementario y constructivo a la realidad de la propia empresa.

Esta opción también es importante para que la empresa pueda reaccionar de un modo rápido ante posibles necesidades urgentes que se presentan en el negocio. Este método de trabajo también trae consigo una reducción en los costes. Además, la empresa también puede mejorar su productividad al centrar su atención en su área específica. Esta decisión puede ayudar a reforzar la marca del negocio ante los trabajadores.

Desventajas del outsourcing

Una de las desventajas del outsourcing es la posibilidad de contratar a un profesional cuya filosofía de trabajo no encaja con la filosofía de la propia empresa. Y esta dicotomía puede resultar perjudicial para el negocio. También es posible desarrollar un vínculo de dependencia con el profesional contratado. También es muy importante especificar que los riesgos de externalizar ciertas áreas puede ser mayor. Por ejemplo, al externalizar las cuentas de la empresa conviene tener en cuenta la importancia de contratar un servicio profesional para asegurar la confidencialidad de los datos.

Otro aspecto negativo es que puede suceder que los trabajadores tengan un bajo nivel de implicación emocional con una empresa externa. Sin embargo, también puede ocurrir lo contrario si los trabajadores no observan con prejuicios negativos los servicios contratados. Si la empresa de outsourcing sufre una situación negativa y cierra, de un forma indirecta, este cierre también obliga a la propia empresa a tomar decisiones.