Por eso, en este artículo abordaremos una de las tecnologías más solicitadas en el mundo de la comunicación empresarial actual: La VoIP. Gracias a proveedores de telecomunicaciones como Freeje, que lideran la propagación de información sobre VoIP y tecnologías relacionadas, ahora sabes más sobre tus opciones cuando se trata de la comunicación empresarial. Sin embargo, es probable que tengas dudas al respecto, ¿verdad?

Como cualquier empresario sabe, no todas las opciones son buenas. Al trabajar con un presupuesto limitado, cualquier inversión (ya sea grande o pequeña) debe estudiarse lo suficiente como para garantizar que aporte resultados satisfactorios. Te ayudaremos a tomar una decisión informada para tu negocio abordando los mayores mitos sobre la VoIP en la actualidad.

MITO 1: Un número de VoIP es sólo una versión llamativa de un número normal

Siguiendo esta lógica, ¿diríamos que los smartphones son sólo versiones llamativas de los teléfonos de escritorio? Aunque las empresas que venden teléfonos inteligentes hoy en día pueden exagerar con su marketing, las características de alta tecnología que se ofrecen no pueden reducirse simplemente a la ostentación.

En pocas palabras, es el siguiente paso en la comunicación en términos de avances. Al tener un montón de funciones que su homólogo más antiguo no ofrece, es capaz de realizar más tareas de forma más eficiente. Por lo tanto, un número virtual puede considerarse fácilmente una tecnología diferente.

En comparación con tu número tradicional, puedes esperar disfrutar de muchas más ventajas. Puedes realizar todas las funciones básicas de un número de teléfono, como permitirte llamar y enviar mensajes de texto, pero también podrás automatizar el desvío de llamadas y otras funciones.

MITO 2: Un número virtual es sólo para empresas grandes y antiguas con mucho dinero

Esto no es cierto en absoluto. De hecho, las empresas más pequeñas e incluso las nuevas empresas son las que más se benefician de tener un número de VoIP. Una de las principales razones por las que los empresarios están haciendo el cambio ahora mismo es el coste y la comodidad.

Sólo por el ahorro en llamadas telefónicas internacionales, esta inversión ya tiene mucho sentido. Y si tu empresa aún no ha alcanzado la estabilidad, querrás tener un gran margen de maniobra en lo que respecta a la gestión de sus finanzas.

Tanto si quieres ahorrar como si necesitas flexibilidad, la VoIP es una gran solución. También puedes ahorrar contratando mano de obra externa más barata, algo que también te permite hacer un número virtual. Además, puedes ampliar o reducir fácilmente tu sistema de VoIP para satisfacer tus necesidades. Esto significa que no tienes que pagar por números que de repente no necesitas. Al mismo tiempo, no tienes que conformarte con lo que tienes.

¿Y lo mejor? Puedes tener tu número de VoIP e incluso un sistema completo en sólo 24 horas. Esto es genial si quieres estar trabajando en el negocio lo antes posible.

MITO 3: La VoIP es difícil de manejar e instalar

En lo que respecta a su número de VoIP, puedes utilizarlo de la misma manera que utilizas un número normal. Tu sistema de VoIP será también muy fácil de usar.

¿Sabes por qué puedes tener tu sistema VoIP personalizado tan rápidamente? Es porque todo ocurre en línea. No hay necesidad de que los técnicos vayan a tu oficina para instalar el equipo.

Y, en su mayor parte, no necesitarás la ayuda de expertos a la hora de manejar tu sistema de VoIP y los números que hayas comprado. Todo está hecho para que puedas manejarlo por tu cuenta e incluso introducir cambios cuando sea necesario.

Si no estás seguro de poder manejarlo todo por tu cuenta, no te preocupes. La mayoría de las empresas ofrecen una sesión de iniciación para enseñarte tu nuevo sistema como parte del paquete.

MITO 4: Los números VoIP son sólo para las empresas tecnológicas

Nada más lejos de la realidad. ¿Sabías que hoy en día se pueden utilizar los números de VoIP en todos los sectores, desde la sanidad hasta el transporte o la belleza? La comunicación es necesaria sea cual sea tu negocio, y eso es fácil con un número virtual.

Con tu número de VoIP, podrás emplear el marketing de texto de forma barata, ser más accesible para los clientes, mejorar la comunicación dentro de un equipo remoto, y mucho más. Todos estos no son beneficios que sólo se aplican a una industria relacionada con la tecnología.

Con todo lo que se puede obtener de un número VoIP, cualquier empresa moderna debería al menos probarlo. Por tan solo 1 dólar al mes, puedes ver fácilmente cómo puedes sacar el máximo partido a esta sencilla pero potente tecnología.

El mensaje de NFON en ASLAN

NFON es una de las empresas de referencia cuando se trata de hablar de comunicaciones en la nube, ya que ofrecen soluciones especiales para sectores específicos tal y como explicaron en el discurso que dieron en ASLAN, que es un evento de transformación digital que se celebró en Madrid los días 3 y 4 de abril.

César Flores Rodríguez, CSO de NFON, se encargó de hablar de las tendencias clave de la transformación empresarial comentando la evolución que han experimentado las comunicaciones en la nube en los últimos años. Un dato lo dice todo: actualmente hay 13 millones de extensiones de telefonía en la nube en Europa, pero es que en 2022 está previsto doblar esa cifra para llegar a los 26 millones.

También se refirió a los beneficios que aportan los sistemas de telecomunicaciones en la nube, mencionando que cada vez hay más dispositivos móviles y que la conectividad mejorará considerablemente en un futuro próximo. Y no solo eso, sino que ha aumentado el trabajo en remoto y el teletrabajo, al tiempo que se han desarrollado nuevas herramientas de comunicación y colaborativas, lo que explica que un 89% de las empresas creen que las UCaaS son imprescindibles y aportan funcionalidades avanzadas de colaboración.

Beneficios que merece la pena aprovechar

Muchas empresas piensan en la migración a la nube por varios motivos expuestos por César Flores Rodríguez en ASLAN:

– Disminuye el coste de compra de equipos y su mantenimiento
– Incrementa el número de funcionalidades
– Requieren un menor soporte técnico
– Reducción de gastos de viajes
– Garantiza la continuidad del negocio
– Aumenta la flexibilidad y escalabilidad
– Actualizaciones automáticas
– Permite una implementación más fácil

En definitiva, con las comunicaciones en la nube mejora la experiencia de usuario, el negocio se vuelve más digital, se facilita el trabajo en equipo, se ahorra en costes y los empleados tienen más movilidad. Un buen ejemplo de ello es Cloudya, un sistema en telefonía en la nube seguro, fácil de usar y que te da total independencia por el simple hecho de poder utilizarlo estés donde estés.

¿Por qué NFON?

NFON, con sede en Múnich (Alemania), ofrece servicios de calidad, muy fiables y funcionales para adaptarse a todo tipo de empresas. El contrato tiene una duración de 30 días sin permanencia y cuentan con una red de partners locales que entienden las necesidades del mercado y están al lado del cliente. Te animamos a visitar su página web para ampliar la información.

Planifica tu mensaje

Mientras que la comunicación oral suele ser más directa y espontánea, la comunicación escrita por correo electrónico te permite planificar antes de tiempo qué es lo que quieres decir exactamente. Esto supone hacer reajustes en el mensaje, cambiar algunas palabras, corregir partes del texto con el objetivo de lograr un resultado final positivo.
Antes de enviar un correo electrónico, puedes releerlo dos veces para comprobar que todo está perfecto desde el punto de vista formal y de fondo: no sólo importa lo que quieres decir sino también, cómo lo dices. Para tener una visión general de tu correo electrónico léelo en voz alta. Te será de gran ayuda.

Es recomendable centrar la atención en un único punto clave por correo electrónico con el objetivo de simplificar el mensaje y que sea claro. De lo contrario, se pueden producir confusiones. La idea principal del artículo debe quedar contenida en el primer párrafo.

Concreta el asunto del mensaje

El asunto del mensaje debe de reflejar de una forma gráfica en un máximo de seis palabras la razón de ser de esa comunicación escrita. Ten en cuenta que el asunto también comunica por sí mismo en tanto que atrae la atención del lector o por el contrario, la distrae.

En un correo electrónico es muy importante que no des nada por supuesto. Por ejemplo, si te gustaría que el destinatario te confirmara que ha recibido el correo electrónico, no dudes en hacer tu petición al final de tu mensaje. Evita realizar ningún tipo de broma por correo electróncio ya que una broma puede no quedar del todo clara al realizarse por escrito. Del mismo modo, evita discutir asuntos muy confidenciales a través de correo electrónico. Para ese tipo de asuntos concreta una reunión presencial.

Para asuntos que requieran una urgencia especial puede ser preferible que busques otras formas de comunicación directa, por ejemplo, el teléfono. De lo contrario, el tiempo de espera puede producir intranquilidad y nerviosismo, emociones que también interfieren de una forma negativa en la comunicación interpersonal.

Respeta la estructura básica de las frases gracias a la construcción de sujeto, verbo y predicado. Tener este esquema claro en la mente es útil para evitar dar rodeos innecesarios que suman interferencias en el diálogo escrito. Potencia la amabilidad en el trato pero dejando que el correo electrónico muestre siempre tu modo de ser natural. Aunque existen fórmulas hechas es mejor que personalices tus mensajes de acuerdo a tu punto de vista.

Haz preguntas abiertas

Realiza preguntas directas y abiertas sobre aquello que quieres saber. Las preguntas abiertas dejan más margen abierto de respuesta que las cerradas. Hacer preguntas es útil para no dar las cosas por supuestas. Si tu correo es la respuesta a otro mensaje que has recibido previamente entonces léelo con calma en un momento de tranquilidad. El mensaje interpretado a partir de esas palabras puede ser totalmente distinto en función del momento concreto. Tampoco envíes un correo electrónico cuando estés enfadado porque el destinatario lo notará.

Además, Jabber presenta varias funcionalidades entre las que se encuentran, por ejemplo, la posibilidad de mostrar y compartir archivos mientras se está celebrando la videoconversación, permitiendo que los archivos como presentaciones en PowerPoint puedan ser vistos por todos al mismo tiempo en la reunión online. Una visualización del documento que, incluso, permite a los asistentes a la videoconferencia poder modificarlo, siempre y cuando el propietario del documento permita su modificación.

De esta herramienta, igualmente, cabe destacar su sistema de reconocimiento de voz, que es de los más innovadores de los presentes en el mercado, ya que facilita a la cámara que está enfocando a los asistentes saber hacia dónde se tiene que dirigir para enfocar a la persona que habla en cada momento en la videoconferencia, facilitando la visualización de las personas como si fuese un encuentro cara a cara, ya que se pueden observar las diferentes reacciones ante propuestas, negociaciones, cierres de acuerdos…

Aparte de estas ventajas, esta solución de Cisco presenta una serie de beneficios para las empresas que se traducen, sobre todo, en ahorro y gestión de tiempo, puesto que no se tienen que realizar desplazamientos hasta el lugar de celebración de las reuniones tanto dentro como fuera de España y se pierde menos tiempo al poder efectuarse la conexión para la videoconferencia desde la propia empresa.

Esta nueva solución presenta además la ventaja de que las empresas pueden ahorrar tiempo al poder realizarse la reunión desde la sede en la que se encuentren sin tener que trasladarse, lo que supone igualmente un ahorro de costes en desplazamientos al lugar de celebraciones.

Asimismo, la solución permite ahorrar a las empresas en infraestructuras puesto que no necesitan invertir en infraestructuras, contribuyendo a su vez en que puedan ser más competitivas.

Otro aspecto y ventaja a tener en cuenta de esta nueva solución es su compatibilidad, ya que es compatible con los principales estándares y puede interoperar en formato estándar con los fabricantes más importantes como Cisco-tandberg, Radvision, Aethra o Polycom. Una compatibilidad que permite que cada empresa o cliente pueda elegir según sus necesidades o preferencias.