Es importante que una empresa seleccione los servicios de proveedores que se adaptan a sus necesidades. Pues bien, algunas medidas pueden ser claves para potenciar la estabilidad del proyecto y la gestión del tiempo. Por ejemplo, la elección de un proveedor de facturación electrónica es esencial para gestionar los documentos con seguridad. ¿Pero cómo elegir una alternativa concreta entre la oferta disponible en la actualidad? En Empresariados te lo contamos y te ofrecemos una guía con los aspectos clave para encontrar un sistema de facturación eficaz e intuitivo.
Antes de empezar hay que decir que el servicio que nos ocupa en este artículo es ideal para empresas que se dedican al transporte, mensajería y paquetería, además de aquellas que trasladan sus productos. Por ello, si tu empresa ofrece principalmente esos servicios, te recomendamos que pruebes este tipo de facturación electrónica con un proveedor de confianza, ya que el ahorro en tiempo y dinero es considerable, además de instaurar un sistema que funciona a las mil maravillas.
1. Alineado con la normativa legal y actualización continua
Es esencial que el proveedor ofrezca un servicio de calidad que cubre las necesidades de tu empresa. Pero, más allá de alinearse con las características de tu proyecto, debe cumplir con los requisitos legales indicados en cada momento en función de la normativa vigente en el lugar en el que se enmarca el negocio. En consecuencia, debe actualizarse si se produce cualquier cambio en relación con este tema.
Te recomendamos que contrastes toda la información que el proveedor ofrece sobre sí mismo. Accede a datos objetivos como, por ejemplo, su trayectoria, nivel de especialización y experiencia. En definitiva, es importante encontrar un proveedor que se define por un valor clave: la confianza. Facturo Por Ti ofrece un sistema de facturación electrónica con un alto nivel de personalización y precios flexibles. Dicho proveedor tiene, además, trece años de experiencia en el sector. Y cuenta con un complemento añadido: carta porte 3.0. Conviene indicar que este documento es clave en el sector del transporte.
2. Coste final (y su relación con el presupuesto disponible)
La facturación electrónica es una inversión que incide positivamente en una empresa. El factor económico no es el único que determina por sí mismo cuál es la elección más adecuada. Sin embargo, es un rasgo relevante que, junto con otras variables muy importantes, influye en la decisión final. Es decir, el proveedor elegido debe proporcionar una propuesta de calidad que sea acorde al presupuesto de la empresa. Aquellas opciones que exceden la capacidad de inversión, quedan fuera de las alternativas alcanzables.
3. Acompañamiento y resolución de incidencias: servicio de soporte
La facturación electrónica se presenta como una solución adaptada a las necesidades de una empresa. Para elegir la alternativa adecuada conviene hacer un diagnóstico preciso para determinar las prioridades de la entidad.
Por ejemplo, hay un dato clave: el nivel de facturación. Además, durante el periodo en el que una entidad empieza a utilizar una nueva herramienta, pueden surgir dudas e incidencias. ¿El proveedor ofrece el acompañamiento necesario para gestionar cualquier consulta a través de un buen soporte? Un asesoramiento inmediato aporta la cercanía necesaria en momentos de desorientación y confusión. ¿A través de que canales se desarrolla la comunicación? ¿Se ajustan a tus preferencias y necesidades? Por medio de los medios habilitados podrás resolver cuanto antes cualquier consulta.
4. Diferenciación: servicios de valor añadido
Si quieres elegir a un proveedor de facturación electrónica, compara varias propuestas disponibles en el mercado. Toma como referencia aquellos requisitos que desde tu punto de vista son una prioridad. Es decir, evalúa el servicio ofrecido por cada proveedor a partir de los parámetros que forman parte del esquema que utilizas como guía. Pues bien, no olvides una cuestión esencial: la diferenciación. ¿Cuál es la propuesta de valor específica de cada proveedor? ¿Proporciona algún servicio añadido que pueda ser de tu interés?
Por tanto, elegir un proveedor de facturación electrónica de confianza es una inversión muy importante para negocios y empresas. Sus servicios deben estar perfectamente acreditados a través de su nivel de especialización, su adaptación a la normativa vigente, su capacidad de adaptación al cambio y sus años de experiencia.
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Como seguramente ya sabrás, la factura de la electricidad ha cobrado más importancia si cabe en los últimos meses. Lo ha hecho porque el precio de la electricidad se ha disparado encareciendo considerablemente el importe a pagar, motivo por el cual las familias y las empresas se han puesto manos a la obra para reducir el coste al máximo.
Además de contar con unos hábitos de consumo de electricidad más apropiados, la solución también pasa por contar con tarifas de luz nocturnas que permiten ahorrar un buen puñado de euros. ¿Por qué? Pues por la sencilla razón de que es el horario más económico, el más recomendable para quienes pueden centrar la mayor parte del consumo eléctrico durante la noche.
Electricidad más económica en una franja horaria concreta
Estamos hablando de un precio del kWh muy interesante que normalmente se disfruta a partir de las 22:00 horas. Se puede conseguir gracias a las tarifas de luz con discriminación horaria, ya que las compañías eléctricas ofrecen distintos precios que varían en función de las horas del día en las que se lleva a cabo el consumo.
Normalmente hay un periodo punta, que es el que tiene los precios más elevados y se concentra en horario de tarde. Suele ir desde las 12:00 horas hasta las 22:00 horas en invierno, mientras que en verano suele ir desde las 13:00 horas hasta las 23:00 horas.
En el lado opuesto está el periodo valle, que beneficia a los consumidores gracias a unos precios más asequibles. Normalmente va desde las 22:00 horas hata las 12:00 horas en invierno, mientras que en verano suele ir desde las 23:00 horas hasta las 13:00 horas. Por ello, podemos afirmar sin miedo a equivocarnos que una tarifa de luz nocturna puede ayudarte a pagar mucho menos por tu factura de la luz, algo que sin lugar a dudas no solo beneficia a las familias, sino que también es fundamental para todo tipo de negocios, especialmente aquellos en los que se debe recurrir a un elevado consumo de electricidad.
Evidentemente, y a pesar de que las tarifas de luz nocturnas tienen ventajas muy evidentes, también existen perfiles de consumidores a los que no les interesa contratarlas. Es el caso de aquellas familias en las que hay varios miembros que pasan muchas horas de la tarde en casa, ya que lo más probable es que no puedan centrar su consumo en las primeras o en las últimas horas del día. Lo mismo sucede con aquellos negocios en los que los horarios se concentran en las franjas horarias de la tarde. Por ello es muy importante que elijas una tarifa de luz que mejor se adapte a ti.
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Uno de los aspectos más importantes en la contabilidad de una empresa es llevar un buen seguimiento de la facturación. Actualmente, es posible utilizar la factura en papel o también, el modelo electrónico. ¿Cuáles son las características de la factura tradicional? El soporte de la misma es el papel, además, es enviada al cliente a través del correo postal o también, es posible entregar esta factura en mano. El emisor de la misma también debe guardar una copia del documento.
La e-factura es el equivalente digital al soporte físico de ese documento que es enviado al destinatario a través de un medio electrónico.
Ventajas de la facturación digital
La facturación digital aporta ventajas importantes como, por ejemplo, un ahorro económico y también, aporta una forma de comunicación más inmediata. Esta inmediatez en el contacto también incrementa la gestión del tiempo que es tan importante para cualquier autónomo.
Desde el punto de vista de las semejanzas entre ambos tipos de facturas, ambas tienen la misma validez legal ya que además, la función de ambos documentos es el mismo. Se trata de un justificante que muestra la venta de un producto o un servicio determinado a un cliente.
Otras de las ventajas del uso de la e-factura son: un mejor acceso a la información, menor probabilidad de que la factura sea falsificada siempre que esté acompañada por la firma digital, mayor eficacia en un proceso de auditoría.
Utilizar un programa de facturación
Todavía hay muchos pequeños negocios que no utilizan la factura online porque sus proveedores envían las facturas en papel. Sin embargo, un programa de facturación online simplifica en gran medida el control de la contabilidad. En primer lugar, actualización del número de factura de forma automática, también es posible personalizar la factura con el logo de empresa y el emprendedor puede consultar los datos de facturación desde el ordenador o la Tablet. Debitoor es un programa de facturación diseñado para pequeñas y medianas empresas.
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Existen muchos clientes que antes de contratar un servicio deciden solicitar un presupuesto a distintos profesionales para elegir aquella opción que mejor se adapte a sus expectativas. Un presupuesto es una carta de presentación muy importante ante los potenciales clientes. El precio es importante en la elaboración de un presupuesto pero no es lo más importante puesto que existen clientes que valoran a aquellos profesionales que ofrecen un servicio diferenciado a modo de un valor añadido. Dedica tiempo a redactar este plan escrito del proyecto.
Información que debe incluir el presupuesto
Para elaborar un presupuesto en la realización de un proyecto para un cliente es importante que el freelance se marque un precio por hora de trabajo de acuerdo a los costes fijos que tiene como autónomo más la suma de costes variables. Es aconsejable que las tarifas personales muestren una coherencia con las tarifas manejadas por los profesionales de la competencia. ¿Qué precio poner a tus servicios profesionales? Una tarifa con la que sientas que valoras tu trabajo, tu experiencia profesional y tu formación.
Los datos que debe contener un presupuesto son: los datos de la empresa encargada de llevar a cabo ese proyecto, los datos del cliente que ha realizado el encargo, artículos solicitados en dicho presupuesto y datos económicos.
Información clara y concisa
Existen profesionales que cuando se trata de un presupuesto que requiere un gasto económico alto solicitan un pago adelantado al cliente. Todos estos detalles deben quedar siempre especificados por escrito.
Un presupuesto debe de ser lo más claro y preciso posible. Por esta razón, debe incluir también información sobre gastos en material de trabajo. Revisa tu presupuesto antes de entregarlo al cliente para poder realizar posibles cambios. Valora si tienes la posibilidad de explicar en persona al cliente los datos del presupuesto para poder resolver cualquier posible duda que tenga.
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Cada vez son más los emprendedores que apuestan por la facturación electrónica como medio de organización de los documentos en la empresa. La factura electrónica es el documento digital equivalente a la facturación en papel y se envía a través de medios electrónicos. Para realizar la factura electrónica, deben rellenarse todos los datos que se completan en la factura tradicional en papel. Dicho documento se guarda en formato electrónico, se firma digitalmente y se envía al destinatario.
Puntos positivos de la facturación electrónica
Una de las grandes ventajas de este tipo de factura es el ahorro que aporta en gastos de impresión en papel, compra de sobre y sellos. El ahorro en los costes es un valor a tener en cuenta ya que además de ser una forma más económica de organización, no implica renunciar a la eficiencia.
Pero además, la factura electrónica también ofrece inmediatez en la comunicación con el receptor, eliminando las esperas de tiempo propias del correo tradicional. También se reduce el espacio necesario para la organización de facturas en papel.
Formato de la factura electrónica
A través de la simplificación en la organización también se reducen las posibilidades de cometer posibles errores humanos ya que se automatizan los procesos de administración en la empresa. La facturación electrónica ofrece facilidades de consulta al poder buscar un documento específico en cualquier momento. Esta forma de facturación potencia el compromiso con el medio ambiente a través del cuidado responsable de la naturaleza.
Una factura electrónica también es más segura que la facturación en papel ya que se reduce el riesgo de posible falsificación del documento. Uno de los formatos más frecuentes que se utilizan para el envío de una factura a un destinatario indidivual o una pyme es el PDF.
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Existen distintos tipos de facturación, cada tipo de factura tiene una finalidad específica. Las facturas ordinarias son aquellas a través de las que se especifica la venta de un producto determinado o el ofrecimiento de un servicio. Este justificante fiscal es el documento de facturación más utilizado por las empresas y los autónomos. Una gestión eficaz de las empresas permite llevar la contabilidad de un negocio al día.
Las facturas rectificadas
Las facturas rectificativas son aquellas cuya finalidad es la subsanación de un error cometido en facturas anteriores. Por ejemplo, puede realizarse esta factura cuando se especifica la devolución de un producto determinado. En todas las facturas de este tipo debe justificarse dicha rectificación aportando la causa que así lo acredita.
Otro tipo de documento de facturación utilizado de forma habitual es la factura recapitulativa ya que este tipo de documento permite emitir en una factura datos relacionados con un mismo destinatario. En cuyo caso, es posible utilizar una factura de estas características cuando las operaciones comerciales con un mismo destinatario corresponden a un mismo mes natural. Una de las funciones de esta factura es la agrupación de varias operaciones, por lo que este documento tiene una función de sistematización.
Duplicado de la factura
Otro tipo de documento habitual en la facturación es el duplicado de la factura. La copia de la factura es exactamente igual a la original salvo que en dicho justificante consta que se trata de la copia. Este tipo de factura es especialmente útil en caso de que se haya perdido el ejemplar original. Siempre debe de constar que se trata de un documento duplicado haciendo constar el término «duplicado». Por ley, también es posible emitir una factura de este tipo cuando existen varios destinatarios.
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En tiempos de crisis económica, existen empresas que hacen frente a situaciones de impago por parte de algunos clientes. Cuanto antes se actúa en este tipo de casos, más posibilidades hay de cobrar la deuda. ¿Qué puedes hacer para cobrar las facturas pendientes?
Comunicar la información al cliente
Es muy importante establecer un contacto cordial con el cliente para comunicarle la información de deuda. En ese caso, es aconsejable esperar al menos siete días para esperar la respuesta antes de establecer el siguiente contacto.
Es muy importante hacer un seguimiento habitual de la facturas para tener identificadas aquellas que están pendientes de cobro. En caso de que el cliente no responda a los mensajes, puede ser positivo hacer un requerimiento formal a través de un burofax. Otra alternativa posible es enviar el mensaje a través de una carta por correo certificado.
En ocasiones, puede ocurrir que el cliente quiera afrontar la deuda pero en ese momento, tenga dificultades para ello. En ese caso, la empresa puede ofrecer facilidades de pago con el objetivo de saldar la deuda. Una opción posible es la de pagar a plazos en cantidades más pequeñas.
Empresas de recobro de deudas
Es posible delegar el asunto en manos de una empresa de recobro de deudas. La ventaja que plantea esta opción es que se trata de empresas que conocen técnicas especializadas para lograr este objetivo. La opción de contactar con una empresa de este tipo es especialmente recomendable para aquellos negocios que no quieren estar pendientes de contactar constantemente con el cliente que tiene un impago. Es fundamental elegir a una empresa que respete la legalidad y que tenga una ética empresarial sólida.
Ante una situación de este tipo, también puedes consultar el caso con un abogado con el objetivo de obtener asesoramiento sobre las distintas opciones posibles de actuación en un caso de estas características.
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Cuando se pone en marcha una empresa sin haber emprendido con anterioridad o una persona se da de alta como autónomo, hay muchos aspectos legales, fiscales… que no se conocen. Pueden parecer complejos, aunque en realidad no lo son tanto. Sin embargo, para una buena parte de los emprendedores hay un elemento que genera muchas dudas: hacer una factura.
Y es que, evidentemente, tiene que estar bien hecha para que no haya ningún problema porque en este documento se recogen todas los datos de la operación que se ha realizado con otra empresa o autónomo por los productos vendidos o servicios prestados.
Contenido
Lo primero que hay que tener en cuenta para emitir la factura es que ya se hayan finalizado todos los procesos para darse de alta como autónomo o de constitución de la empresa. Tras este paso, ya se pueden empezar a emitir las facturas.
En ella deben figurar unos datos básicos como el nombre del autónomo o de la empresa, la dirección completa, el DNI o el NIF, según proceda. Por supuesto, no hay que olvidarse de la fecha.
Igualmente, se debe fijar la cantidad económica del servicio o producto que se ha vendido y aplicar los impuestos que correspondan. En este caso, hay que tener presente que, por ejemplo, los autónomos tienen que aplicar una retención del IRPF del 21% sobre el importe total de la factura. Si la actividad no está exenta de IVA, hay que aplicar el 21% de IVA. De esta manera, se reflejará el importe total.
Estructura
Aparte de incluir los datos, la factura debe tener una mínima estructura para que esté todo organizado y se entienda con claridad.
Una buena opción es colocar en la parte superior los datos identificativos del autónomo y de la empresa con el nombre y apellidos, dirección y DNI o NIF. Posteriormente, se puede colocar la fecha de la factura y el número, que debe guardar un orden correlativo.
A continuación y en otro lateral de la parte superior se tienen que incluir los datos identificativos de la persona o empresa a las que se va a facturar. Estos datos deben ser el nombre de la empresa o de la persona o bien el representante, la dirección postal y el DNI o NIF.
Debajo y por la parte central de la hoja o folio se deben ya incluir otros datos como el concepto en el que hay que especificar el servicio o producto que se vende, así como el coste final del servicio. A continuación hay que añadir, según proceda, la retención del IRPF y el IVA y el importe total que resulte de esa operación.
Finalmente, se debe aludir a la forma de pago. Si es por domiciliación bancaria se tiene que incluir el número de cuenta. Y con estos pasos ya estaría totalmente lista.
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Muchos trabajadores tienen el gran problema de que al llegar a final de mes, reciben una factura de teléfono elevada. De por sí, ser autónomo es un proceso costoso en tanto que el trabajador tiene muchos gastos a su cargo. ¿Cómo puedes reducir tu factura de teléfono?
En primer lugar, dando paso al correo electrónico como forma de comunicación. Está claro que para comunicarte a través del correo no puedes esperar hasta el último momento para concertar una cita. En ese caso, planifica tu agenda y cada mañana, dedica una hora a actualizar todas las gestiones que tienes a través del correo. Por otra parte, gracias a los avances tecnológicos, hoy día, también es posible tener conversaciones a través de internet gracias a Skype, por ejemplo.
Por otro lado, también existen compañías que ofrecen contratos específicos para autónomos, pero antes de elegir una opción, compara los servicios, los precios y las ventajas que te reportan diferentes operadoras. Antes de firmar un contrato lee muy bien la letra pequeña para informarte en todos los sentidos. Además, cuando llames por teléfono a alguien apuesta por la brevedad. En caso de necesitar de una conversación más extensa es mejor concretar una reunión cara a cara. Está claro que esa posibilidad se reduce en caso de querer hablar con alguien que está a kilómetros de distancia. Pero precisamente para ese tipo de situaciones, Skype se convierte en un buen ejemplo.
En algunos casos, por ejemplo, con personas con las que tienes mucha confianza también puedes recurrir a mandar un mensaje de texto en vez de llamar. En general, antes de marcar un número de teléfono, es adecuado que te preguntes, si de verdad, esa llamada es importante o se puede posoponer. En caso de que se pueda posponer, entonces, significa que no es tan urgente.
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