1. Impuntualidad en las reuniones de trabajo: el que llega a última hora

Aunque cualquier profesional es consciente en teoría de que la puntualidad es un valor que mejora el clima de trabajo, la impuntualidad resulta prácticamente inevitable cuando a una reunión asiste un grupo amplio de personas. En ese caso, suele haber alguien que rompe con el ritmo inicial al llegar más allá del plazo previsto.

2. Interrupciones tecnológicas: teléfonos que suenen en el momento más inoportuno

En la actualidad, la gestión del tiempo en las reuniones de trabajo también está condicionada por otras variables externas de tipo tecnológico. En realidad, esas interrupciones son el reflejo del uso inadecuado que algunos profesionales hacen del teléfono. De este modo, existe otra circunstancia que se repite de forma habitual en las reuniones de trabajo, así como también sucede en tantos espacios culturales: llamadas de teléfono que suenan en el momento más inesperado.

3. Personas que intentan ocupar todo el espacio de la reunión

Es importante que las intervenciones en las reuniones de trabajo muestren un equilibrio. A este respecto, conviene señalar que esa expectativa se rompe con relativa frecuencia en la práctica. Especialmente, si uno o varios profesionales aspiran a ocupar un tiempo excesivo con sus aportaciones (sin tener en cuenta que hay otros profesionales que también tienen mucho que añadir).

4. Personas que desconectan del tema de la reunión

En ese caso, conviene analizar cuál es la causa por la que se repite esa situación. A veces, una planificación ineficaz incrementa el riesgo de que eso suceda. Por ejemplo, cuando las reuniones se vuelven interminables y la hora de cierre no se concreta con anticipación, algunos profesionales se desmotivan cuando conocen una próxima convocatoria que consideran totalmente improductiva.

5. Comportamientos negativos que no cambian

Algunos gestos no se producen de forma ocasional, sino que se repiten constantemente en distintas reuniones. De este modo, se vuelven previsibles para los demás. Pero quien comete dichas acciones parece no tomar conciencia de cómo influyen esos gestos en la evolución de las reuniones de trabajo. De este modo, algunos patrones repetidos hacen que se encasille o etiquete a un profesional en un rasgo específico.

6. Asistentes que toman apuntes como en una clase de universidad

Hacer anotaciones en una reunión de trabajo es un proceso positivo. De hecho, permite documentar la información clave y hacer un registro de los temas principales del encuentro. Sin embargo, algunos profesionales tienen un nivel de exigencia tan elevado que toman apuntes como si se estuviesen preparando para un próximo examen.

7. Interrumpir el turno de palabra de otros compañeros

Finalmente, hay otro comportamiento al que dedicamos una atención especial al finalizar el artículo: interrumpir el turno de palabra de otros compañeros es un hecho que se repite con relativa frecuencia en equipos de empresas y negocios.

Por tanto, estas son algunas de las situaciones que se producen en las reuniones presenciales de trabajo. La percepción en torno al impacto y el nivel de importancia de cada una de ellas es subjetiva. Es decir, no todos los participantes tienen la misma visión sobre el alcance de la impuntualidad y cómo interfiere en un espacio que está integrado por un grupo de varias personas. ¿Qué otros comportamientos quieres añadir y comentar para ampliar la lista de ejemplos mencionados en el post?

1. Un espacio flexible que puede alquilarse por horas

Un entorno profesional potencia la marca personal del experto que utiliza las instalaciones. Pues bien, una de las principales ventajas que ofrece el contexto es que puede utilizarse en un horario concreto. Los integrantes del coworking tienen la posibilidad de reservar el entorno durante un número de horas específico a lo largo del año.

2. Privacidad

Una de las desventajas del trabajo en un coworking es que las zonas comunes no ofrecen un contexto plenamente seguro para proteger la información confidencial sobre un próximo proyecto. La sala de reuniones, por su parte, es un escenario que crea un marco práctico para mantener un encuentro con proveedores, profesionales o contactos de trabajo.

3. Gestión del presupuesto

El coworking posiciona su oferta en las ciudades y también avanza en el entorno rural. Su enfoque colaborativo proporciona un beneficio añadido desde el punto de vista económico. Es decir, es una propuesta que potencia el ahorro puesto que el profesional utiliza los recursos que tiene a su disposición durante el tiempo estrictamente necesario.

La flexibilidad del servicio también se aplica al alquiler de una sala de reuniones que está perfectamente acondicionada y equipada con los medios técnicos más desarrollados. Conviene puntualizar que los servicios de un coworking no solo se dirigen a aquellos profesionales que utilizan las instalaciones con frecuencia. El ahorro es un objetivo positivo en el proyecto de vida profesional de autónomos, emprendedores y perfiles creativos. Y el coworking es una solución a medida de las necesidades de quien demanda una sala para mantener un encuentro profesional con otras personas.

4. Evitar las interrupciones externas

Para que una reunión evolucione positivamente de principio a fin, conviene crear el entorno adecuado. Por ejemplo, es recomendable favorecer el silencio y evitar las interrupciones para nutrir el diálogo y la escucha. La sala de reuniones de un coworking ofrece un espacio propio a aquellos profesionales que buscan un entorno perfectamente diseñado para gestionar entrevistas, procesos de formación y encuentros.

Los asistentes a la reunión disfrutan de las condiciones deseadas para concentrarse plenamente en el objetivo final. Interactúan en un lugar que tiene un mobiliario cómodo y una distribución que se alinea con la propia esencia de la reunión.

5. Una ubicación estratégica

Una de las características de un espacio coworking, ubicado en un pueblo o en una ciudad, es que se enmarca en una localización estratégica. Es decir, su posición en el mapa le ofrece una excelente visibilidad puesto que las instalaciones están perfectamente comunicadas con diferentes itinerarios. Un contexto que incide positivamente en la perspectiva de una reunión de negocios a la que asisten varias personas.

6. Es fácil gestionar las reserva en la fecha prevista

Una reunión debe contar con una planificación adecuada. Sencillamente, la organización es determinante para conseguir el objetivo que está vinculado con ese próximo encuentro. Pues bien, conviene puntualizar que la reserva de la sala en un coworking se gestiona con facilidad. Es un trámite sencillo que puedes llevar a cabo si quieres disponer del lugar en una fecha concreta.

No todas las empresas cuentan con una sala de reuniones integrada en las instalaciones de la entidad. Y no por ello deben renunciar a la comodidad y a la imagen profesional de un entorno perfectamente equipado con la última tecnología. Una sala que, además, cuenta con una decoración muy cuidada.

1. Hacer un seguimiento de los proyectos

Las reuniones se programan de forma periódica en la empresa, con una frecuencia establecida que se adapta a las necesidades del proyecto. Cada encuentro se convierte en una oportunidad para hacer un seguimiento de los objetivos alcanzados en el trabajo en equipo y anticipar las próximas tareas.

2. Comunicación interpersonal y visión de equipo

La palabra equipo se utiliza con mucha frecuencia en el ámbito de la empresa sin que el término refleje, verdaderamente, su sentido pleno en el contexto corporativo. Un equipo es dinámico y experimenta un proceso de cambio constante. Necesita nutrirse, fortalecerse y alimentarse por medio de ingredientes que potencian la creatividad, el intercambio de información, el feedback y la empatía. Las reuniones proporcionan un espacio que refuerza los cimientos de la comunicación y el sentido de pertenencia.

3. Búsqueda de soluciones

Algunas empresas programan reuniones semanales, aunque el tiempo establecido para concretar la fecha del próximo encuentro debe adaptarse a las variables de cada entidad. En cualquier caso, las reuniones ofrecen un enfoque práctico. Por ello, son esenciales para no posponer asuntos pendientes y buscar soluciones. La aportación de distintos puntos de vista y la intervención de los profesionales que forman un equipo multidisciplinar generan diferentes alternativas que enriquecen el plano de la acción.

4. Crear un buen clima de trabajo

Las reuniones de trabajo, por sí mismas, no mejoran el clima laboral en la empresa. Sin embargo, influyen positivamente en el ambiente laboral cuando se desarrollan de forma eficaz. En ese caso, su sentido se contextualiza más allá del periodo de duración. La despedida también manifiesta la importancia que la inteligencia emocional presenta en el entorno empresarial como medio para reforzar el compañerismo y crear confianza.

5. Colaboración

Aunque el término equipo esté tan integrado en el ámbito corporativo actual, el verdadero reto de las empresas es crear un entorno adecuado para la formación de un grupo verdaderamente cohesionado. Y la colaboración es uno de los ingredientes que caracteriza a un sistema que avanza de manera coordinada para lograr metas comunes. Las reuniones eficaces son aquellas que no adoptan un enfoque individualista, sino que favorecen la colaboración entre los asistentes.

6. Reducir imprevistos en los procesos de trabajo

Las empresas organizan reuniones de trabajo de forma periódica, entre otros motivos, porque afrontan diferentes procesos. De este modo, las fechas en las que se reúne el equipo son esenciales para hacer un seguimiento de los proyectos desde un enfoque proactivo. Por ejemplo, es posible anticipar imprevistos y factores adversos para seleccionar las soluciones indicadas en cada caso.

7. Liderazgo

El liderazgo es uno de los factores esenciales en el trabajo en equipo. Aporta dirección, perspectiva, coherencia y acompañamiento. La reunión de trabajo es uno de los espacios en los que el líder tiene la oportunidad de fortalecer la comunicación, la colaboración y la confianza con el grupo.

8. Romper la rutina de trabajo

Aunque la planificación y la creación de una rutina son tan importantes en el ámbito profesional, también es positivo encontrar espacios para crear un punto de inflexión y romper el ritmo habitual de la jornada. La asistencia a una reunión de trabajo, la participación en ese espacio y el recuerdo posterior amplían la zona de confort.

Por tanto, las reuniones de trabajo aportan numerosos beneficios en empresas y negocios. Por ello, no solo se desarrollan de forma presencial, sino que también se programan en el entorno online. Pero las ventajas dependen, en definitiva, del nivel de eficacia de cada encuentro.

1. Reuniones efectivas en un coworking

El crecimiento de los espacios coworking muestra el éxito de instalaciones que ofrecen soluciones a medida de cada proyecto. Por ejemplo, un coworking ofrece la posibilidad de programar una reunión en una sala que se integra en las instalaciones. Es decir, aunque hay zonas que se comparten con otros coworkers, también es posible reservar una sala de reuniones en un horario concreto. Algunos profesionales trabajan principalmente desde casa, sin embargo, necesitan contar con un espacio complementario para gestionar otras tareas.

2. En las instalaciones de la empresa: la opción más habitual

Es una de las opciones más habituales: las reuniones se llevan a cabo en el propio edificio que enmarca la rutina en la que transcurre el proyecto corporativo. El interior presenta una estructura que está compuesta por áreas diferenciadas que cumplen con distintas funciones. Pues bien, también hay un lugar que está perfectamente equipado para llevar a cabo reuniones eficientes en un entorno práctico y cómodo.

3. Reuniones online (habituales en el teletrabajo)

El uso de la tecnología ha transformado la comunicación en el ámbito empresarial (y no solo cuando las reuniones transcurren a distancia). De hecho, es habitual presentar los datos de forma visual en encuentros que se desarrollan de manera presencial en las instalaciones de la entidad. Sin embargo, las sesiones online pueden agilizar numerosas tareas, optimizar la gestión del tiempo y simplificar el contacto con profesionales con talento que no residen en el entorno cercano. Las reuniones online son habituales en el teletrabajo, por ejemplo.

5. Restaurantes para organizar reuniones de trabajo

Una reunión de trabajo se desarrolla en un entorno formal. Sin embargo, la dinámica del encuentro también puede tener un componente gastronómico. Así sucede, por ejemplo, en una comida de negocios que pone el foco en la elección de un buen restaurante. Sin duda, este tipo de negocio también es centro de la vida social y del ocio como muestran los numerosos planes que amigos y familiares disfrutan en celebraciones, cumpleaños y fines de semana. Sin embargo, aquellos restaurantes que se adaptan perfectamente al contexto de las reuniones de trabajo tienen un ambiente elegante, relajado, formal y sofisticado.

4. Hoteles para organizar reuniones de trabajo (una opción frecuente en grandes ciudades)

Muchos hoteles son un ejemplo de innovación al adaptarse a nuevas necesidades y llegar a nuevos perfiles de clientes. Son negocios que no solo se integran en el sector turístico, como símbolo de descanso y bienestar personal. Muchos hoteles también están muy vinculados con el mundo corporativo como espacios en los que es posible desarrollar eventos, congresos y, por supuesto, reuniones de trabajo. Una de las ventajas de este espacio es su alto grado de atención al detalle. Es un escenario muy profesional que está a la altura de las expectativas que se contextualizan en la planificación de una reunión importante.

El éxito de una reunión de trabajo no solo depende del contexto en el que transcurre el encuentro. Sin embargo, el entorno no es un factor secundario puesto que influye directamente en la comunicación, en la imagen profesional y en el bienestar. Por ello, conviene señalar que existen otras soluciones que van más allá de la alternativa frecuente de programar sesiones en las instalaciones de la entidad. ¿Qué otros espacios quieres recomendar a continuación?

1. Conclusión, repaso de los puntos principales

Este puede ser un buen momento para concretar un pequeño repaso de los puntos más importantes de la sesión. Es decir, puedes elaborar un hilo conductor con las ideas principales que has enumerado y en las que has profundizado con más detenimiento durante el encuentro. Aporta este breve repaso a modo de recuerdo.

2. Cumplimiento del horario establecido

Quien organiza la reunión no solo debe mostrar su puntualidad en el inicio de la sesión, sino también en el desenlace. De hecho, es aconsejable que estos datos estén perfectamente indicados en la información de la convocatoria. De este modo, conforme se acerca la hora de cierre, el ponente puede hacer alusión a ese momento para, definitivamente, despedir la sesión en el tiempo señalado.

3. Agradecer la asistencia y la colaboración de los participantes

El final de una reunión de trabajo puede alienarse con distintos objetivos. Por ejemplo, es aconsejable cuidar la motivación de los asistentes. Aunque es habitual que el organizador dé por hecho que los participantes deben implicarse y colaborar, en realidad, conviene agradecer su presencia (aunque ya se haya hecho alusión a esta cuestión al inicio de la sesión).

4. Indicar cuáles van a ser los siguientes pasos

Una reunión de trabajo verdaderamente efectiva tiene una razón y un propósito. Por ello, tras haber vivido el encuentro en el que han intervenido todos los participantes, conviene especificar cuáles van a ser los siguientes pasos.

Aquellos que están en sintonía con los puntos tratados durante la sesión. Generalmente, toda reunión se integra en un calendario en el que las diferentes sesiones pueden analizarse dentro de un proceso. Es decir, es aconsejable indicar cuáles son las acciones que se van a implementar a partir de entonces puesto que también es posible hacer un seguimiento de esa información en la siguiente convocatoria. Durante una reunión de trabajo pueden abordarse tantas cuestiones importante que, en el momento del cierre, conviene poner atención en las ideas principales.

5. Cerrar los asuntos pendientes, clave en cada reunión

Como hemos mencionado, conviene tener en cuenta cuál es la hora de cierre de la sesión desde el inicio de la reunión. De este modo, es posible hacer una mejor gestión del tiempo. Es decir, es recomendable evitar poner toda la atención en un asunto y descuidar otras cuestiones que también son relevantes en el proyecto o en la empresa. Antes de despedir el encuentro, es fundamental cerrar los asuntos pendientes.

6. Despide la reunión con tranquilidad, no te marches deprisa a otro lugar

La urgencia ante el cumplimiento de próximas tareas y objetivos profesionales puede hacer que la persona abandone rápidamente la sala en la que se ha producido el encuentro. Sin embargo, siempre que sea posible, conviene evitar ese comportamiento. Ese momento también puede propiciar algunas conversaciones más distendidas que crean un clima positivo en el equipo de trabajo.

Sabemos que finalizar una reunión de trabajo no siempre es fácil, pero la propia experiencia aporta un aprendizaje necesario para mejorar la productividad y la eficacia de cada encuentro. Por ejemplo, también conviene destinar un espacio para atender una ronda de preguntas con dudas y propuestas que aportan distintos puntos de vista y enriquecen el diálogo.

1. Escucha

Es un ejercicio que alimenta la iniciativa para colaborar con los demás. Refuerza el ingenio y la observación de la realidad. La implicación de cada miembro del equipo es muy importante. Pero el enfoque es bidireccional. Es decir, la escucha es esencial durante el proceso creativo.

2. Inspiración

El contexto de la dinámica resulta inspirador para los profesionales que intercambian datos y perspectivas. Cada colaborador aprende por medio de la comunicación y la colaboración con los otros. Crean una secuencia de ideas que está compuesta por ingredientes que se retroalimentan. El planteamiento de algunas de esas aportaciones está directamente relacionado con el escenario que ha propiciado la reflexión.

3. Cohesión

Las grandes ideas se perfeccionan y se completan a través de la implicación de un equipo que no evoluciona desde el individualismo. El ejercicio tiene diferentes aplicaciones. Por ejemplo, puede orientarse hacia la búsqueda de una solución eficaz ante una dificultad perfectamente identificada. Del mismo modo, el intercambio de información eleva el nivel de calidad de un proyecto.

Es una propuesta que alimenta el desarrollo individual y fortalece el equipo. Es decir, cada miembro del grupo encuentra un lugar en el que expresar sugerencias y recomendaciones. Pero cada aportación se lleva a cabo en colaboración con los demás.

4. Crea una base para seguir avanzando

Es probable que algunas de las propuestas presentadas no sean viables en la práctica. La amplia lista de alternativas ayuda a poner en perspectiva las ideas más sugerentes y a descartar otras posibilidades. Sin embargo, el ejercicio crea una base y una estructura sobre la que seguir avanzando. El planteamiento inicial puede llegar a desarrollarse de una manera más precisa en próximas reuniones.

5. Es una herramienta muy visual

Es recomendable utilizar recursos y herramientas para organizar la información con una estructura clara. Existen medios tecnológicos que destacan por su innovación en el ámbito laboral. Pues bien, el brainstorming aporta un método sencillo, práctico y efectivo. El resultado final muestra una fotografía del ejercicio creativo. Permite contrastar la información, resolver dudas y hacer un seguimiento del proceso.

6. Reforzar la implicación del grupo

Cuando un equipo presenta un alto nivel de cohesión, y trabaja de manera coordinada, está liderado por un profesional que influye positivamente en los demás. Pero un buen líder no solo acompaña durante el proceso de aprendizaje, sino que delega en los colaboradores para impulsar su desarrollo pleno. La lluvia de ideas da voz a quienes completan la lista de propuestas. Es decir, alimenta el compromiso, la motivación y la superación.

7. Una situación ofrece lecturas diferentes

Es mejor no cometer el error de percibir una situación desde una perspectiva limitante o reduccionista. Puede surgir la visión en forma de túnel cuando un profesional no mira más allá de su propio punto de vista. Incluso cuando los datos de un contexto describen de manera objetiva un escenario concreto, la interpretación no es única. Y el ejercicio de la lluvia de ideas así lo muestra. El proceso produce un efecto significativo en los participantes. Alimenta la mentalidad de crecimiento, la adaptación al cambio y el conocimiento.

Es una herramienta muy sencilla con la que están familiarizados profesionales de diferentes generaciones.

1. Se alinean con un objetivo

La agenda de la reunión contiene un esquema de los aspectos más relevantes. Es esencial que los asistentes conozcan cuál es el propósito del encuentro. De este modo, la atención se dirige hacia una misma dirección.

2. Propician el intercambio de ideas

Una reunión productiva es aquella en la que hay espacio para la búsqueda de soluciones. En consecuencia, el campo de posibilidades se amplía por medio de la aportación de propuestas, sugerencias y perspectivas. Es decir, existe una participación activa de los asistentes.

3. Aprovechamiento eficaz del tiempo

En numerosas ocasiones, la planificación teórica no se materializa en la práctica. Así sucede cuando una reunión se prolonga mucho más allá de la hora prevista para el cierre. Una sesión productiva, sin embargo, es aquella en la que existe una verdadera organización de los minutos.

4. Sirven para avanzar hacia el futuro

Las reuniones que no cumplen con su función esencial producen frustración en el equipo. Por el contrario, las sesiones productivas son esenciales para avanzar en proyectos, cerrar asuntos pendientes, implementar mejoras en el trabajo diario o llegar a acuerdos. En definitiva, existe un punto de inflexión a partir de ese proceso. Don decisivas para superar bloqueos, conquistar nuevas metas, hacer balance de los logros alcanzados y planificar otras estrategias.

5. Tienen un clima muy agradable

Las dificultades de comunicación se trasladan al contexto de la sesión. Por el contrario, la empatía, la asertividad, la colaboración, el respeto, la escucha y las habilidades de negociación enriquecen el clima de una reunión productiva en la que se resuelven los temas pendientes y se aclaran las dudas.

1. Brevedad

Conviene no prolongar la conversación de forma indefinida. Las sesiones de seguimiento son breves y, en consecuencia, deben concretarse con hora de inicio y de cierre. De este modo, los asistentes pueden integrar este compromiso en su agenda.

2. Momento oportuno

¿En qué momento conviene fijar una reunión de seguimiento? El tiempo elegido puede ajustarse a las necesidades y circunstancias de la empresa. Sin embargo, el horario de mañana resulta especialmente positivo para continuar con el trabajo a lo largo de la jornada.

3. Rellenar el acta de la reunión

Durante una reunión se comparte información de valor relacionada con el proyecto. Conviene realizar un registro del trabajo llevado a cabo. Y el acta permite clarificar los datos más relevantes del encuentro. ¿Qué puntos se han acordado? ¿Qué objetivos han quedado marcados? ¿Qué decisiones se han tomado? De este modo, cuando llegue el momento de asistir a la próxima reunión, es posible realizar un repaso del acta previa.

4. Pensamiento visual en las reuniones de trabajo

En una reunión de trabajo intervienen varias personas que profundizan en torno a objetivos comunes relacionados con el proyecto. Conviene utilizar la información visual para facilitar el diálogo y el entendimiento sobre dichas cuestiones. De este modo, el soporte utilizado se convierte en un medio práctico para clarificar dudas.

5. Definición del objetivo principal

La reunión de seguimiento enlaza con un objetivo que se convierte en el foco de atención durante todo el encuentro. Por ello, una óptima planificación implica concretar de antemano cuál es la meta. El objetivo a corto plazo está alineado con otro propósito a largo plazo.

Qué es el servicio de interpretación simultánea

El profesional realiza la interpretación de forma inmediata, es decir, traduce el mensaje expresado por cada uno de los participantes. Para ello, el intérprete se encuentra en un espacio específicamente diseñado para tal fin (una cabina perfectamente equipada con el material necesario).

Qué es el servicio de interpretación remota

Actualmente, muchas reuniones se llevan a cabo de forma online. Una fórmula que ofrece dos ventajas importantes: ahorro de dinero y de tiempo. Un tipo de interpretación que se contextualiza en este ámbito. El formato puede integrarse en el desarrollo de una videoconferencia.

Incluso cuando una persona tiene un buen nivel de inglés, puede sentirse más preparada para exponer datos, argumentaciones e ideas en su lengua materna. De este modo, el servicio del intérprete profesional es uno de los más valorados en encuentros en los que intervienen personas que hablan dos o más idiomas.

Breves encuentros con cada trabajador

La situación que un trabajador experimenta en la empresa puede evolucionar a lo largo de los años. Por ello, a través de este seguimiento es posible conocer aspectos relevantes como su nivel de motivación, su compromiso, cuáles son sus preocupaciones o qué mejoras cree que deben llevarse a cabo en un proyecto. Este tipo de reunión se caracteriza por la calidad de tiempo, aunque los encuentros one to one suelen ser breves, los minutos se aprovechan perfectamente.

Beneficios de las reuniones one to one en la empresa

Cada empleado tiene sus objetivos, prioridades y circunstancias. Para que una empresa pueda conocer aquello que para un empleado es importante en su día a día, debe hacer el espacio necesario para escuchar esta información. De este modo, una entidad puede conocer si el proyecto de vida profesional de un candidato está alineado con el deseo de evolucionar en dicha organización o, por el contrario, anhela una oportunidad en otro lugar.

La comunicación es uno de los ingredientes esenciales en el éxito de una empresa. Pero no todos los temas pueden tratarse con detenimiento en las reuniones de grupo. Por ello, las sesiones personalizadas tienen el propósito de complementar los encuentros del equipo que forman parte del calendario de empresa. Crean un entorno de confianza para el diálogo y el entendimiento.

1. Clarificar la información

Lo expuesto a través del lenguaje oral puede reforzarse con la información presentada en una pizarra que todos perciben desde sus asientos. De este modo, es posible plantear dudas y resolverlas contando con este medio de apoyo.

2. Interés

Existen muchas distracciones que pueden afectar al ritmo de una reunión. Las causas de interrupción son numerosas a nivel potencial. Sin embargo, es posible crear un hilo conductor en una reunión que tiene este soporte de apoyo.

3. Decoración de oficina

Una sala de reuniones profesional está perfectamente equipada con el mobiliario básico. Los recursos técnicos son esenciales en este entorno, pero esta innovación no sustituye a los medios tradicionales. Una pizarra es un elemento práctico que, además de cumplir con una función informativa, resulta muy decorativo.

4. Lluvia de ideas

La realización de una lluvia de ideas es una dinámica que, con frecuencia, se enmarca en el contexto de una reunión. De este modo, los participantes añaden sus aportaciones a una lista de opciones que gira en torno a un tema central. La pizarra ofrece el soporte necesario para que alguien escriba todas las ideas del grupo. Este intercambio de puntos de vista, para colaborar con un objetivo común, eleva la creatividad.

5. Organizar la información

No todos los datos expuestos durante el transcurso de la reunión tienen el mismo nivel de importancia. Conviene subrayar las ideas principales en la conclusión final de este encuentro. Pero, a su vez, es posible ordenar esos puntos en la pizarra para mostrarlos ante los presentes.

Reuniones para compartir información

El propósito principal de este tipo de reunión es hacer un intercambio de información en torno a un asunto mencionado en la convocatoria de este encuentro profesional. Un espacio en el que están los asistentes que pueden compartir datos e ideas en torno a la cuestión principal. Este es uno de los tipos de reuniones más frecuentes en cualquier proyecto.

Reuniones para negociar

El objetivo de una negociación crea un contexto de comunicación entre las partes implicadas en esta búsqueda de un acuerdo. Quienes inician este proceso de comunicación parten desde la propia motivación de lograr el fin previsto. Un buen acuerdo es aquel que ofrece una ventaja a ambas partes. Los implicados pueden tener altas expectativas respecto a este tipo de encuentro.

Reunión semanal o quincenal

Cada empresa concreta las reuniones con una frecuencia que está alineada con las propias necesidades de gestión, organización y comunicación. Reuniones habituales que refuerzan el trabajo en equipo. En este caso, este ritmo de reuniones queda perfectamente integrado en la agenda habitual del negocio.

Reuniones creativas

El ingrediente de la creatividad es un aspecto fundamental en el trabajo en equipo. Con el fin de alimentar este ingrediente en este escenario profesional, una empresa puede programar encuentros destinados a potenciar este recurso de la creatividad que puede dar lugar a nuevas propuestas y, por tanto, también a nuevos resultados. Esta reunión con el equipo fortalece esta creatividad a través del intercambio de información y el refuerzo positivo.

Por tanto, existen distintos tipos de reuniones de trabajo. La elección de una propuesta u otra depende del propio objetivo a alcanzar.

Como verás, no es complicado tener una sala de reuniones preparada para acoger a clientes y proveedores. Basta con tener claro lo que es imprescindible y estar dispuesto a invertir para que se convierta en un lugar cómodo y funcional.

Mobiliario

¿Qué sería de una sala de reuniones sin mobiliario? Directamente no existiría. En primer lugar, no puede faltar una mesa de reuniones, cuya dimensión dependerá de nuestras necesidades, y tampoco pueden faltar las sillas confidente. Como seguramente ya sabrás, es un tipo de silla perfecta para despachos y reuniones que se adapta a cualquier espacio gracias a su polivalencia.

Hay varios tipos de sillas confidente: de alto nivel, elegantes, discretas, acogedoras, apilables, tradicionales, coloridas… En función de lo que quieras transmitir, tendrás que decantarte por un modelo o por otro.

Otros muebles que no pueden faltar en una sala de reuniones son los que nos permiten almacenar objetos, como por ejemplo una estantería o una cajonera. Además, tampoco hay que descartar la posibilidad de incluir una mesa auxiliar que sirva como apoyo y complemento a la mesa principal.

Conectividad

Hoy en día la conectividad es un requisito indispensable en cualquier empresa. La digitalización ha llegado para quedarse y eso es algo que se percibe en cualquier negocio que quiere evolucionar. Es por ello que en una sala de reuniones no pueden faltar las conexiones eléctricas, las tomas de corriente y todo aquello que facilite la conexión a Internet y la conexión entre equipos para que puedan intercambiar información en tiempo real.

Pantallas interactivas

Si vas a comunicarte con otras personas a través de videoconferencias, deberías estudiar la posibilidad de instalar una pantalla interactiva como elemento indispensable para que esas reuniones virtuales puedan llevarse a cabo.

Proyector

Otra pantalla, aunque de otro tipo, es la que nos permite ver la información que queda reflejada gracias a un proyector con el que podemos compartir presentaciones con todos los asistentes.

Pizarra

Puede que no sea tan moderna como las pantallas interactivas o los proyectores, pero es evidente que las pizarras resisten al paso del tiempo por lo útiles que son en todo tipo de reuniones de trabajo. Además, la inversión que requiere es mínima si la comparamos con la que hay que llevar a cabo cuando se trata de productos electrónicos, ya que aparte de la pizarra solo se necesitan rotuladores y un borrador.

¿Sala cerrada, abierta o semiabierta?

Otra de las cuestiones que hay que plantearse es el tema de la privacidad que queremos durante las reuniones. En función de ello podemos preparar una sala para que sea cerrada, abierta o semiabierta.

Las salas abiertas se caracterizan por garantizar la máxima privacidad a nivel visual y acústico, por lo que solo hay ventanas que den al exterior. Todo lo contrario sucede con las salas abiertas, que son más habituales en startups y empresas jóvenes, mientras que las semiabiertas suelen ser salas acristaladas que buscan un equilibrio en la privacidad, ya que la acústica está garantizada, pero la visual no.

Refuerzo de la información

Cuando cuentas con un soporte visual para presentar tu discurso, no solo dispones del potencial de tu palabra y de tu lenguaje corporal, sino que también cuentas con el complemento de la presentación gráfica de tus ideas. Esto hace que la presentación sea más atractiva.

Mejora la concentración y la atención

Uno de los riesgos de las reuniones de trabajo es que el prolongarse en el tiempo más de lo deseado, la atención de los asistentes se disperse. A través del hilo conductor de la presentación visual es más fácil seguir el desarrollo de la argumentación.

Claridad

El ámbito de la comunicación es complejo porque no siempre aquello que uno dice es exactamente lo que entiende el otro. Sin embargo, la representación en imágenes del objeto tratado facilita la interacción y la retroalimentación en torno a ese asunto particular. Esta representación gráfica de la realidad da forma al contenido expresado.

Planificación

El inicio de una reunión de trabajo comienza incluso antes de la hora prevista puesto que puedes anticiparte a ese momento a través de la planificación. Puedes seleccionar qué recursos vas a utilizar en la presentación y gracias a esta planificación también puedes visualizar el momento antes de que se produzca.

Por tanto, el pensamiento visual incrementa además el nivel de creatividad de los protagonistas en una reunión de trabajo en la empresa.

Cómo debe ser la sala de reuniones

La sala de reuniones debe contar con un buen sistema de comunicaciones. Por ejemplo, buena conexión a internet y sistema de videoconferencia. Es importante que esta sala de reuniones tenga amplios ventanales para una buena iluminación natural y un óptimo sistema de ventilación. Por otra parte, también es recomendable que la sala esté insonorizada para que las conversaciones en equipo no puedan alterar el ritmo de trabajo en otras estancias de la empresa.

Generalmente, en las salas de reuniones es recomendable que haya mobiliario acondicionado que cumpla la función de almacenaje para guardar el material de trabajo. La sala de reuniones tiene una función variada. Allí puedes organizar reuniones de trabajo, entrevista de empleo, formación y charlas. Si la sala de reuniones es amplia, algo que depende del aforo, es recomendable integrar un buen equipo de sonido. El micrófono facilita la audición de los asistentes.

Existen distintas formas de distribuir el espacio en una sala de conferencias. Sin embargo, lo ideal es hacerlo en forma de cículo o «u» para que los asistentes puedan visualizarse entre sí mientras mantienen la conversación.

Otras condiciones de la sala de reuniones

Es recomendable que en la sala haya varias tomas eléctricas porque puede ocurrir que los asistentes acudan con varios ordenadores portátiles al encuentro profesional. Además, para colocar la pantalla del proyector es conveniente analizar la propia posición de la luz en la sala para evitar el reflejo.