Existen distintos tipos de reuniones que se desarrollan en el marco de la empresa. Los encuentros que están centrados en el seguimiento de un proyecto son especialmente importantes. Permiten realizar un registro de la evolución del mismo. ¿Cómo organizar sesiones eficientes? En Empresariados compartimos algunas ideas.
1. Brevedad
Conviene no prolongar la conversación de forma indefinida. Las sesiones de seguimiento son breves y, en consecuencia, deben concretarse con hora de inicio y de cierre. De este modo, los asistentes pueden integrar este compromiso en su agenda.
2. Momento oportuno
¿En qué momento conviene fijar una reunión de seguimiento? El tiempo elegido puede ajustarse a las necesidades y circunstancias de la empresa. Sin embargo, el horario de mañana resulta especialmente positivo para continuar con el trabajo a lo largo de la jornada.
3. Rellenar el acta de la reunión
Durante una reunión se comparte información de valor relacionada con el proyecto. Conviene realizar un registro del trabajo llevado a cabo. Y el acta permite clarificar los datos más relevantes del encuentro. ¿Qué puntos se han acordado? ¿Qué objetivos han quedado marcados? ¿Qué decisiones se han tomado? De este modo, cuando llegue el momento de asistir a la próxima reunión, es posible realizar un repaso del acta previa.
4. Pensamiento visual en las reuniones de trabajo
En una reunión de trabajo intervienen varias personas que profundizan en torno a objetivos comunes relacionados con el proyecto. Conviene utilizar la información visual para facilitar el diálogo y el entendimiento sobre dichas cuestiones. De este modo, el soporte utilizado se convierte en un medio práctico para clarificar dudas.
5. Definición del objetivo principal
La reunión de seguimiento enlaza con un objetivo que se convierte en el foco de atención durante todo el encuentro. Por ello, una óptima planificación implica concretar de antemano cuál es la meta. El objetivo a corto plazo está alineado con otro propósito a largo plazo.