El final de una reunión de trabajo es muy importante porque, con frecuencia, lo que ocurre cerca de la hora de cierre se recuerda con más nitidez que aquello que sucede al inicio de la sesión. Una excelente gestión de las reuniones supone cuidar todos los aspectos del encuentro. Por ello, la finalización adquiere una relevancia especial. ¿Cómo cerrar las reuniones con el equipo para que la comunicación sea verdaderamente efectiva?
1. Conclusión, repaso de los puntos principales
Este puede ser un buen momento para concretar un pequeño repaso de los puntos más importantes de la sesión. Es decir, puedes elaborar un hilo conductor con las ideas principales que has enumerado y en las que has profundizado con más detenimiento durante el encuentro. Aporta este breve repaso a modo de recuerdo.
2. Cumplimiento del horario establecido
Quien organiza la reunión no solo debe mostrar su puntualidad en el inicio de la sesión, sino también en el desenlace. De hecho, es aconsejable que estos datos estén perfectamente indicados en la información de la convocatoria. De este modo, conforme se acerca la hora de cierre, el ponente puede hacer alusión a ese momento para, definitivamente, despedir la sesión en el tiempo señalado.
3. Agradecer la asistencia y la colaboración de los participantes
El final de una reunión de trabajo puede alienarse con distintos objetivos. Por ejemplo, es aconsejable cuidar la motivación de los asistentes. Aunque es habitual que el organizador dé por hecho que los participantes deben implicarse y colaborar, en realidad, conviene agradecer su presencia (aunque ya se haya hecho alusión a esta cuestión al inicio de la sesión).
4. Indicar cuáles van a ser los siguientes pasos
Una reunión de trabajo verdaderamente efectiva tiene una razón y un propósito. Por ello, tras haber vivido el encuentro en el que han intervenido todos los participantes, conviene especificar cuáles van a ser los siguientes pasos.
Aquellos que están en sintonía con los puntos tratados durante la sesión. Generalmente, toda reunión se integra en un calendario en el que las diferentes sesiones pueden analizarse dentro de un proceso. Es decir, es aconsejable indicar cuáles son las acciones que se van a implementar a partir de entonces puesto que también es posible hacer un seguimiento de esa información en la siguiente convocatoria. Durante una reunión de trabajo pueden abordarse tantas cuestiones importante que, en el momento del cierre, conviene poner atención en las ideas principales.
5. Cerrar los asuntos pendientes, clave en cada reunión
Como hemos mencionado, conviene tener en cuenta cuál es la hora de cierre de la sesión desde el inicio de la reunión. De este modo, es posible hacer una mejor gestión del tiempo. Es decir, es recomendable evitar poner toda la atención en un asunto y descuidar otras cuestiones que también son relevantes en el proyecto o en la empresa. Antes de despedir el encuentro, es fundamental cerrar los asuntos pendientes.
6. Despide la reunión con tranquilidad, no te marches deprisa a otro lugar
La urgencia ante el cumplimiento de próximas tareas y objetivos profesionales puede hacer que la persona abandone rápidamente la sala en la que se ha producido el encuentro. Sin embargo, siempre que sea posible, conviene evitar ese comportamiento. Ese momento también puede propiciar algunas conversaciones más distendidas que crean un clima positivo en el equipo de trabajo.
Sabemos que finalizar una reunión de trabajo no siempre es fácil, pero la propia experiencia aporta un aprendizaje necesario para mejorar la productividad y la eficacia de cada encuentro. Por ejemplo, también conviene destinar un espacio para atender una ronda de preguntas con dudas y propuestas que aportan distintos puntos de vista y enriquecen el diálogo.