Una herramienta práctica para no posponer los asuntos pendientes

Una cadena pone en conexión distintas acciones que están perfectamente vinculadas en el contexto en el que se llevan a cabo. De este modo, una óptima planificación permite identificar la secuencia completa de pasos necesarios para conseguir un objetivo. Conviene agrupar aquellas tareas que tienen algún aspecto en común. Cada punto constituye una preparación para dar el siguiente paso. Por otra parte, es importante contextualizar el espacio temporal de la planificación prevista.

La repetición de la secuencia de pasos en diferentes días de la semana aporta experiencia práctica. Y el efecto de la costumbre hace que el profesional se familiarice con la realización de una cadena de tareas que queda perfectamente enmarcada en la rutina. ¿Qué ocurre con aquellos asuntos que se evitan o se dejan para el último momento?

Se transforman en un peso pendiente que interfiere negativamente en la organización de la agenda. Sin embargo, seguro que en algún momento has comprobado que, en realidad, tardaste muy poco tiempo en completar una labor que habías aplazado durante días. Pues bien, una cadena de tareas ofrece un esquema práctico para evitar ese tipo de situación. Es un hilo conductor que incrementa la motivación para comenzar y finalizar una secuencia de pasos.

Beneficios de las cadenas de tareas

En primer lugar, es un recurso sencillo que puede aplicarse en diferentes sectores profesionales. Es una propuesta que alimenta la motivación porque el profesional actúa de manera proactiva desde la planificación. Aporta una perspectiva diferente de aquellas labores que parecen más complejas. El proceso se descompone en un plan de acción de ingredientes diferenciados y conectados.

1. Reparto equitativo del trabajo

Uno de los errores más humanos es el de tener un alto volumen de trabajo en los días previos al plazo de entrega de un proyecto, por no haber repartido el trabajo de manera equitativa en las jornadas previas. Esto eleva de forma evidente el estrés. Por ello, corregir este error solo depende de ti.

2. Evita mirar el correo a primera hora

Es habitual consultar el correo electrónico a primera hora de la mañana. Sin embargo, puede ser aconsejable que pospongas ese momento para más tarde. De lo contrario, corres el riesgo de alterar el ritmo de trabajo que tenías previsto por dar prioridad a esos mensajes de última hora que parecen demandar cierta urgencia.

3. Comprométete con tu propia vida

El tiempo es un elemento de la vida, sin embargo, existe el riesgo de boicotear el tiempo libre por una falta de compromiso con el propio proyecto personal. Así ocurre, por ejemplo, al posponer decisiones importantes para otro momento mejor.

4. Comunicación con el cliente

En el trabajo diario pueden surgir imprevistos que alteren tu ritmo previsto. En ese caso, adelántate al cliente para informarle de que, por un motivo concreto, entregarás el proyecto un par de días más tarde.

5. Haz un curso sobre gestión del tiempo

Muchas personas se forman en una amplia lista de competencias que pueden poner en práctica en el trabajo diario, sin embargo, no realizan talleres orientados a sesiones sobre cuestiones tan básicas como la gestión del tiempo. En este curso puedes aprender, por ejemplo, ideas para tramitar el correo electrónico con eficacia.

Cómo optimizar el tiempo

Para organizar mejor el tiempo también puedes potenciar la práctica de hacer listas. Por ejemplo, puedes hacer listas de tareas que tengan una naturaleza común, de este modo, estructuras tu tiempo a partir de una temática específica. También puedes dividir estas listas de tareas en bloques diferenciados por nivel de urgencia o por dificultad.

Márcate plazos concretos y fechas en las que tienes que haber llevado a término esos propósitos. Este hábito es positivo para frenar la tendencia de posponer tareas para mañana.

Uno de los principales ladrones de energía de la sociedad actual es la atención dispersa que se convierte en hábito a partir de esa tendencia frecuente de hacer varias cosas a la vez. Aplica tu sentido común y haz una tarea después de otra. Este es el mejor modo de aprovechar el tiempo de verdad.

Aumenta la puntualidad

Del mismo modo, integra la puntualidad como un valor en tu estilo de vida profesional. Sé puntual para llegar a la oficina y las reuniones de trabajo. Llegar puntual a los eventos profesionales es importante porque crea una predisposición en tu estado de ánimo. Cuando llegas tarde al trabajo comienzas la jornada con prisa, y esto lejos de ayudarte te perjudica.

Consejos para gestionar la agenda

Hours es una aplicación disponible en dispositivo Apple. A través de esta aplicación puedes coordinar de forma ordenada distintos proyectos haciendo un seguimiento del tiempo. Además, es un recurso que puedes utilizar gratis.

Nozbe es una herramienta que mejora la productividad de las empresas gracias a una didáctica útil con la que priorizar las tareas entrantes, cumplir objetivos y gestionar proyectos más ambiciosos.

Además, esta aplicación te permite compartir proyectos con otros compañeros de equipo y delegar tareas con el simple gesto de hacer un clic. Por ejemplo, puedes añadir comentarios y archivos a los proyectos.

La aplicación Remember the Milk es un gestor de tareas que te recuerda actividades que tienes que realizar, para evitar despistes de trabajo en el último momento. Además, puedes integrar esta herramienta con Gmail, Google Calendar y Twitter.

Otras herramientas para ganar tiempo

La aplicación Wunderlist es muy útil para organizar las vacaciones, administrar metas de trabajo y conciliar objetivos personales con los profesionales. A través de esta aplicación puedes concretar fechas de vencimiento y avisos para asignar tareas pendientes. De este modo, nunca superarás la fecha límite de un proyecto. Además, a través de la acción Wunderlist Pro también puedes trabajar en equipo.

Esta aplicación está disponible en iPad, Mac, Android, iPhone, Windows y Kindle Fire de forma gratuita. Los emprendedores coordinan muchas responsabilidades en su agenda. Por ello, estos medios son un buen recurso de apoyo.

Practicar deporte a primera hora

Mientras que realizar ejercicio físico a partir de las 8 de la tarde es una costumbre negativa porque dificulta el descanso, por el contrario, practicar running a primera hora es una medicina para comenzar muy despierto la jornada, con mucha vitalidad, implicación emocional y motivación.

Utiliza un reloj y no el móvil

Cada vez es más frecuente que las personas consulten también la hora gracias al teléfono móvil convertido en un elemento multifunción. Sin embargo, es aconsejable utilizar reloj puesto que esto te evita las distracciones propias del ámbito tecnológico. Lleva tu reloj con cinco minutos de adelanto.

Aplicaciones para gestionar el tiempo

La tecnología también es una herramienta positiva que está a tu servicio. La aplicación Wunderlist es práctica para crear listas de tareas organizadas en función de un orden de prioridades. Hootsuite es una aplicación útl para la gestión de los perfiles sociales de la empresa. Por ejemplo, permite programar la publicación de posts, una herramienta muy útil para mejorar la marca corporativa de empresa.

Esta app es útil para emprendedores, pymes y asesores independientes. Permite gestionar hasta diez perfiles de redes sociales con programación automática de contenido. Además, dispondrás de analítica en tiempo real. Actualmente, la gestión de las redes sociales supone un seguimiento y dedicación de tiempo importante. De ahí que esta aplicación sea tan útil.

Además, es recomendable tener siempre claros los objetivos a corto plazo, las tareas semanales. Y programarlas de forma realista en la empresa.

Cómo ser proactivo frente al tiempo

Hacerlo también es un medio de planificación eficaz para poder adoptar ciertas medidas, por ejemplo, llegar un poco antes a la oficina en aquellos días en los que hay sobrecarga de tareas a primera hora.

Utiliza la forma de comunicación de un mensaje que sea más eficaz para transmitir tus palabras a tu interlocutor pero que además, te permita tener una mejor gestión del tiempo. Dependiendo de la naturaleza del mensaje, una llamada de teléfono puede ayudarte a ganar rapidez mientras que en otros casos, lo más cómodo será escribir un correo electrónico.

Cualquier emprendedor tiene un punto débil, un talón de Aquiles que boicotea su potencial en la gestión del tiempo. Identificar las áreas de mejora puede ayudarte a mejorar la organización de las tareas de la oficina. Programa las tareas más importantes del día en horario de mañana y deja para el final de la jornada las tareas que requieren de una menor concentración.

Aprender a delegar

Formar a los trabajadores para poder delegar ciertas tareas en ellos, incrementar el espíritu de equipo y la colaboración en el seno de la empresa también mejora la gestión de los resultados. Por el contrario, la sobrecarga de tareas propia de un estilo de jefe paternalista, es fuente de estrés.

Cambia el escenario de trabajo

Cuando un emprendedor se siente desbordado por distintas razones, cambiar el escenario de trabajo en determinados momentos es beneficioso a nivel de atención ya que el entorno también produce una influencia directa sobre el estado de ánimo. Acudir un rato a la biblioteca para realizar algunas gestiones desde el ordenador o trabajar desde casa es una alternativa positiva cuando se trata de poner las ideas en orden y te sientes bloqueado.

Comienza la jornada por aquellas tareas que requieren mayor esfuerzo y nivel de concentración. Anótalas en tu agenda (la escritura a mano es una técnica de motivación). Una vez que hayas finalizado una tarea puedes tacharla realizando una cruz al lado. Para tener una planificación real del tiempo también es adecuado que a posteriori, anotes el tiempo que has necesitado para realizar tus principales tareas de oficina y así tener una visión acertada del margen que necesitas para cumplir con tus metas.

Aprender a delegar

Para evitar la acumulación de asuntos pendientes en la oficina también es positivo que el jefe aprenda a delegar con confianza en los trabajadores. Pero para ello, la formación es importante porque permite capacitar a los empleados para asumir nuevas responsabilidades. Conviene dividir en fracciones de tiempo más breves aquellos proyectos largos. De este modo, te sentirás más preparado para abordarlos.

Errores y soluciones

Uno de los errores más comunes que se realiza en relación a la gestión del tiempo es la de usar de forma incorrecta el teléfono. A menudo, cuando se recibe o bien se hace una llamada, se tiende a mantener la conversación durante más tiempo del necesario. En este sentido, es vital ser más directo y preguntar lo que se precisa o el motivo de la llamada, pero sin ser cortante o resultar una persona maleducada.

En el caso de conocerse y querer hablar de temas que no están estrictamente relacionados con el trabajo, es mejor dejar la llamada para el tiempo de ocio o bien quedar para tomar, por ejemplo, un café a una determinada hora.

Fundamental es también saber distinguir entre lo que es realmente importante y no lo es, así como tener muy claro el concepto de lo que significa urgente.

Vital es asimismo saber ordenar y organizar las tareas que hay que realizar según criterios como su importancia o urgencia. Una clasificación que debe ser racional y que se debe efectuar sin dejarse llevar por lo que gusta o no hacer. Para ello también es relevante tener unos objetivos claros a conseguir y que es conveniente que estén previamente establecidos.

En esta organización puede ser de ayuda asimismo agrupar las labores o acciones que tengan alguna relación entre sí, porque con ello aumenta la concentración y se hace el trabajo en menos tiempo.

Y, por supuesto, hay que saber gestionar la agenda de trabajo para evitar que existan días con una excesiva sobrecarga de trabajo y otros en los que se trabaje con total calma.

En el caso de tener demasiado volumen de trabajo, es importante también saber delegar, siempre que sea posible. Hay que ser consciente de que uno no puede hacerlo todo.

Efectos negativos

Hacer muchas horas en el puesto de trabajo conlleva también otros efectos negativos como una mayor desmotivación por parte del empleado. Además, también se incrementa el consumo eléctrico, lo que redunda en más costes para la empresa.

Ventajas

Por el contrario, hacer una correcta gestión de los horarios de los empleados presenta una serie de ventajas. La principal es que con una buena gestión en este campo los trabajadores están más motivados y aumenta la productividad porque tienden a estandarizar sus métodos de trabajo y se aseguran de que cada labor que realizan es correcta. Con este sistema tampoco se producen duplicidades de acciones. Además, los resultados se aprecian a corto plazo.

Situación española

Esta teoría de que trabajar menos horas aumenta la productividad, por ejemplo, puede constatarse con el caso español en relación con otros estados, ya que en el país se trabaja una media de 1.625 horas mientras que en Alemania este número es de 1.420 horas. En otros casos, como el de Grecia, la media es de 2.109 horas.

Sin embargo, estos datos relacionados con el Producto Interior Bruto (PIB) reflejan que en Alemania es de 54 dólares; en España de 47 y, en Grecia, de 33.

Comunicaciones

Las videoconferencias son claves para el día a día de la empresa. A través de diferentes programas, como por ejemplo Skype, la empresa puede mejorar y facilitar la comunicación con delegaciones y otras sedes, pero también con clientes y proveedores. La ventaja es que el ahorro de costes es notable porque se reducen desplazamientos y estos programas permiten establecer comunicaciones, aunque sea con países en el extranjero, de forma más económica. Además, al poderse realizar dentro de la misma empresa, se ahorra tiempo en los traslados, que puede ser aprovechado para realizar otras labores.

Fundamentales son otras herramientas para la comunicación que permiten a las empresas transmitir y difundir todas sus novedades, promociones… de forma sencilla, rápida y cómoda. Y dentro de ellas, se hallan, la web de distribución de noticias, así como redes sociales como Facebook o Twitter.

Resultados económicos

Las nuevas tecnologías también pueden permitir a la empresa mejorar su cuenta de resultados. Y es que uno de sus mejores usos es emplearlas como escaparate y como plataforma de ventas. Además, con esta vía, se pueden reducir de forma significativa los costes y llegar a más personas o entidades empresariales, según el tipo de cliente, sin hacer grandes inversiones.

Recursos Humanos

Clave es igualmente utilizarlas para búsquedas de perfiles profesionales. De esta manera, los procesos de selección pueden agilizarse utilizando redes sociales profesionales como LinkedIn o bien portales como Infojobs para encontrar el perfil exacto que se busca.

Día a día

Y, por supuesto, hacen más llevadera, fácil y cómoda la actividad diaria, puesto que gracias a diferentes programas informáticos se puede hacer una mejor gestión y agilizar todo el proceso de trabajo y productivo.

Formación

Las situaciones de ansiedad y angustia pueden ser evitadas por los desempleados realizando actividades de formación con las que pueden actualizar sus conocimientos profesionales. Algunas opciones son aprender o mejorar idiomas, realizar cursos de especialización e, incluso, doctorados. De esta manera, se ocupa el tiempo y se pueden abrir nuevas perspectivas laborales.

Otras opciones son, por ejemplo, asistir a cursos o visitas con orientadores profesionales para que puedan ayudar a buscar otros horizontes profesionales y abrir la mente a otros puestos de trabajo.

Y otras alternativas son ayudar a personas que estén en una situación peor o hacer voluntariado para mantener un mínimo de horas desempeñando actividades durante el día, lo que permite tener la mente ocupada en otros temas.

Planificación

Pero, sin duda alguna, uno de los aspectos más importantes para evitar la angustia o la ansiedad es saber planificar y organizar el tiempo de la nueva situación que se atraviesa. En este sentido, es fundamental establecer también una serie de rutinas y de horarios para realizar actividades o salir tal y como si se estuviera trabajando, pero adaptando los horarios a la nueva situación. Por ejemplo, consultar ofertas de empleo unas horas determinadas todos los días.

Ayuda

En algunos casos es preciso recibir ayuda. Un paso que no debe preocupar ni hacer sentir peor a las personas. Por ejemplo, se puede buscar apoyo en profesionales y también en grupos de encuentro de personas que están atravesando la misma situación. Y es que las experiencias vividas por las personas que integran estos grupos pueden ser de gran ayuda y para conocer diferentes casos, incluso, de éxito.

Las ventajas son tanto para los trabajadores como para las empresas. En el caso de las compañías, la prueba demostró que con esta nueva jornada laboral se reduce el gasto en electricidad, sobre todo, en encendido de luces, aparte de en ordenadores, la calefacción y el aire acondicionado. Igualmente también se apreció una reducción del gasto en telefonía, ascensores y otros elementos y dispositivos electrónicos.

Los beneficios para los trabajadores son varios. Entre ellos por ejemplo figura la reducción del gasto en transporte, al ir menos días a trabajar, así como la mejora de su calidad de vida. También se observaron efectos beneficiosos en su felicidad y vida familiar.

Además, con el nuevo modelo de distribución de la jornada laboral, se constató una optimización de la labor realizada, aparte de apreciar que los trabajadores estaban más motivados y que hacían un mayor esfuerzo que se ve compensado con el mayor tiempo que le pueden dedicar su vida personal y familiar. Adicionalmente, se reflejó que aumenta el compromiso y la afinidad con la empresa.

De hecho, según los datos del estudio, cuatro de cada diez trabajadores duerme menos de siete horas diarias e, incluso, el 10% duerme menos de seis horas diarias que son consideradas como insuficientes por diversos estudios científicos para que una persona pueda desarrollar su trabajo en óptimas condiciones.

Otros datos de interés de este estudio son que, además, el 29% de los trabajadores tarda más de media hora en conciliar el sueño, lo que puede ser un indicio de insomnio, y el 30% asegura que se despierta durante la noche, mientras que un 31% reconoce que se despierta esporádicamente. Unos trastornos que pueden llegar a derivar en accidentes laborales y de tráfico puesto que el organismo no descansa lo suficiente y no tiene un sueño reparador para afrontar una nueva jornada laboral en las condiciones más adecuadas.

Y es que precisamente también el 60% reconoce que no tienen un descanso reparador o que sólo duerme plenamente en algunas ocasiones, una falta de descanso que se deja notar en el sentido del humor y en el estado de ánimo, contribuyendo a aumentar la irritabilidad y el decaimiento que, a su vez, redundan en conflictos entre compañeros de trabajo y en la creación de un clima laboral que no es beneficioso.

Una organización en la que es clave establecer un orden de prioridades en función de determinados factores como la urgencia o la importancia de las tareas que se tienen que realizar, entre otros aspectos que pueden tenerse en cuenta. Y básico es no empezar una tarea antes de haber acabado otra porque en este caso finalmente se tiende a no terminar ninguna.

Además de la organización igualmente es importante la actitud a adoptar. En este sentido, es fundamental mantener la mente positiva para lo que, por ejemplo, en el camino de ida al trabajo se puede oír música, leer o cualquier otra actividad que permita recargar las pilas por la mañana y que tenga un efecto beneficioso sobre la mente.

El espacio de trabajo también es clave. La pauta es tenerlo muy bien organizado y con todos los materiales, documentos… que se vayan a utilizar a mano para no tener que perder tiempo en buscarlos, aparte de evitar que se extravíen.

En la organización del trabajo, las nuevas tecnologías pueden ayudar, ya que tienden a facilitar el trabajo. En este sentido es importante conocer las posibilidades que ofrecen y cómo pueden aplicarse al trabajo que hay que realizar.

Y, por supuesto, en los casos en los que la tarea a realizar sea muy urgente, hay que evitar las interrupciones de compañeros, haciéndoles saber la premura del trabajo que se está realizando y dejando la conversación para cuando se haya acabado.

Y un último consejo muy útil es levantarse del puesto de trabajo entre tarea y tarea para poder despejar la mente. Un momento que se puede aprovechar para beber agua, tomar algo o bien hablar con los compañeros. Con esta pausa ya se está listo de nuevo para iniciar nuevas tareas.

Pero no es tampoco una misión imposible. Sólo hay que aprender a gestionar el tiempo, lo que puede hacerse siguiendo tres consejos básicos, pero fundamentales, que pueden aplicarse siempre que se tengan claros los objetivos que se han planteado en el trabajo para comprobar si se consiguen o no.

El primer paso es organizar el horario. Los autónomos con frecuencia suelen estar disponibles las 24 horas del día y siempre están preparados para atender a cualquier cliente, duda… o situación a través del teléfono, e-mail… ya sea domingo o se esté todavía desayunando y no se haya comenzado la jornada laboral. La situación suele empeorarse si además se trabaja en la propia casa o el despacho o centro de trabajo está cerca del hogar.

Una situación que puede cambiarse estableciendo un horario fijo para el tiempo de trabajo que hay que cumplir con exactitud, de manera que se aprovechen al máximo esas horas de trabajo y se haga una labor mucho más eficiente. El horario puede ser extenso, pero se debe respetar el tiempo de descanso, para ocio o hobbies, y de acciones como desayunar, comer, cenar… para estar más fresco ante la jornada laboral y conseguir un mayor rendimiento.

El segundo consejo fundamental es llevar la agenda al día. En muy útil disponer de una agenda en la que se anoten las tareas pendientes, pudiendo optar por las que ofrecen las tabletas o teléfonos móviles inteligentes que avisan de cada tarea pendiente y descartan las que ya se han realizado. De esta manera, se puede programar el tiempo que se dedicará exclusivamente a trabajar, aparte de programar reuniones, visitas o cualquier otra actividad.

Finalmente, es fundamental priorizar, porque de nada sirven los dos pasos anteriores si no se establece un orden de prioridades, marcando el trabajo que es urgente para darle esa prioridad y aplazar posibles reuniones o encuentros u otras gestiones que pueden esperar, pero sin olvidarlas para resolverlas a posteriori.