1. Cuando la desconfianza impide delegar

Delegar es una necesidad, pero existen numerosos impedimentos que pueden interferir en el proceso. En ocasiones, los obstáculos no están causados por variables externas. Las propias creencias limitantes del emprendedor boicotean esa posibilidad.

Así sucede cuando ha interiorizado la idea de que nadie más puede ocuparse de ese asunto. Es probable que considere que la calidad del resultado será menor que si él mismo se hace cargo del proceso.

2. Asumir un trabajo excesivo en un plazo de tiempo poco realista

El volumen de trabajo puede mostrar variaciones significativas a lo largo del año. De este modo, la incertidumbre es uno de los ingredientes que forma parte de la realidad del negocio. Encontrar el equilibrio en un contexto comercial cambiante es un buen aprendizaje.

Conviene no asumir un trabajo excesivo en un plazo de tiempo poco realista. Quizá sea posible renegociar las condiciones y establecer un margen más amplio.

3. Falta de previsión ante los imprevistos

La planificación del calendario es una experiencia positiva en el emprendimiento. El profesional puede revisar la lista de tareas que compone la programación del día y de la semana. La anticipación es positiva. De hecho, te ayuda a adoptar un enfoque proactivo en la gestión de las tareas.

Ocurre lo contrario en la postergación que genera una acumulación de asuntos pendientes. Los imprevistos y factores inesperados surgen en algún instante. Por ello, la estructura de la agenda no debe ser excesivamente rígida.

4. Perder el foco principal

Es algo que puede suceder en numerosas ocasiones. Por ejemplo, está en conexión directa con el caso señalado en el apartado previo. Cuando el ritmo de la realidad se ve alterado por acontecimientos que no habían sido contemplados previamente, es necesario hacer un reajuste en la estrategia inicial.

Sin embargo, es posible perder el foco principal: aquel que determina qué es más importante y por qué. De este modo, incrementas el control sobre la situación. Por el contrario, cuando el foco queda desdibujado en el horizonte, crece la confusión, las dudas y la desorientación.

5. Cuando el perfeccionismo tiende a posponer un resultado

Los errores de organización, que repercuten en el ritmo de los resultados, parten desde posiciones muy diferentes. En ocasiones, es el propio perfeccionismo el que se convierte en el límite principal de una adecuada gestión del tiempo.

Cuando el emprendedor adopta esta expectativa, pone el acento en el potencial de mejora que es inherente a cualquier proceso. Es decir, crece el nivel de insatisfacción en relación con el trabajo realizado y su resultado.

6. Ignorar la carga mental

El tiempo dedicado a la realización de una tarea va más allá de la acción llevada a cabo. La gestión, la planificación y la organización también requieren de un alto nivel de compromiso. Existen numerosos aspectos que pasan desapercibidos en un proceso hasta el punto de parecer invisibles. Sin embargo, la suma de esos factores puede incrementar el cansancio y la carga mental.

7. No identificar los ladrones de tiempo

Con frecuencia, el ritmo del día a día se orienta de manera permanente hacia los resultados. Sin embargo, el foco también debe dirigirse hacia el proceso.

El análisis de las debilidades y fortalezas proporciona información de valor sobre la gestión del tiempo. Por ejemplo, es posible agrupar tareas similares para desarrollarlas en un mismo bloque temporal. También conviene poner nombre a esas variables que derivan en interrupciones constantes.

1. Estructura las tareas en bloques de tiempo

Bloques que pueden tener una mayor o menor duración en función de la forma de organizar la jornada. Por ejemplo, si prefieres aprovechar el horario de mañana, completa los objetivos más relevantes en ese espacio temporal.

2. Aplica el sentido del orden

Un orden que se percibe visualmente en la organización de la estancia y en el material que se sitúa sobre el escritorio. Pero también es positivo mantener esta disposición desde un punto de vista temporal para seguir la planificación prevista, más allá del apetecer. La rutina es una expresión de orden, puesto que muestra aspectos que se repiten cada día.

3. Anota en un papel aquellas cuestiones que no quieres olvidar

Durante una jornada de trabajo surge información nueva que necesitas recordar. En ese caso, anótala directamente en un papel para poder consultar ese dato después. Es importante que hagas espacio para concentrarte plenamente en la tarea que te ocupa.

4. Identifica cuáles son tus principales ladrones de tiempo

Aquellos factores que te llevan a posponer tareas, prolongar más tiempo del necesario una labor o experimentar estrés como consecuencia de una planificación ineficaz. El primer paso para integrar novedades positivas en la organización de la agenda es poner nombre a esos ladrones de tiempo que parecen boicotear la gestión de la jornada.

5. Lee libros sobre el teletrabajo

De este modo, obtienes ideas para desarrollar tu jornada con éxito. Teletrabajo: vivir y trabajar mejor es una publicación que puede interesarte. Una obra en la que ha participado un completo equipo de especialistas.

1. Establece distintos bloques de tiempo

El tiempo, como concepto general, no pone el acento en cuestiones particulares del mismo. Por ejemplo, tu jornada laboral se concreta en espacios temporales diferenciados. Por ejemplo, planifica el tiempo que dedicas a las reuniones de trabajo, la realización de las tareas, la comunicación a través de correo electrónico… ¿Cuántas temáticas diferentes componen tu jornada laboral? Cada temática requiere de su propio tiempo. Por tanto, observa tu jornada desde lo particular.

2. Escribe los datos más importantes en una agenda

Puedes llegar a acumular tanta información sobre tu próxima semana que, si no anotas los datos en un cuaderno, cargas con el peso que produce la tensión de un posible olvido de última hora. Para evitar este tipo de imprevisto, utiliza una agenda en papel o en formato digital.

3. Concéntrate en el proceso

Cada tarea profesional tiene una finalidad. Pero, incrementas tu presencia consciente, cuando te concentras en el proceso de cada proyecto. Este proceso del tiempo se concreta en una palabra: cómo. Por tanto, utiliza los medios adecuados para lograr ese fin que responde a un “para qué”.

Las dificultades de la gestión del tiempo pueden ser externas, así sucede cuando un imprevisto irrumpe en la agenda. Pero estas distracciones también pueden ser internas. Por ello, intenta habitar el tiempo en el que estás en cada momento.

En Empresariados compartimos estos tres consejos para mejorar la gestión del tiempo en la oficina. Amplía esta información con tu propio análisis sobre los aspectos a mejorar en la organización de tu agenda.

1. Gestión del tiempo

Estás en contacto con el tiempo constantemente. Un proyecto tiene un comienzo, un desarrollo y un desenlace. También, un seguimiento. Para realizar una correcta planificación es recomendable que tengas una conexión frecuente con el presente. Y una de las ventajas de un reloj inteligente es que, además de ser un accesorio de moda, tiene distintas funcionalidades. Una de las más importantes, consultar qué hora es, sin tener que mirar este dato en el teléfono móvil.

2. Consultar las novedades del teléfono móvil

Un reloj inteligente tiene distintas funcionalidades y, aunque mirar la hora es una de las opciones básicas, también puedes vivir la experiencia de estar informado de los detalles de tu teléfono móvil al echar un vistazo a la pantalla. Este decir, este tipo de reloj también está en conexión con este dispositivo.

3. Un accesorio de moda

Un reloj inteligente no solo es práctico por sus características, sino también por su diseño. La moda no es un aspecto secundario en la imagen profesional de aquel que potencia un lenguaje corporal que está alineado con el mensaje que quiere transmitir. Un reloj inteligente reúne, por tanto, este componente práctico con un diseño que puede hacer de este complemento un accesorio profesional.

4. Configuración personal del reloj inteligente

Cada persona puede identificar unas necesidades concretar al utilizar este instrumento con un objetivo. Por ello, una de las fortalezas de este producto es que el emprendedor puede configurarlo de manera individual teniendo en cuenta sus preferencias.

¿Qué otras ventajas de los relojes inteligentes para emprendedores te gustaría compartir?

Coherencia entre el propósito y la acción

Nos alejamos de nuestro propósito principal cuando más allá del plan teórico no mantenemos la coherencia con este guion. El compromiso con esta planificación prevista puede ayudarte a incrementar tu motivación al visualizar el momento de despedida de la jornada como el principal premio al haber terminado con los compromisos previos.

Identificación del punto débil

Cada persona es diferente, el ladrón de tiempo de un trabajador puede ser diferente al de otro. Incluso un mismo profesional puede experimentar limitaciones diferentes en espacios distintos. Tu empoderamiento para gestionar mejor el tiempo mejora cuando previamente conoces cuál es el aspecto a mejorar. De este modo, acotas el campo de situación.

Prioridades

El tiempo no es infinito, sin embargo, es positivo que puedas gestionarlo de manera proactiva atendiendo a esta selección. A través de tu plan de acción puedes mantener el foco en aquellas tareas principales de las que quieres ocuparte.

Desarrollo de nuevas competencias

El aprendizaje de nuevas habilidades y el refuerzo de los conocimientos influye en la propia gestión del tiempo mediante esta formación continua.

Fortalezas

Identifica cuáles son tus fortalezas en la gestión del tiempo y valora posibles alternativas para incrementarlas. Por ejemplo, la tecnología te ofrece nuevos recursos de organización y planificación. Podrías utilizar algunas aplicaciones para este fin. También puedes formarte en cursos especializados sobre esta temática o iniciar un proceso de coaching.

Para finalizar, también es positivo que eleves la introspección para profundizar en torno a tus propias motivaciones porque las dificultades en la gestión del tiempo pueden ser un reflejo de algún aspecto a resolver a nivel interno. Por ejemplo, una decisión que estás posponiendo.

Las reuniones de trabajo pueden ser mucho más amenas y divertidas si duran el tiempo justo: 45 minutos. En muchas empresas ya lo han conseguido, pero en otras, todavía queda mucho camino por recorrer en este sentido. Respecto a la hora ideal para organizar una reunión, lo positivo es a primera hora de la mañana.

Pero también es indispensable tener capacidad de organizar el espacio de la forma adecuada para poner orden. Se trabaja mucho mejor en un despacho ordenado en el que la mesa es amplia y está despejada que en un lugar en el que hay que esperar un montón de minutos para poder localizar un papel. En este caso, ordenar la oficina debe de ser un hábito constante y regular. Por una parte, el personal de limpieza realiza de una forma ejemplar cada día su función en la empresa, pero a la vez, cada trabajador también debe hacer lo propio al ordenar los papeles.

Para trabajar con eficacia también es indispensable poner en orden las ideas, es decir, tener claridad mental para determinar la meta a la que quieres dirigirte como emprendedor. Del mismo modo, es esencial marcar prioridades entre objetivos ya que no todos tienen la misma importancia. Sin embargo, la ausencia de objetivos claros impide el trabajo en equipo.

Y a nivel emocional, produce sensación de desconcierto, ansiedad y tristeza. Existen personas que por su modo de ser son muy organizadas, pero aquellas que tienen más tendencia al desorden, pueden poner más atención en esta cuestión.

El primero es no establecer un orden de prioridades. Está claro que debes establecer una jerarquía en tus objetivos. Por otra parte, tampoco puedes poner la misma carga emocional en todo aquello que haces. De lo contrario, puedes desgastarte. Es importante que te impliques al máximo con los asuntos más vitales, pero también, debes relajarte un poco más en aquello que no es tan prioritario. De este modo, para organizar el tiempo, cualquier persona debe aprender a delegar. Está claro que este privilegio no está al alcance de cualquiera. Ya que para poder delegar debes tener también, la competencia de poder hacerlo al tener subordinados en tu empresa.

Por otra parte, para poder organizar bien tu tiempo, también debes sentirte bien físicamente. Por ello, debes cuidar de ti y de tu salud para hacer frente al desgaste y al cansancio. Duerme una media de ocho horas, disfruta de una alimentación saludable, realiza ejercicio físico…

En ocasiones, detrás de la falta de rendimiento adecuado en la oficina existen problemas de insomnio, acumulación de estrés o falta de motivación. Y es que, la sensación de desmotivación también crece por la falta de descanso correcto. Otro error frecuente es el de no marcarte objetivos. Es decir, trabajar sin metas concretas en el tiempo. Ponte una fecha límite para todos tus proyectos y cúmplela. Aprende a relativizar porque entonces, nunca nada te parecerá perfecto.

A la hora de trabajar, se debe estar en el presente, para no perder energía en otras cosas que en ese momento, por urgentes que sean, son secundarias. Es decir, están en un segundo plano.

Por otra parte, el mayor error es empezar el trabajo con prisa. Así sucede en el caso de aquellas personas que llegan tarde a trabajar y no son puntuales. Es mejor que te levantes un cuarto de hora antes por la mañana, y tu agenda lo agradecerá el resto del día.

Se puede reducir el tiempo agilizando las gestiones que se realizan por correo electrónico. Es decir, intenta ser cordial pero rápido a la hora de responder a los correos yendo a lo esencial. Por otro lado, también se deben reducir las charlas y las conversaciones innecesarias con los compañeros de trabajo. Deja el momento de disfrutar para el descanso, pero después, céntrate en el trabajo. Es positivo realizar un curso de organización del tiempo.

A la hora de trabajar, es mejor empezar la jornada con aquellas funciones que te cuestan más esfuerzo y te apetecen menos, para motivarte después con la realización de aquellas gestiones con las que disfrutas más. Evita las sesiones de trabajo interminables porque el cansancio crónico es el mayor enemigo a la hora de tener un rendimiento saludable. Duerme ocho horas diarias.

¿Cómo se puede organizar cada tarea de una forma adecuada para no tener que meter más tiempo del necesario? Es importante tener una agenda y cumplirla. Por otra parte, también se debe pensar en el tiempo que se pierde de una forma inadecuada mirando el correo electrónico, navegando por internet, o simplemente, hablando con los compañeros fuera del tiempo de descanso. Debes aprender a disfrutar con aquello que haces para nos buscar descansos de forma constante.

Por otra parte, merece la pena llegar con puntualidad a la oficina, incluso, con cinco minutos de tiempo para estar listo y preparado antes del inicio oficial de la jornada. Llevar las tareas al día es esencial, por ello, nunca dejes para el último momento ningún tipo de papeleo, por ejemplo. Cuando vas con la sensación de angustia por creer que no llegarás a tiempo eso te hace vivir con mayor ansiedad y más presión.

Por otra parte, intenta hacer siempre aquello que más te cuesta antes que aquello con lo que disfrutas. Así te sentirás mejor contigo mismo. Evidentemente, también es importante tener agilidad y rapiedez en el trabajo para no ir acumulando tareas y obligaciones. Hoy día, se imparten cursos para trabajadores sobre organización del tiempo y gestión de tareas que pueden serte de gran utilidad.