El éxito y proyección de un evento corporativo va a depender, en gran medida, del nivel de acierto en la elección del día previsto para celebrar un acontecimiento. Es decir, ese dato, que está tan presente en las invitaciones y en las acciones de comunicación, debe meditarse con detenimiento. En Empresariados compartimos seis consejos para elegir la fecha para un próximo evento de empresa.
1. Plazo realista para planificar todos los detalles
Un próximo evento debe ofrecer el tiempo necesario para ultimar todos los detalles de manera realista. Es decir, es importante que la entidad pueda comprometerse verdaderamente con esa meta que establece un periodo viable para diseñar un programa interesante, decidir cuestiones relacionadas con la decoración, impulsar el marketing…
2. Lugar del evento de empresa
El tipo de espacio en el que se va a desarrollar el evento puede ser más propicio para celebrar un acontecimiento en un periodo concreto del año. Las localizaciones naturales y los entornos que se unen con el paisaje son muy demandados en fiestas de verano. ¿En qué escenario visualizas la celebración de un próximo acontecimiento de empresa? Pues bien, contextualiza el entorno en la estación indicada en función del tiempo que, previsiblemente, haga en el lugar.
Es importante vincular este punto con anterior. Ten en cuenta que si fijas un plazo realista para concretar un próximo evento, podrás hacer una comparativa entre aquellas localizaciones disponibles y los entornos que, por el contrario, conviene descartar porque ya están reservados.
3. Otros eventos, congresos y fiestas que se van a realizar en la zona
Un evento corporativo es muy importante para la entidad que programa una iniciativa que despierta el interés de los participantes. Sin embargo, si el evento se celebra en la misma fecha que otro acontecimiento corporativo relevante, llevado a cabo por otra compañía, puede quedar eclipsado ante la competencia. Siempre que sea posible, es recomendable concretar el evento en un día del calendario en el que no existen otras propuestas que pueden alcanzar una gran proyección.
4. Objetivo del evento de empresa: define el propósito antes de elegir la fecha
Un evento de empresa persigue una meta concreta. El cumplimiento de los objetivos asociados al proyecto no solo depende de la programación, sino que la fecha también adquiere un significado específico en el contexto como queda de manifiesto, por ejemplo, en una inauguración. Por ello, para concretar cuál es la fecha ideal para organizar un evento, reflexiona sobre cuál es el objetivo. ¿Está vinculado con la celebración de un aniversario que enriquece la historia de la entidad?
5. A quién se dirige el evento: cuál es el momento ideal para los participantes
Si deseas elegir la fecha indicada para la celebración de un próximo evento, analiza qué momento o día de la semana se ajusta mejor a las circunstancias de los participantes en el acto. Es un dato que puede variar de forma significativa en función de quiénes sean los asistentes en el evento.
6. Análisis de diferentes alternativas: clave para seleccionar la fecha ideal
En ocasiones, la fecha del evento puede estar clara desde el principio como, por ejemplo, cuando la entidad organiza los preparativos para festejar su cincuenta aniversario. En ese caso, el día en el que se llevó a cabo la fundación del proyecto adquiere una gran relevancia en el calendario de la celebración. En cualquier caso, es recomendable valorar varias fechas alternativas antes de decidir el día definitivo. De este modo, es posible concluir qué ventajas, facilidades, beneficios y oportunidades ofrece cada momento del calendario.
Los eventos de empresa no solo triunfan durante el periodo navideño, sino que muchas entidades programan fiestas muy especiales durante la etapa de verano.