Los emprendedores están familiarizados con la experiencia de planificar proyectos que se concretan en la realidad. Sin embargo, la planificación también puede estar condicionada por pequeños o grandes errores que inciden de algún modo en el resultado final. En Empresariados enumeramos seis fallos frecuentes.
1. Confundir lo esencial con lo secundario en momentos clave
Los aspectos secundarios de un proyecto también son importantes. Sin embargo, conviene no identificarlos con aquellos objetivos que son prioritarios. Esta diferenciación es determinante en numerosos momentos, por ejemplo, cuando se produce una circunstancia que modifica el plan inicial. En ese caso, cuando no es posible poner en práctica el guion previsto, es fundamental mantener el foco y evitar distracciones innecesarias.
2. Falta de conexión entre las medidas que forman parte de la planificación
Cuando existe una auténtica conexión entre las acciones impulsadas, es posible percibir el hilo conductor que unifica cada paso que conduce al fin último. Desde esa perspectiva, cada elemento supone un apoyo para implementar el resto de acciones que componen el proceso. Sin embargo, un error habitual es tomar decisiones que nacen desde la improvisación o la inercia de actuar en el último momento.
3. No contemplar otras alternativas más allá del mapa inicial
En ocasiones, la expectativa de planificar perfectamente un proyecto puede confundirse con la idea de trazar un plan perfectamente cerrado que se trasladará a la realidad de la forma esperada. El enfoque de la planificación efectiva es práctico. Es decir, el guion diseñado en el documento tiene una orientación que va más allá del plano teórico.
Sin embargo, es un error no contemplar más alternativas que amplíen la visión inicial con otras decisiones. Pueden producirse diferentes variables ante las que sea recomendable adoptar una respuesta más flexible. Es algo que sucede con frecuencia en un escenario VUCA que muestra el impacto del cambio y la incertidumbre.
4. Dificultades para delegar con confianza plena
Es uno de los errores que se integra habitualmente en proyectos que requieren de la coordinación y colaboración de roles complementarios. La dificultad para delegar con confianza en los demás interfiere en la comunicación y en la evolución del proceso. El líder deposita sobre sí mismo el peso de una exigencia mal entendida que le impide confiar en la capacidad de los profesionales que le acompañan. Es un fallo que merece una mención muy importante en un equipo, puesto que termina afectando a todos los miembros del grupo.
5. Plazos de tiempo que no son realistas
Un proyecto hace referencia a un proceso. Y este, en consecuencia, se desarrolla entre fechas perfectamente marcadas. Así como es preciso elaborar un presupuesto y hacer un análisis de las herramientas disponibles, el tiempo es otro recurso que debe gestionarse de forma consciente. ¿Qué ocurre cuando los plazos iniciales no son realistas o parecen excesivamente ajustados? Esa circunstancia proporciona una sensación constante de prisa y urgencia.
6. Errores de comunicación en la planificación de proyectos
Los fallos de planificación también pueden concretarse en el ámbito de la comunicación. Así sucede, por ejemplo, cuando hay una falta de transparencia en la transmisión de la información. También, cuando el emisor y el receptor no buscan el feedback y la retroalimentación. En ese caso, crece el riesgo de que se produzcan errores de interpretación a partir del mensaje inicial. También puede ocurrir que el líder adopte un rol distante y no acompañe verdaderamente al equipo durante el aprendizaje.
Los errores en la planificación de proyectos, en ocasiones, se repiten en escenarios distintos. Es decir, se trasladan de un objetivo a otro ante la falta de análisis de quienes tienen la posibilidad de implementar cambios y mejoras a partir de la experiencia previa.