La agenda es un recurso muy valioso para planificar el tiempo de forma consciente. Sin embargo, el uso práctico de esta herramienta también está condicionado por errores habituales. En Empresariados te damos cuatro consejos para planificar tu agenda diaria en el plano profesional de una forma realista.
1. Fecha de inicio y de finalización de cada actividad
Es habitual que no exista una verdadera armonía entre la previsión inicial y el ritmo de la jornada. Para evitar este tipo de situación puedes anotar la fecha de inicio y de finalización, aunque sea de forma aproximada.
2. Señala en un color llamativo las prioridades
En ocasiones, la programación prevista no puede realizarse completamente porque surgen imprevistos de última hora. Sin embargo, sí es aconsejable que identifiques aquellos objetivos que, más allá de cualquier circunstancia, debes completar antes de que termine un nuevo día de trabajo. Es decir, establece qué cuestiones son secundarias y, en consecuencia, pueden esperar si la situación lo requiere.
3. Crea varios grupos de tareas en función de distintas temáticas
Puedes crear tu propio método de organización del tiempo. De hecho, es recomendable que, partiendo de tu propia experiencia, identifiques aquellas mejoras que necesitas llevar a cabo para optimizar los días.
Por ejemplo, pon nombre a las interrupciones y ladrones de tiempo que experimentas habitualmente. Esos factores producen efectos negativos a corto y largo plazo. ¿Cómo dar un orden coherente a una jornada que está integrada por una gran variedad de tareas? Puedes clasificarlas en varios grupos.
4. Revisa la agenda con frecuencia
No solo para recordar la organización prevista para la jornada. Este gesto también puede ayudarte a hacer cambios y modificaciones respecto al guion inicial. La agenda es una herramienta de ayuda cuando posee una estructura flexible. Es decir, cuando se adapta a los cambios que se producen en la vida profesional.