Cómo mejorar la comunicación por correo electrónico

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En el ámbito de la empresa existen distintas formas de comunicación. La comunicación escrita aporta grandes ventajas: en primer lugar, su inmediatez, la comodidad y al mismo tiempo, es un soporte que es útil como fuente de consulta al poder revisar nuevamente el correo en cualquier momento. La comunicación escrita tiene unos matices distintos respecto de la comunicación oral: por ejemplo, ausencia de lenguaje corporal y tiempos distintos en el envío y lectura del correo. Es importante tener en cuenta estos matices para mejorar la comunicación a través de correo electrónico en el contexto empresarial. ¿Cómo expresarte mejor a través de esta vía?

Planifica tu mensaje

Mientras que la comunicación oral suele ser más directa y espontánea, la comunicación escrita por correo electrónico te permite planificar antes de tiempo qué es lo que quieres decir exactamente. Esto supone hacer reajustes en el mensaje, cambiar algunas palabras, corregir partes del texto con el objetivo de lograr un resultado final positivo.
Antes de enviar un correo electrónico, puedes releerlo dos veces para comprobar que todo está perfecto desde el punto de vista formal y de fondo: no sólo importa lo que quieres decir sino también, cómo lo dices. Para tener una visión general de tu correo electrónico léelo en voz alta. Te será de gran ayuda.

Es recomendable centrar la atención en un único punto clave por correo electrónico con el objetivo de simplificar el mensaje y que sea claro. De lo contrario, se pueden producir confusiones. La idea principal del artículo debe quedar contenida en el primer párrafo.

Concreta el asunto del mensaje

El asunto del mensaje debe de reflejar de una forma gráfica en un máximo de seis palabras la razón de ser de esa comunicación escrita. Ten en cuenta que el asunto también comunica por sí mismo en tanto que atrae la atención del lector o por el contrario, la distrae.

En un correo electrónico es muy importante que no des nada por supuesto. Por ejemplo, si te gustaría que el destinatario te confirmara que ha recibido el correo electrónico, no dudes en hacer tu petición al final de tu mensaje. Evita realizar ningún tipo de broma por correo electróncio ya que una broma puede no quedar del todo clara al realizarse por escrito. Del mismo modo, evita discutir asuntos muy confidenciales a través de correo electrónico. Para ese tipo de asuntos concreta una reunión presencial.

Para asuntos que requieran una urgencia especial puede ser preferible que busques otras formas de comunicación directa, por ejemplo, el teléfono. De lo contrario, el tiempo de espera puede producir intranquilidad y nerviosismo, emociones que también interfieren de una forma negativa en la comunicación interpersonal.

Respeta la estructura básica de las frases gracias a la construcción de sujeto, verbo y predicado. Tener este esquema claro en la mente es útil para evitar dar rodeos innecesarios que suman interferencias en el diálogo escrito. Potencia la amabilidad en el trato pero dejando que el correo electrónico muestre siempre tu modo de ser natural. Aunque existen fórmulas hechas es mejor que personalices tus mensajes de acuerdo a tu punto de vista.

Haz preguntas abiertas

Realiza preguntas directas y abiertas sobre aquello que quieres saber. Las preguntas abiertas dejan más margen abierto de respuesta que las cerradas. Hacer preguntas es útil para no dar las cosas por supuestas. Si tu correo es la respuesta a otro mensaje que has recibido previamente entonces léelo con calma en un momento de tranquilidad. El mensaje interpretado a partir de esas palabras puede ser totalmente distinto en función del momento concreto. Tampoco envíes un correo electrónico cuando estés enfadado porque el destinatario lo notará.

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