La comunicación escrita forma parte de la rutina habitual de cualquier empresa. Un mensaje tiene como finalidad comunicar una información de la forma más clara posible. Para ello, lo más aconsejable es que el mensaje sea breve y esté estructurado en párrafos que tienen una extensión de 4 o 5 líneas.
Selecciona la información destacada
En cada párrafo debe existir una idea principal. Para resalatarla puedes marcar en negrita esa parte del texto para que destaque a nivel visual. A nivel de formato, es preferible utilizar las negritas que el subrayado ya que este causa una mayor sensación de texto recargado. Evita dar rodeos: un correo electrónico te ayuda a sintentizar aquello que quieres decir.
La información del asunto debe estar en conexión con el contenido. Es decir, debe mostrar una síntesis de la esencia del tema. Puedes escribir tu correo en un primer momento y después, anotar la idea.
Trato formal
En el contexto profesional, es positivo que el tono del lenguaje sea formal y cordial. Pero si te pones en contacto con una persona con la que hablas habitualmente puedes prescindir de los formalismos habituales cuando contactas por primera vez con alguien y realizas el proceso de presentarte. Respeta las reglas de la gramática y no utilices el lenguaje de abreviaturas tan propio de las redes sociales. Puedes estructurar tu mensaje en encabezado, desarrollo y cierre.
Cuándo llamar por teléfono
Antes de enviar un correo electrónico, analiza si la información que quieres transmitir es más idónea para este tipo de interacción o es más conveniente tratar ese tema de otro modo. Por ejemplo, si te gustaría tener una respuesta rápida a tu correo, lo más aconsejable es que llames por teléfono a tu interlocutor. Si decides enviar tu correo, puedes enviarlo a primera hora de la mañana y concretar al final del mismo que agradecerías tener una respuesta antes de una fecha concreta.