La experiencia del trabajo en equipo está condicionada, en parte, por el nivel de coordinación existente en el grupo. ¿Cómo crear una mayor armonía, colaboración y cohesión en los procesos?
1. Establecer límites y normas
Siempre que sea posible, es recomendable reducir las segundas interpretaciones o las suposiciones en torno a cuestiones esenciales. Por esta razón, las normas y los límites, integrados en el contexto de un proceso de equipo, son una referencia definitiva para los participantes.
2. Diferentes tipos de reuniones
El formato de la reunión es frecuente en la elaboración de un proyecto de equipo. Sin embargo, existen diferentes tipos de sesiones que conviene integrar en el plan de acción. Por ejemplo, un encuentro breve al inicio de la jornada sirve para poner en común las tareas y metas del día.
Del mismo modo, aquellas comunicaciones que pueden llevarse a cabo a través de la tecnología, facilitan el diálogo en la distancia. Las reuniones presenciales que se programan con una frecuencia quincenal o mensual ofrecen un marco adaptado para comentar cuestiones relacionadas con la evolución del proyecto, las dificultades existentes y las soluciones adecuadas. Otras reuniones tienen un enfoque creativo. Y, en consecuencia, facilitan el intercambio de ideas entre las personas que componen el equipo.
3. Acompañamiento y liderazgo
El sentido del liderazgo interviene de forma directa en la coordinación de un equipo. Entre las diferentes formas de influencia que puede adoptar el profesional que es un referente para el grupo, conviene poner en valor varios ingredientes: la cercanía, la comunicación asertiva, la motivación externa y el ejemplo personal.
Es decir, la suma de los diferentes factores, integrados en un estilo de liderazgo, causa una influencia muy positiva en los demás. El líder acompaña y orienta durante un proceso, pero también debe recordar con frecuencia cuál es la meta. Una meta que, más allá de cualquier fórmula excesivamente general, debe tener una descripción concreta, detallada y realista. El líder desempeña un puesto de mucha responsabilidad. Por esta razón, la formación continua le prepara para ganar autoconfianza y seguridad ante los próximos desafíos.
4. Elaboración de un calendario
El liderazgo es, como ya hemos indicado, un ingrediente fundamental en el trabajo en equipo. Pero existen otros recursos esenciales que potencian la planificación, la organización y la previsión. El calendario refuerza la anticipación de las diferentes etapas de un proyecto, que quedan integradas en el proceso completo. Es un documento que está muy bien estructurado con diferentes acciones que se presentan de manera temporal en un horizonte concreto.
Aunque el calendario sea un medio de planificación muy práctico, mantiene un esquema flexible. Quizá sea recomendable impulsar algún cambio.
5. Mediación en la resolución de conflictos
El trabajo en equipo no es sencillo, entre otros motivos, porque surgen conflictos que tienen mayor o menor magnitud. Esos conflictos tienden a crecer y a acentuarse si no se gestionan de manera asertiva en la etapa inicial. Afortunadamente, existen diferentes formas de abordar esos asuntos complejos con el fin de encontrar la solución más adecuada. Y la mediación, que implica de forma directa al líder, es un buen ejemplo.
Como figura de referencia para las partes implicadas en la dificultad, puede facilitar la comunicación y el diálogo. En ese caso, debe intentar abordar el proceso desde una perspectiva objetiva, sin posicionarse claramente en la situación.
No siempre es fácil coordinar el trabajo en equipo de forma eficaz. En ese caso, el líder puede observar que existen muchos factores externos que van más allá de su capacidad de influencia directa. Sin embargo, su visión cambia cuando se centra en aquellas habilidades y capacidades que puede poner en práctica para acompañar y guiar de manera coherente.