Las reuniones de trabajo forman parte de la rutina habitual de una empresa. Y en el inicio del mes de septiembre es un buen momento para reflexionar sobre cómo optimizar estos encuentros periódicos destinados a tratar un asunto específico. ¿Cuáles son los cinco errores frecuentes en las rutinas de trabajo?
Elección del espacio
Es posible elegir un espacio poco apropiado para la concentración, por ejemplo, un entorno ruidoso o con malas condiciones de iluminación no es el lugar más apropiado para las reuniones. Elige un lugar con una buena iluminación que además garantiza una óptima ventilación.
Errores técnicos
Los errores técnicos también forman parte de las reuniones de empresa cuando no funcionan correctamente los aparatos pero no se solucionan a tiempo intentando optimizar durante el mayor tiempo posible la vida del ordenador o del proyector.
Impuntualidad por parte de los asistentes
Este detalle es uno de los puntos que más energía roba en las reuniones de trabajo porque cuando alguien se retrasa genera ruido, distracciones y además, esa persona ya no sigue el hilo conductor de la charla. Lo ideal es que si una persona va a llegar tarde por un motivo objetivo, avise al organizador y se siente en una silla próxima a la puerta.
No hacer un seguimiento de los objetivos
Las reuniones se vuelven improductivas cuando se confluyen objetivos que, finalmente, no se llevan a cabo. Cuando esto sucede, los trabajadores viven con auténtica desmotivación estas rutinas profesionales que asocian con una especie de pérdida de tiempo y de palabras vacías.
Falta de coordinación
El moderador no realiza adecuadamente las tareas de coordinación, no ejerce de mediador cuando dos personas discuten. O no distribuye el turno de palabra de una forma equitativa entre los asistentes. El coordinador debe mantener un óptimo liderazgo en cada encuentro.