Gestionar un proyecto ya es un reto exigente en sí mismo. Sin embargo, la dificultad crece cuando hay que conciliar diferentes tareas para sacar adelante varios trabajos diferentes. ¿Cómo gestionar dos proyectos importantes que transcurren en un mismo periodo de tiempo?
1. Creación de objetivos, estrategias y planes
El foco, en este contexto, no se dirige únicamente hacia una dirección. Por esta razón, es recomendable elaborar un mapa con objetivos, planes y estrategias prácticas. Es aconsejable no posponer aquellas cuestiones que pueden planificarse a corto, medio y largo plazo. De este modo, el responsable de los proyectos tiene la posibilidad de hacer una previsión de cómo van a evolucionar los hechos. Es decir, puede anticipar el resultado final. La planificación de diferentes proyectos es determinante para lograr las metas.
2. Procesos complementarios: clave en la gestión de dos proyectos
Dos proyectos que transcurren en el presente no se realizan en el mismo instante de forma literal. Cada proceso tiene su propio espacio en un marco temporal. En consecuencia, la organización del tiempo, la estrategia adoptada y las decisiones tomadas en cada caso no deben interferir en la óptima evolución del proceso. Por el contrario, ambos enfoques deben ser complementarios para que cada uno pueda serguir su curso en la dirección deseada. Cada plan de acción debe completarse sin interferir en el ritmo de la otra alternativa.
3. Comunicación frecuente con los profesionales y con el cliente
Conciliar dos proyectos importantes en un mismo periodo no es un proceso sencillo. Pero la comunicación con los profesionales que intervienen en la tarea y con el cliente final son claves para hacer mejoras, corregir errores, revisar el trabajo realizado hasta el momento y mantener el foco en la meta definitiva. El seguimiento es determinante para cuidar la calidad, la creatividad y la innovación.
4. Fijar plazos importantes de forma previa a la entrega definitiva
Surgen muchas expectativas en torno al día de entrega de un proyecto importante. Es recomendable concretar fechas previas a ese punto de inflexión para contar con un margen de maniobra en caso de tener que acotar algún detalle. Del mismo modo, es un enfoque recomendable para no posponer tareas o ganar tiempo para hacer una revisión detallada del resultado.
Elaborar un calendario es una de las medidas esenciales durante la planificación de dos proyectos al mismo tiempo. Pero lo realmente importante es el compromiso del responsable y del equipo para llevar a cabo todas las tareas en el plazo señalado. El inicio de cada semana y de cada día se convierten en un recuerdo para revisar la información pendiente. Además, conviene integrar recursos de comunicación que faciliten el intercambio de información durante el trabajo en equipo.
5. Negociar condiciones realistas para la realización de un proyecto
Aceptar un proyecto importante supone un compromiso y una responsabilidad. Antes de aceptar el reto, es esencial negociar las condiciones en las que se llevará a cabo para garantizar que sean viables en la práctica. En caso contrario, incluso aunque el proyecto cumpla sus expectativas finales, el proceso va a estar marcado por la tensión, el estrés, las dificultades o los imprevistos. Es importante revisar esta base para establecer acuerdos que sean alcanzables y no rompan con las expectativas iniciales del cliente.
¿Cómo gestionar dos proyectos en un mismo periodo de tiempo? La experiencia previa supone una ventaja en este contexto porque ofrece conocimiento, autoconfianza y seguridad. Pero incluso cuando la oportunidad se afronta por primera vez, conviene poner la atención en el aprendizaje que proporciona el proceso de principio a fin. La estrategia, los objetivos, la comunicación, la creatividad y la organización del tiempo conducen al éxito.