Las reuniones de trabajo también han evolucionado y hoy día, es posible tener conversaciones profesionales online. En ese caso, es muy importante preparar este tipo de reuniones a conciencia para reducir el mínimo de aspectos abiertos a la improvisación.
Consejos para preparar la reunión
En primer lugar, es fundamental que pienses en todo aquello que quieres decir para evitar olvidarlo. Para evitar imprevistos puedes elaborar un pequeño esquema es un cuaderno y releerlo con frecuencia hasta memorizarlo. Pero también puedes tenerlo cerca durante tu reunión para echar un vistazo en caso de inseguridad.
Comprueba antes de la reunión que la tecnología funciona bien para evitar fallos imprevistos. La puntualidad es un valor que causa una buena imagen tanto en una reunión presencial como en una reunión online.
Saluda de forma educada e intenta ser tú mismo pero recordando que te mueves en un ámbito profesional. Por ello, aplica toda tu experiencia previa y tu sentido común a este momento.
Detalles a tener en cuenta
En primer lugar, escucha de forma asertiva a tu interlocutor porque las interrupciones son mucho más incómodas cuando se producen online. Además, cuida tu tono de voz y habla sobre tu proyecto en positivo.
Para que tu mensaje llegue de una forma clara y abierta a tu interlocutor, entonces, habla con claridad sin dar rodeos. Igual que es positivo en una reunión presencial, también es importante fijar previamente la hora de inicio y la hora de cierre de la reunión online para que los participantes tengan una conciencia real del tiempo que tienen.
Determina también de antemano el tema de la reunión para fijar la atención en ese asunto. Cuando una reunión no tiene un tema definido, entonces, la mente se dispersa y los asistentes se aburren mucho porque asocian la reunión con una pérdida de tiempo.