Los viajes se desarrollan en el ámbito corporativo por motivos diferentes. Además, los desplazamientos pueden realizarse a nivel individual o en grupo. Es importante que una entidad potencie la planificación en torno a los diferentes aspectos que forman parte de su realidad interna. Por ello, una política de viajes es clave para establecer unos criterios que regulen el protocolo aplicado a este ámbito.
Qué es una política de viajes de empresa
La elaboración de un documento con información detallada sobre la gestión de los desplazamientos corporativos es esencial para evitar que los gastos derivados sean excesivos. La programación de cada viaje debe alinearse con sus correspondientes objetivos. Aunque la inversión realizada también debe ajustarse a las condiciones señaladas en la política de la compañía.
Existen distintos requisitos, además del cumplimiento del presupuesto, que conviene tener en cuenta en la elaboración de un documento completo. Por ejemplo, las medidas aplicadas deben favorecer el bienestar de los empleados durante el periodo en el que están lejos de sus casas. Por otra parte, es una herramienta útil para fortalecer la comunicación y la confianza entre los trabajadores y la entidad. Se reducen las dudas en torno a aquello que es viable y aquellas alternativas que no se contemplan en el protocolo actual del negocio.
La política de viajes aporta directrices concretas en torno al tipo de alojamiento, medios de transporte o gastos que no deben superarse. En definitiva, la redacción de un documento claro es fundamental para simplificar la organización de próximos itinerarios. Es un medio de información que ofrece una respuesta inmediata a aquellas dudas que se repiten habitualmente en torno a los viajes de empresa. Las directrices del documento deben alinearse con la realidad interna de la entidad, pero también con el bienestar y la seguridad de las personas. Por tanto, una planificación eficaz no solo facilita el cumplimiento del objetivo asociado a cada viaje, sino que reduce los riesgos que pueden producirse durante los desplazamientos.
¿Cuál es la función de una política de viajes de empresa?
La redacción de un texto claro y práctico puede marcar un punto de inflexión en la organización de próximos desplazamientos. La función principal es ofrecer un protocolo alineado con los principios, valores y realidad de la entidad. Los datos expuestos en el documento tienen una orientación práctica. Es decir, deben integrarse en el contexto de cada una de las etapas que componen la planificación: realización de reservas, elección de proveedores, toma de decisiones… Los puntos anotados en el texto deben ser accesibles para todos los implicados en los viajes. Es decir, garantizan la transparencia en la comunicación de los aspectos más relevantes.
El objetivo principal es incrementar la eficacia y la productividad. Pero la entidad también adopta una estrategia efectiva para realizar una adecuada gestión de los recursos y evitar los gastos innecesarios. Es una herramienta muy útil desde una doble perspectiva. Por una parte, es una hoja de ruta para la propia empresa: potencia el ahorro de tiempo y de recursos. Además, quienes participan en los viajes adquieren una mayor sensación de libertad para tomar decisiones que se alinean con los criterios establecidos por la compañía. Es decir, se reducen los conflictos y las diferencias que pueden surgir entre ambos. Por tanto, es un documento práctico para incrementar el control sobre los gastos.
Finalmente, el documento no solo facilita su aplicación práctica, sino también el seguimiento de aquellas acciones que rompen con los establecido en el protocolo. La realidad de cada viaje y de la propia entidad siempre es particular en cada compañía. Por ello, una estrategia individualizada se adapta a las necesidades específicas de la organización.