El protocolo está presente en numerosos factores de la empresa. De hecho, se alinea directamente con la comunicación corporativa. Por ello, algunas grandes compañías cuentan con un departamento especializado en la materia. ¿Cuáles son las funciones que desarrollan los profesionales que componen esta sección?
1. Elaboración y seguimiento del calendario de actos previstos
Los resultados alcanzados tras un evento muestran la importancia de la coordinación y la planificación en las tareas desarrolladas. El departamento elabora un calendario que contextualiza los actos que la entidad va a llevar a cabo durante el año. Es un documento esencial para hacer un seguimiento de cada celebración.
2. Realización de presupuestos y control de gastos
Los eventos son muy valiosos en una empresa. Pero cualquier celebración debe ajustarse a cifras realistas que se contextualizan en un presupuesto. De este modo, las diferentes decisiones que dan forma al acto, cumplen con la expectativa de gasto. Es decir, no suponen una fuente potencial de estrés financiero.
3. Envío de invitaciones a los invitados
El envío de invitaciones es una gestión necesaria dentro de los preparativos de un evento. Es importante que los asistentes conozcan la información clave sobre el programa con margen de anticipación. Tienen la posibilidad de hacer los ajustes necesarios en su agenda para asistir al acto en la fecha señalada y en el lugar indicado.
Como hemos comentado, el protocolo está directamente relacionado con la comunicación corporativa. Y este trámite así lo ejemplifica. A su vez, el departamento de protocolo organiza las mesas del evento tomando en consideración diferentes criterios.
4. Definición de objetivos y diseño del evento ideal
Una entidad puede planificar diferentes eventos a lo largo de un año. El número aumenta si se pone en perspectiva su historia corporativa desde su fundación.
Sin embargo, cada acto es totalmente único y diferente. Por ejemplo, tiene una temática, un estilo propio, una misión particular o un contexto irrepetible. El éxito del proyecto refleja el alto nivel de planificación. Pues bien, la supervisión forma parte del plan de acción. Es el paso necesario para analizar las tareas pendientes, los logros alcanzados y los desafíos que se presentan a corto plazo.
Los profesionales que trabajan en el departamento de protocolo de una gran empresa se ocupan de la planificación y de la organización de todos los matices. Pues bien, deben coordinar sus funciones para cumplir con las tareas que componen el plan de acción y la estrategia corporativa. Por este motivo, el departamento profundiza en torno a los objetivos y metas que persigue un evento que, para alcanzar sus expectativas, debe cumplir unas condiciones concretas.
5. Comunicación y colaboración con el máximo responsable de la entidad
Las gestiones que dan forma a la celebración de un evento son muy numerosas. Cualquier posible fallo puede tener un impacto negativo en la celebración y en la propia entidad. El departamento mantiene una comunicación constante con el máximo responsable de la compañía. Es decir, su criterio es clave en la toma de decisiones puesto que cada paso debe reflejar la misión, la visión y los valores del negocio.
6. Búsqueda de soluciones cuando surgen obstáculos y dificultades
El equipo trabaja de manera coordinada en torno a un calendario, un plan de acción y unos objetivos establecidos. Pero durante el contexto temporal que enmarca la planificación del evento también pueden surgir cambios, imprevistos y novedades. En ese caso, los profesionales se centran en la búsqueda de alternativas y soluciones.
En definitiva, el departamento de protocolo de las grandes empresas se ocupa de la organización de los actos internos y externos. Gestiona todos los trámites necesarios para cumplir con los objetivos deseados en cada caso.