Las reuniones de equipo constituyen un pilar esencial en la comunicación del grupo. Sin embargo, no todas las sesiones son verdaderamente eficaces. Enumeramos cuáles son las cinco características de las reuniones productivas en las empresas.
1. Se alinean con un objetivo
La agenda de la reunión contiene un esquema de los aspectos más relevantes. Es esencial que los asistentes conozcan cuál es el propósito del encuentro. De este modo, la atención se dirige hacia una misma dirección.
2. Propician el intercambio de ideas
Una reunión productiva es aquella en la que hay espacio para la búsqueda de soluciones. En consecuencia, el campo de posibilidades se amplía por medio de la aportación de propuestas, sugerencias y perspectivas. Es decir, existe una participación activa de los asistentes.
3. Aprovechamiento eficaz del tiempo
En numerosas ocasiones, la planificación teórica no se materializa en la práctica. Así sucede cuando una reunión se prolonga mucho más allá de la hora prevista para el cierre. Una sesión productiva, sin embargo, es aquella en la que existe una verdadera organización de los minutos.
4. Sirven para avanzar hacia el futuro
Las reuniones que no cumplen con su función esencial producen frustración en el equipo. Por el contrario, las sesiones productivas son esenciales para avanzar en proyectos, cerrar asuntos pendientes, implementar mejoras en el trabajo diario o llegar a acuerdos. En definitiva, existe un punto de inflexión a partir de ese proceso. Don decisivas para superar bloqueos, conquistar nuevas metas, hacer balance de los logros alcanzados y planificar otras estrategias.
5. Tienen un clima muy agradable
Las dificultades de comunicación se trasladan al contexto de la sesión. Por el contrario, la empatía, la asertividad, la colaboración, el respeto, la escucha y las habilidades de negociación enriquecen el clima de una reunión productiva en la que se resuelven los temas pendientes y se aclaran las dudas.