Realizar una factura no siempre es fácil y, sobre todo, la electrónica, que todavía no está muy extendida en España entre pymes y autónomos. De hecho, según el Observatorio Nacional de las Telecomunicaciones y Sociedad de la Información (ONTSI), menos de la mitad de las pymes españolas facturan de forma electrónica. Un desconocimiento de esta factura que lleva a cometer algunos errores de facturación, que Anfix ha clasificado y sobre los que ha lanzado algunas recomendaciones para poder solucionarlos.
El principal es que tanto pymes como autónomos consideran que la factura electrónica no tiene validez legal. Sin embargo, hay que tener en cuenta que la factura electrónica es equivalente a la factura en papel, si bien para que sea legal debe tener cumplimentados una serie de campos que son los exigibles a toda factura, además de estar firmada mediante una firma electrónica avanzada basada en certificado reconocido. También debe ser transmitida de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Otro de los graves errores que se comenten al facturar por parte de pymes y autónomos es la consideración de un archivo PDF como una factura electrónica. Una creencia que supone que las facturas emitidas simplemente en este formato están mal formadas y no responden a los requisitos legales, puesto que deben llevar una firma electrónica y cumplir con la autentificación de la firma digital que identifica al firmante y que equivale a la firma física de un documento. Además, se debe verificar que los documentos firmados no hayan sido alterados por terceras partes y que no se produzca el repudio en origen, es decir, que el emisor no niegue haber enviado el mensaje.
Otras prácticas equívocas habituales son las relacionadas con el cumplimiento de la ley de facturación electrónica, sobre todo, en materia de los formatos que son aceptados legalmente. En este sentido, cabe recordar que la ley establece que son válidos aquellos que se acompañen de una firma digital reconocida que certifique la autoría de la factura.
Y otro error frecuente apuntado desde Anfix es la idea de que por ser pyme o autónomo no es necesaria la facturación electrónica. Sin embargo, la factura digital es más funcional y permite, según los términos legales de seguridad, poder hacer copias de seguridad de forma sencilla y rápida. Además, diversas soluciones cloud pueden custodiar la factura electrónica, gestionando su recuperación o consulta cuando se necesite y dónde se necesite.
Finalmente, como último error más común entre pymes y autónomos en materia de facturación electrónica se halla otra concepción equivocada. Y es que se tiende a pensar que los procedimientos caseros son más económicos. Una idea que ahora queda desterrada con la aparición de cada vez más herramientas que permiten poder emitir y gestionar las facturas electrónicas de forma más económica. Además, ahora, tampoco es necesario que las empresas dispongan de personal TI para ello.