Pasos básicos para organizar la oficina


Una de las claves para que haya una buena organización y gestión empresarial es la distribución de sus instalaciones y cómo se organizan para conseguir una mayor eficiencia, ser más productivos y gestionar mejor el tiempo.

La principal clave, por supuesto, es mantener siempre la oficina limpia y ordenada. Para conseguirlo, es recomendable que diariamente se dedique un tiempo a realizar estas labores, como si fuese una rutina diaria a llevar a cabo en unos diez minutos aproximadamente, ya que si se van dejando llega un día en el que hay que hacerlo y nunca se termina de ordenar porque no hay tiempo ni fuerzas suficientes.

También es de gran utilidad disponer de archivadores y de clasificadores con etiquetas para guardar la documentación que se emplea a diario o que precisa ser almacenada, estando fácilmente localizable para su consulta en cualquier momento.

De esta manera, se evita tener un cúmulo de papeles en la mesa. Igualmente útil es tener la papelera cerca para que no haya demoras en la eliminación de la documentación que ya no se precisa. Para una cómoda y rápida destrucción de papeles, puede ser de interés disponer de una destructora de papel, sobre todo, si hay datos personales o información privada que no puede ser vista por otras personas.

La mesa sigue siendo otro de los elementos centrales del orden. Además de no acumular papeles, es conveniente tenerla también siempre ordenada. Una buena opción es clasificar los archivos y guardar todo lo que no se necesite diariamente y con mucha frecuencia para almacenarlo en cajones o cajas con etiquetas, en las que asimismo se puede clasificar material de oficina como grapas, grapadoras, lápices o bolígrafos que se pueda precisar reponer.

Y, muy importante, es destinar un lugar exclusivo a las facturas pendientes, que pueden almacenarse en un archivador o cajón específico. No es de ayuda dejarlas en la mesa porque, al final, pueden llegar a perderse.

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