La comunicación escrita es uno de los tipos de comunicación más frecuente en la empresa: publicaciones de contenidos en las redes sociales, actualización del blog de empresa, contacto con los clientes a través de correo electrónico y redacción de proyectos son algunos de los ejemplos que muestran cómo la comunicación escrita está presente en la cultura organizacional. ¿Cómo mejorar la comunicación escrita en la empresa?
Comunicación por correo electrónico
Al redactar un correo electrónico es esencial añadir en el asunto del mismo un resumen específico del contenido que el destinatario del mensaje podrá encontrar. En algunos casos, también es posible enviar en copia oculta el mensaje a otro destinatario que debe estar informado de esa comunicación. Conviene dotar al correo electrónico de una estructura formal.
Antes de enviar un correo electrónico es conveniente valorar si esa forma de contacto es la más eficaz desde el punto de vista de la gestión del tiempo ya que dependiendo del objetivo puede ser más adecuado tener una interacción telefónica con el destinatario.
Cuando redactes un correo electrónico que sea importante hazlo en un momento en que tengas tiempo para redactar con tranquilidad el mensaje y revisarlo en relecturas posteriores.
Consejos de comunicación escrita
La comunicación escrita permite una planificación mayor que la expresión oral ya que podemos tomarnos tiempo para reflexionar sobre aquello que queremos decir y cómo queremos hacerlo. Conviene estructurar un mensaje en un orden de ideas fundamentales y secundarias. Las ideas secundarias son aquellas que sirven de apoyo al argumento principal.
La claridad es uno de los principios esenciales de la comunicación escrita en la que no existe la información añadida del lenguaje corporal que está presente en la conversación cara a cara. Y tampoco existe la información complementaria del tono de voz que está presente en una conversación telefónica. Por tanto, toda la fuerza expresiva depende del propio mensaje.
Hola Maite, quien nos hubiera dicho hace años que el email y el wasap hayan cambiado de manera tan sustancial nuestra manera de comunicarnos, hasta el punto de que se han convertido casi en irrenunciables. Tus consejos son muy atinados. Bsss