La comunicación es muy importante a nivel profesional para transmitir un mensaje, claro y directo en el interlocutor. Pero además, a través de una buena comunicación también transmites una imagen profesional de ti. Tus correos electronicos son un efecto de tu propia marca personal. Siempre es posible sacar más partido a la comunicación mediante correos electrónicos. En Empresariados te contamos cómo hacerlo.
Establecer una estructura coherente
Un correo electrónico profesional no debe de ser largo. Como máximo, tiene que estar estructurado en tres o cuatro párrafos de unas cinco líneas cada uno. Un correo tiene que ser breve respetando la economía del tiempo tan habitual en el mundo de la empresa. Tu correo electrónico tiene que estar estructurado de acuerdo a un encabezado, un desarrollo y un cierre que sea lógico.
Utiliza un tono formal pero en un lenguaje coloquial. Una de las ventajas de la comunicación escrita, a diferencia de la comunicación oral, es que tienes tiempo suficiente para poder pensar claramente qué es lo que quieres decir, cómo lo quieres transmitir y de qué forma puedes hacer más atractivo tu mensaje para que llegue de una forma directa. Estos tres puntos pueden ser un criterio claro para planificar tu correo electrónico con claridad.
El asunto del correo electrónico tiene que resumir la esencia de tu mensaje para despertar el interés del recetor. El asunto tiene que ser específico.
Para tener un perfecto dominio sobre la puntuación correcta de una frase puedes comprar un libro sobre gramática para poder consultarlo siempre ante la más mínima duda. Evita estructurar tu mensaje en frases demasiado largas y apuesta por la brevedad. Tampoco abuses del exceso de adjetivos y advervios en tu correo. Ten cuidado con la repetición de palabras y busca términos sinónimos.
Relee tu mensaje tres veces antes de enviarlo para asegurarte de que no contiene faltas de ortografía y que estás de acuerdo con todo lo que has escrito.
Saludo y despedida
La comunicación en un correo electrónico no es automática, el feedback está mediado por un proceso temporal, por ello, añade un saludo inicial que sea atemporal. Del mismo modo, puedes cerrar tu correo de una forma profesional a través de fórmulas como «saludos cordiales», «que tenga un buen día», «quedo a la espera de su respuesta», «atentamente», «gracias por su atención».
En el caso de que incluyas un archivo adjunto en el correo electrónico, concreta este detalle en el cuerpo de correo para que el interlocutor sepa que tiene que descargar el documento.
Otros consejos prácticos
Es importante que cuando recibas un correo electrónico a nivel profesional, respondas en las veinticuatro horas posteriores. Así confirmas al emisor que lo has recibido. En el caso de que no tengas tiempo suficiente para contestar en ese momento, responde para asegurar que lo has recibido y emplazando tu respuesta definitiva a un posterior correo.
En caso de enlazar una conversación larga en distintos correos enviados y recibidos con el mismo interlocutor, es importante que elimines la información previa y crees un nuevo mensaje.
En caso de que tengas que tratar un asunto urgente valora la posibilidad de llamar por teléfono a la otra persona en vez de comunicarte por correo.
Añadir datos de contacto
Puedes añadir algunos datos de contacto después de la firma. Por ejemplo, puedes incluir un número de teléfono, enlace a tus redes sociales o a la página web de la empresa. Es un buena práctica de marketing. La mejora de la redacción en los correos electrónicos también parte de la observación que puedes hacer como receptor de este tipo de mensajes para atender fórmulas efectivas habituales en el contexto empresarial.