Organizar los horarios y turnos de trabajo no es una tarea sencilla, en eso estarás de acuerdo. Más aún, en empresas con una gran cantidad de empleados y con cuatro turnos que gestionar al día. Puede ser un gran dolor de cabeza.
¿Entonces, hacerlo en Excel todavía es efectivo?
La respuesta es sencilla, No. Porque en la actualidad hay muchas opciones para el registro horario trabajadores que son más sencillas, eficientes y dan mejores resultados. Por eso, las empresas que aún usan Excel para este tipo de registro están perdiendo grandes oportunidades de mejora.
Te explicamos.
Por qué la programación de turnos con Excel es ineficiente
Lo primero es el tiempo que hay que invertir en hacer un registro manual de turnos y el posterior control que se debe llevar. Las horas de entrada y salida de cada empleado, la asignación de turnos equitativos en cada mes y el cálculo de nóminas requiere una gran dedicación del personal de RR. HH.
Sin contar que siempre existe la posibilidad de que haya un error humano.
Esto puede desencadenar descontentos en el personal por un mal cálculo del salario o que a un trabajador se le asigne un mismo turno dos veces en el mismo mes. Todo esto pasa en las empresas que usan Excel para programar sus turnos de trabajo.
¿Cuál es la solución?
Un sistema de control horario que te permita programar turno de forma automática y genere informes en tiempo real. Además, si incluyes el acceso a una app, tanto a supervisores como empleados tendrás muchos beneficios.
Desventajas de programar turnos en Excel
Acabó de hablar de la ineficiencia de llevar un control de turnos en Excel, pero eso es solo el principio. Porque este registro manual también tiene grandes desventajas, sobre todo, cuando lo comparamos con un sistema digital.
– Pérdida de tiempo. Como ya mencionamos, la programación de turnos en Excel demanda mucho tiempo, tanto como 8 horas. Mientras que esto puede bajar hasta 2 horas con un software de control horario.
– Poca flexibilidad. Además de tardar mucho tiempo en la programación, el registro en Excel es poco flexible ante ausencias laborales. Aunque lo puedas modificar, esto te va a demandar otra gran cantidad de trabajo para cuadrar de nuevo los turnos.
– No es útil en plantillas grandes. Cuando hay muchos empleados, diferentes turnos y departamentos, usar Excel es imposible. Tendrías que dedicar mínimo dos empleados para el registro y monitoreo de turnos, algo que eleva los gastos de la empresa. Por tanto, no es útil.
– Dificultad para comunicar los horarios a los trabajadores. Si usas Excel para programar turnos tendrás que imprimir las planillas y distribuirlas por cada departamento para que los empleados sepan y se puedan planificar. Una vez más la inferencia se hace presente. Con un sistema digital cada trabajador puede ver los turnos y horarios desde su móvil.
– No es posible la gestión de vacaciones o días libres. El formato en Excel no está conectado a otra base de datos, por tanto, no puedes saber qué trabajadores han solicitado días libres o vacaciones. De nuevo, deberás perder tiempo y consultar esta información con los supervisores.
Todo esto se traduce en menor productividad y posibles conflictos laborales por falta de información precisa.
Conclusión
En la actualidad una empresa no puede darse el lujo de ser ineficiente en ningún proceso, y menos en uno que implique a la fuerza laboral. Por eso, el registro de horarios y gestión de turnos en Excel es algo que ha quedado desfasado. No ofrece beneficios ni a ti como empleador ni al trabajador.
Por tanto, si aún llevas este tipo de registros de forma manual, es hora de que consideres dar un salto de calidad y disfrutar de las ventajas de la tecnología.