Organizar la información es clave en el ámbito corporativo. Pues bien, existen diferentes tipos de documentos que es posible gestionar en una empresa. En Empresariados compartimos siete ejemplos a continuación.
1. Organización de documentos administrativos en las empresas
Sin duda, hay muchas gestiones que atender en el ámbito corporativo. Y los documentos administrativos son un ejemplo de ello.
2. Documentos de contabilidad en las empresas
La actividad de una empresa tiene su reflejo en diferentes ingresos y gastos. De hecho, ambos están directamente vinculados puesto que pueden determinar la viabilidad de un proyecto que, de manera realista, se afianza en el tiempo. La factura es un documento contable.
3. Documentos confidenciales en las empresas
Es importante proteger la información confidencial en la empresa puesto que contiene datos que merecen un cuidado añadido en el contexto corporativo. La entidad debe establecer un protocolo adecuado para tratar este contenido de forma adecuada. El procedimiento adoptado debe seguir los criterios integrados en la normativa vigente.
4. Documentos de marketing en las empresas
El contenido de una documentación puede alinearse con diferentes temáticas del proyecto. El marketing es uno de los apartados más importantes para impulsar la promoción de una entidad. También puede tener su reflejo en documentos especializados que facilitan el establecimiento de metas, la puesta en marcha de diferentes acciones y el seguimiento de los resultados. Este tipo de documentación está muy presente en un momento en el que el marketing digital potencia el nivel de proyección de cualquier empresa. Por ejemplo, es posible redactar un plan de marketing de contenidos para actualizar el blog y las redes sociales.
5. Gestión de la documentación fiscal en las empresas
El contenido presente en los diferentes tipos de documentación es muy importante. Por ello, conviene atender la normativa correspondiente para dar el tratamiento adecuado a cada formato. Como hemos comentado, los documentos confidenciales deben protegerse con especial cuidado durante todas las etapas de su tratamiento y conservación, puesto que contienen datos sensibles. Pues bien, existe otro aspecto a considerar en el ámbito corporativo: la documentación fiscal debe conservarse durante el tiempo establecido por ley.
6. Documentación laboral en las empresas
La documentación laboral también adquiere un importante valor en el ámbito corporativo. Cuando una empresa está integrada por diferentes profesionales contratados, este hecho tiene su reflejo en los documentos que gestiona. Por ejemplo, los contratos de los profesionales tienen una visibilidad en este contexto. El calendario laboral es otro punto de referencia en la organización de las jornadas de trabajo y la planificación de los días de fiesta.
7. Documentos digitales e impresos en las empresas
Los documentos de empresa también pueden diferenciarse en función del soporte y el formato en el que se integran. La digitalización ha marcado un punto de inflexión en la gestión de la información. Potencia la seguridad, el ahorro de espacio y la sostenibilidad (puesto que influye de forma evidente en el ahorro de papel). Sin embargo, los documentos de empresa también pueden tener un formato impreso. De hecho, son dos propuestas que están muy unidas puesto que, en ocasiones, un dato se consulta en su versión digital y también se imprime para tenerlo en un soporte físico.
Por tanto, existen diferentes tipos de documentos en la empresa que pueden diferenciarse por medio de su temática o, también, a través de su formato. Y la gestión documental es esencial en el ámbito corporativo puesto que deben implementarse diferentes acciones y procesos para dar el tratamiento adecuado a cada contenido. Ten en cuenta que, incluso las empresas y negocios que tienen un pequeño tamaño, pueden llegar a almacenar un elevado volumen de datos a corto y medio plazo.